Образец акта о списании трудовых книжек в 2022 году

Прежде чем утилизировать рабочие документы, их необходимо надлежащим образом списать. Для этого составляется акт о списании трудовых книжек. Издавать его необходимо после проведения инвентаризации всех хранящихся в компании бумаг сотрудников.

Иногда возникает необходимость уничтожить не сам документ, а вкладыш к нему, например, испорченный неправильным заполнением. Вкладыш является бумагой строгой отчетности, поэтому прежде чем его уничтожить, необходимо составить акт об уничтожении вкладыша в трудовую книжку — форма и содержание этого документа такие же.

Кто составляет акт о списании

Составляет и подписывает бумагу специально создаваемая комиссия. В ее состав входят не менее трех человек из числа сотрудников организации, как правило, это работники кадровой службы и бухгалтерии. В обязанности комиссии входит:

• выявить подлежащие уничтожению бумаги;
• убедиться, что их необходимо утилизировать, в том числе: проверить срок хранения, если уничтожается невостребованная бумага, убедиться в наличии ошибок, поскольку дальнейшее заполнение трудовой книжки при испорченном бланке не допускается, или в непригодности документа для дальнейшего использования;
• составить акт и подписать его;
• осуществить самостоятельно или лично проконтролировать процесс физического уничтожения.

Как происходит утилизация

Утилизация производится способом, не позволяющим в дальнейшем восстановить содержание бумаги. Способов два:

• сжигание в закрытой печи, такой способ позволит не допустить оставления несгоревших фрагментов, в отличие от открытого уличного огня;
• шредирование — измельчение в специальном приборе. Не все компании имеют в своем распоряжении такую технику, поэтому для утилизации таким способом привлекают специализированные организации.

В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.

Как осуществляется списание документов о профессиональной деятельности

Документ о профессиональной деятельности необходимо подвергнуть списанию в следующих случаях.

Если образец документа уже устарел

В последний раз внешний вид трудовой книжки менялся в 2004 году. Этот вариант документа используется и по сей день. Но вполне может возникнуть такая ситуация, когда трудоустраиваться придет человек, имеющий старый вариант документа о профессиональной деятельности.

Например, если он по какой-то причине имел огромный перерыв в стаже или работал все это время без должного оформления. В подобной ситуации гражданину следует выдать документ нового образца с перенесением в него всех записей из старого. Процедура долгая, но все-таки она необходима.

Если документ испорчен

Самый распространенный случай списания трудовой книжки. Безусловно, все недочеты и помарки подобает корректировать, следуя некоторым правилам.

• Во-первых, нельзя исправлять ошибки, сделанные на титульном листе документа. В этом случае вам придется завести новый документ и уничтожить старый.
• Во-вторых, большое количество исправлений в самом документе или его вкладышах – это тоже весомый повод для того, чтобы произвести списание.
• В-третьих, чрезвычайная ситуация, возникшая в организации, тоже может повлечь порчу трудовых книжек. Конечно, такие важные документы обязательно должны находиться в сейфе, но все может быть. Это самый плохой вариант для работодателя, потому как придется уничтожать и восстанавливать за свой счет не один, а сразу большое количество документов.

Если документ перестал быть востребованным

В организации может остаться трудовая книжка умершего сотрудника, если ее не заберут близкие родственники. Бывают случаи, когда сотрудник, уволенный на основании определенной статьи, решит не забирать документ с порочащей его записью. Такие трудовые книжки хранятся по закону 50 лет в архиве компании, а по истечении этого срока также должны быть уничтожены.

Как списать трудовые книжки правильно

• По приказу организации должна быть сформирована специальная инвентаризационная комиссия. Ее председателем становится руководитель предприятия, а заместителем председателя – главный бухгалтер. В комиссию также могут входить юрист, бухгалтер по материальному учету или специалисты других областей.
• Сформированная комиссия должна провести инвентаризацию выданных трудовых книжек по описи № ИНВ-16.
• Для составления акта о списании необходимо выполнить следующие действия:

1. сформировать ликвидационную комиссию специальным приказом – он оформляется на бланке организации, затем заверяется исключительно подписью руководителя и печатью фирмы>
2. составить приказ о назначении лиц, ответственных за списание>

• Лицо, которое является ответственным за то, как ведутся и хранятся трудовые книжки, составляет акт о списании испорченных или невостребованных документов. Строгого образца данный акт не имеет, однако он обязательно должен включать в себя следующие пункты:

1. наименование предприятия>
2. наименование документа>
3. дату составления акта>
4. содержание операции по списанию трудовых книжек>
5. количество списанных трудовых книжек>
6. стоимость ликвидируемой трудовой книжки>
7. причину, повлекшую за собой списание трудовой книжки>
8. дату списания>
9. серию и номер трудовой книжки>
10. ФИО и должности лиц, отвечающих за списание>
11. подписи лиц, отвечающих за списание>
12. ФИО и должности лиц ликвидационной комиссии>
13. подписи членов ликвидационной комиссии>

Составленный акт обязательно должен быть заверен печатью предприятия.

