Образец путевого листа легкового автомобиля на месяц 2022

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя.

К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам.

Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка обязательна.

А если сотрудник добирается до основного места работы на личной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи не идет.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

• фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
• регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
• определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
• подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
• позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист заполняют не только чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка используется для порядка в организации: чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать собственные, которые раскрывают все необходимые сведения. Новая форма путевого листа легкового автомобиля 2020 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Но придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. Документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае его признают ничтожным и не примут к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ и пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов разрешает принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

• наименование первички: «Путевой лист»;
• дата составления бумаги;
• наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
• величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
• наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Но этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля недостаточно. Перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Так, приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые необходимо раскрыть при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Сведения путевого листа

Комментарии, что и как требуется раскрыть

Наименование и номер путевого листа

Номер документа устанавливается только в хронологическом порядке. Дробных чисел (100/1) или буквенных дополнений (100а) быть не должно.

Сведения о сроке действия путевого листа

Максимум один месяц. Транспортные компании при осуществлении перевозок должны выписывать путевые листы каждый день.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

• наименование;
• организационно-правовую форму;
• местонахождение (адрес);
• номер телефона;
• ОГРН.

Сведения о транспортном средстве

Тип автомобиля, государственный регистрационный знак, показания одометра, дата и время выезда, возвращения, дата и время проведения ТО.

Сведения о водителе

Ф.И.О. водителя, номер водительского удостоверения, дата и время прохождения медосмотра.

Какой бланк использовать

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля утвержден постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Организация вправе самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. Не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то на одну машину разрешается заполнить сразу несколько путевок для каждого водителя.

Информация о выданном документе вносится в журнал выдачи путевых листов. Оформленные документы хранят в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие вправе делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполняет бланк уполномоченный сотрудник: диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки нумеруют.

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевку проверяет механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д.

Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

В обязательном порядке ставятся отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник делает запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если нет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция оштрафует (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

• организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
• должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Водителя накажут сотрудники ГИБДД. За управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (статья 12.3 КоАП). Но на первый раз инспекторы ГИБДД часто ограничиваются устным предупреждением.

Какую форму использовать?

Законодательство не обязывает организации использовать какую-то строго установленную форму документа. Разрешено ее разработать индивидуально для своей компании и закрепить в учетной политике.

Основой же может послужить унифицированный бланк, представленный в приложении к Постановлению Госкомстата № 78 от 28.11.1997.

Новый бланк путевого листа легкого автомобиля по форме 3 с учетом всех требований изменившихся в 2024 году:

Важным является полнота необходимых реквизитов. Наличие обязательных пунктов, которые должны присутствовать в путевом листе, обусловлены требованиями:

• Приказа транспортного ведомства № 152 от 18.09.2008 г.;
• ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

• наименование организации, которая составила лист;
• название документа;
• дата оформления;
• сведения о транспортном средстве, водителе, сроке действия документа;
• должности, подписи и расшифровка подписей ответственных лиц.

Внесены изменения в правила заполнения путевых листов на основании Приказа Минтранса от 21.12.2018 № 467, которые вступили в действие с 01.03.2019 года.

Как в путевом листе заполнять марку автомобиля, государственный номерной знак, водителя, удостоверение, гаражный и табельный номера

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Марка автомобиля. Например, Ford Focus 1.6 (Форд Фокус).

Государственный номерной знак. Например, m2820ax/72rus.

Гаражный номер. Если в организации несколько автомобилей и им присвоены гаражные номера – тогда указывается такой номер и в путевом листе. Можно указать вместо этого инвентарный номер, или оставить без заполнения, не является обязательным реквизитом.

Водитель. Здесь указывается ФИО, например, Иванов Иван Иванович.

Табельный номер. Это табельный номер сотрудника, присвоенный ему организацией.

Удостоверение №. Это номер водительского удостоверения водителя, например, 72 МА 567 890.

Класс. Это класс водителя, если на предприятии установлена классность. Можно вместо класса указать категорию.

Предрейсовый осмотр, послерейсовый осмотр. Работодатель обязан организовать предрейсовый и послерейсловый медицинский осмотр водителя. Это можно сделать, приняв на работу медицинского работника на неполную ставку и оборудовав кабинет для осмотров, или с помощью аутсорсинга.

Медработник в путевом листе отмечает дату и время проведения осмотра, заверяет свой подписью, указывая фамилию и инициалы.

Что писать в задании водителю

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

В распоряжении. Здесь нужно указать, из какой организации выезжает автомобиль.

Адрес подачи. Адрес, откуда выезжает авто.

Время выезда из гаража, часов, минут. Нужно указать дату и время.

Диспетчер-нарядчик. ФИО и подпись диспетчера-нарядчика, подтверждающие выезд и возвращение авто в гараж.

Время возвращения в гараж. Указывается время, когда авто вернулось в гараж. Указываются дата и время.

Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки. Указывается, если соответствующие опоздания, ожидания и т. д. были. Также нужно указать время обеда водителя.

Автомобиль сдал. Водитель. Подпись и расшифровка. Всё понятно.

Ниже место печати.

Как заполнять колонку «состояние автомобиля»

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Предрейсовый контроль. Необходимо написать «Автомобиль прошёл предрейсовый (или предсменный) контроль технического состояния», указать дату и время.

Контролёр технического состояния автотранспортных средств. Здесь контролёр ставит свою подпись и расшифровывает её.

Показания одометра. Пишется, какое число показывает одометр (в примере 20 150) и дата, когда снимались показания одометра (в примере 10.10.2018; 8:59).

Механик и выезд разрешаю. Здесь всё ясно.

Автомобиль в технически исправном состоянии принял. Водитель. Тоже понятно – водитель подписывается и расшифровывают свою подпись.

Горючее марка, код. Марка горючего, например, бензин АИ95. Код указывается согласно классификатору ОКПД, в примере – 19.20.21.100 – бензин автомобильный.

Обратите внимание!

Актуальные шаблоны путевых листов (легкового автомобиля, грузового автомобиля, автобуса) можно купить у нас на сайте.

Движение горючего

Как рассчитываются нормы списания ГСМ, как производится списание ГСМ по нормам и сверх норм (в т.ч. за счет средств предприятия и за счет виновного лица), какие ошибки чаще всего допускают при учете ГСМ и запчастей и как это все правильно оформлять документально — очень подробно и с примерами в мастер-классе «Как вести учет ГСМ и запчастей в 1С».

Выдано по заправочному листу №. Указывается количество горючего, выданного организацией, если у неё есть свои запасы. Могут также указываться данные о количестве заправленного топлива на АЗС. Например, 38л. Если горючее выдается по заправочному листу – нужно указать его номер.

Остаток при выезде. Количество горючего, которое было в баке при выезде авто на линию, например, 8.

Остаток при возвращении. Количество горючего, которое было в баке по возвращении, например, 11.

Расход по норме. Нужно брать цифры из Методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (распоряжение Минтранса от 14 марта 2008 года №АМ-23-р). Мы для примера взяли Ford Focus 1.6. Согласно Методическим рекомендациям на 100 км он расходует 16,6 л бензина.

Расход фактический. Пишем, сколько было израсходовано на самом деле. Допустим, израсходовали чуть больше — 17 л.

Экономия. Это поле заполняется, если расход топлива по факту меньше, чем по норме. В нашем случае реальный расход больше, чем по норме, поэтому не заполняем это поле.

Перерасход. По аналогии с экономией: заполняем, если фактический расход больше, чем по норме. В нашем примере авто «съело» 0,4 л больше, чем полагалось по норме.

Автомобиль принял. Показания одометра при возвращении в гараж. Показание одометра при возвращении в гараж, км. В нашем примере показание одометра будет 20 344.

Механик. Подпись расшифровка подписи. Тут всё понятно.

Как правильно заполнять обратную сторону путевого листа

Обратная сторона путевого листа — это таблица, где отражаются конкретные поездки авто. Допустим, наше авто совершало поездки весь день и у него было 7 мест назначения.

Сначала рассмотрим таблицу

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Номер по порядку. Тут указываются номера поездок. В нашем примере их 7.

Код заказчика — заполняется, если поездка осуществляется по заказу сторонней организации – оказываются услуги перевозки. В таком случае берется код из реестра заказчиков, для идентификации клиента.

Место отправления и место назначения. Указываем адрес, откуда авто выехало. У нас это «г. Тюмень, Ул. Республики, 65». Местом назначения для той поездки будет «г. Тюмень, Республики, 37».

При этом место назначения предыдущей поездки является местом отправления для следующей поездки.

Время выезда и возвращения. Тут всё понятно. Указываем время, когда авто выехало из места отправления и прибыло в место назначения. Первая поездка была совершена всего за 5 минут, т.к. расстояние — всего 300 метров.

Пройдено, км. Первая поездка оказалась длиной всего в 0,3 км.

Подпись лица, пользовавшегося автомобилем.

Результат работы автомобиля за смену и расчёт заработной платы

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля

Всего в наряде, ч. В нашем случае это 9 часов.

Пройдено, км. 184 км.

Расчёт заработной платы.

За километраж, руб. км. Заполняется, если водителю начисляется зарплата, исходя из пройденного расстояния. Но у нас, например, повременная оплата.

За часы, руб. коп. Пусть будет 2 356 руб. 50 коп.

Итого, руб. коп. 2 356 руб. 50 коп.

Расчёт произвёл, должность, подпись, расшифровка подписи. Думаем, тут не должно возникнуть вопросов.

Мы постарались как можно точнее рассказать, как заполняется путевой лист на легковой автомобиль и дать пример заполнения. Надеемся, вам эта статья пригодится. Если остались вопросы, спрашивайте в комментариях.

Подробный обзор правил заполнения путевых листов с учетом актуальных изменений

Путевой лист – это документ, с помощью которого организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ. Показания из этого документа используются в качестве основания для начисления зарплаты водителю. Кроме того, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль.

Главные изменения в правилах заполнения путевых листов →

Формы и шаблоны. Легковой автомобиль →

Путевые листы собственной разработки →

Регистрация и учет путевых листов →

Реквизиты для учёта

В соответствии с требованиями ФЗ-402 от 06.12.2011 принять первичный документ к бухгалтерскому и налоговому учёту можно, только если в нём есть:

• название документа;
• дата его оформления;
• наименование юрлица или ИП;
• содержание факта хозяйственной деятельности — оказание услуг, доставка товара;
• его денежное выражение с указанием единиц измерения;
• название должности, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление.

Если сотрудник использует личный автомобиль для работы, на него тоже нужно составить путевой лист.

Реквизиты для допуска к эксплуатации

Для списания затрат на топливо, запчасти, ремонт в путевом листе должны быть указаны следующие сведения:

• название документа с указанием типа транспортного средства — например, путевой лист грузового или легкового автомобиля;
• номер документа: нумерация важна для соблюдения порядка и контроля за регулярностью, своевременностью и обоснованностью оформления документов;
• срок действия: обычно это одна смена, не превышающая рабочего дня, но для длительных командировок путевой лист выписывается на несколько дней — тогда указывается дата начала и окончания периода действия: «с… до …»;
• вид перевозки и сообщения — об этом нововведении с 2021 года подробно рассказано ниже ;
• собственник автомобиля: для организации — её полное название, ОГРН, юридический адрес и контактный номер телефона; для предпринимателя — ФИО, ОГРНИП, адрес по прописке и номер телефона;
• информация о транспортном средстве — форма путевого листа предусматривает заполнение следующих сведений:
  — тип ТС: легковой, грузовой, автобус, трамвай;
  — марка, модель самого авто и прицепа к нему, если используется;
  — госномер авто и прицепа;
  — пробег в соответствии с одометром на момент начала и окончания срока действия путевого листа;
  — дата последнего предрейсового техосмотра;
  — дата и время выезда и возвращения на парковку;
  — данные водителя: ФИО, дата и время последнего предрейсового и послерейсового медосмотра.

Помимо обязательных перечисленных сведений в бланк можно внести данные о нормативном расходе топлива, его экономии или перерасходе, а также о маршруте движения.

Для тех, кто с Эвотором

Покупайте сервисы для товарного учёта, маркировки, ЕГАИС, управления кафе и интеграции с 1С. Они помогут наладить складской учёт, контролировать и анализировать продажи, вести КУДиР, а ещё рассчитывать налоговые платежи и взносы.

Учёт ГСМ и рабочего времени водителей

Путевые листы для списания расходов на топливо обязательно должны заполнять компании, которые регулярно перевозят пассажиров, багаж и грузы. Это не финансовый, а учётный документ, подтверждающий только объём израсходованного топлива.

Без путевого листа, просто по приказу вправе списывать топливо только компании, которые используют транспорт в личных и служебных целях, не связанных с регулярными перевозками.

Норма расхода топлива введена приказом Минтранса и его методическими рекомендациями . На их основании каждая компания может рассчитать норму расхода для определённой модели автомобиля. Методические рекомендации не являются обязательными, но, если возникнет спорная ситуация с налоговой, их можно использовать.

Расход топлива рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

Qн — норматив в литрах, утверждённый приказом руководителя и рассчитанный в соответствии с последним приказом Минтранса;

Hs — базовая норма расхода топлива на пробег транспортного средства, л/100 км;

S — пробег ТС, км (данные из путевого листа);

D — коэффициент к норме, в %.

Зарплату водителям начисляют по указанному в путевом листе времени. Если не делать отметки в листе об отработанном времени, организацию могут привлечь к административной ответственности за нарушение Трудового кодекса. Важно, чтобы время работы по путевым листам совпадало с тем, что указывается в табеле учёта рабочего времени.

Сведения о перевозке

Новый реквизит, в котором отражаются вид сообщения и вид перевозки. К первому пункту относится городское, пригородное, междугороднее, международное сообщение. Нужный вид указывается в соответствующей графе.

В видах перевозки багажа, грузов и пассажиров отмечается один из следующих вариантов:

• регулярная;
• по заказу;
• для собственных нужд;
• транспортировка грузов;
• перевозка легковым такси;
• организованная доставка группы детей.

Сведения об автомобиле

К указанию типа и модели транспортного средства в новом бланке добавилась его марка. Здесь же проставляются данные одометра в момент начала смены и в конце — нужны сведения о пробеге в километрах.

Контроль технического состояния

Если с транспортом всё в порядке, контролёр, ответственный за эксплуатацию транспортного средства, ставит отметку «Выпуск на линию разрешён».

Отметка о медосмотре

Водитель проходит пред- и послерейсовый медицинский осмотр, по результатам которого в путевом листе отмечают: «Прошёл предрейсовый (послерейсовый) медосмотр». В первом случае делается приписка о допуске к трудовым обязанностям.