К акту списания трудовых книжек можно прилагать исключительно их подлинные номера, вырезанные из самого документа. Именно это действие подтверждает, что операция по уничтожению документа о профессиональной деятельности была действительно произведена.

• К составленному и заверенному акту списания необходимо прикрепить новые и незаполненные бланки документа о профессиональной деятельности.
• Далее следует внести запись о списании документа в специальную приходно-расходную книгу, в которой выполняется учет бланков документов и вкладышей.
• Не забудьте после уничтожения документов вычесть их стоимость со счета, где они числились.

Дальнейшие действия с документами

Трудовые книжки уничтожаются либо на территории предприятия, если такое возможно, либо этим занимается специальная служба. За такую работу придется заплатить. В любом случае при процессе уничтожения должны присутствовать лица, ответственные за ликвидацию трудовых книжек. Документы такого рода сжигаются либо шредируются для дальнейшей переработки.

После этого сотрудник должен получить дубликат уничтоженной книжки. Он, в свою очередь, оформляется за счет работодателя, если именно по его вине прежняя трудовая книжка была списана.

Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками

Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.

Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.

Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.

Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.

Порядок списания

Перед безвозвратной ликвидацией трудовую книжку сначала списывают. Для этого собирается комиссия, которая подтверждает правильность списания.

Алгоритм действий выглядит так:

• осуществление мониторинга сохранившихся бумаг в организации;
• составление акта об уничтожении и его утверждение руководством;
• физическая утилизация бумаги.

Уничтожить невостребованные, испорченные бумаги возможно самостоятельно или прибегнув к помощи специализирующейся компании.

Акт о списании трудовой книжки

Бумага формируется в свободной форме. В акте следует указать:

1. Название организации.
2. Наименование документа.
3. Число и место составления.
4. Список участников комиссии – ФИО и должность.
5. ФИО и пост председателя комиссии.
6. Пакет бумаг, подлежащих утилизации. Прописывается серия и номер карточки. Из каждой ликвидируемой бумаги вырезается обозначенная информация и вклеивается в акт.
7. Основание ликвидации каждой бумаги.
8. Интервал времени, на протяжении которого произошла порча.
9. Дату и метод утилизации.

В заключении документ подписывается каждым участником комиссии, проводящей инвентаризацию, что свидетельствует о законности процедуры.

Как уничтожают трудовые книжки

В мегаполисах и крупных городах фирмы предпочитают не утруждать себя процедурой уничтожения ненужной документации и обращаются в специальные компании.

Самостоятельно утилизировать списанные трудовые книжки и другие документы можно следующими способами:

• Сжигание в закрытой печи. Имеется преимущество перед сжиганием в уличных условиях – не остается несгоревших остатков.
• Шредирование – измельчение специальной техникой. После процедуры невозможно восстановить документ для прочтения.

Проводки по списанию трудовых книжек

Списание трудовых книжек должно отражаться в бухучете организации. Порядок отражения таких операций не имеет четкой регламентации на законодательном уровне.

При принятии на учет рассматриваемых БСО (бланков строгой отчетности) соответствующие операции можно учесть следующими проводками:

Общая информация

Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.

Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.

Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.

Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.

Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.

В каких случаях можно списать?

Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета.

Различные природные явления могут внести свою лепту.

Наводнения, землетрясения, пожары…

Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.

Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.

Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.

Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.

Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.

Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.

Как списать испорченный бланк?

Как списать испорченную трудовую книжку? Для того, чтобы сделать это по всем правилам, установленным в законодательстве, а именно в постановлении правительства о хранении и ведении трудовых книжек, необходимо выполнить ряд поэтапных действий.

Все они требуют участия сразу нескольких сотрудников отдела кадров, а также самого непосредственно работодателя.

Каждое действие нужно осуществлять в четкое время, следуя изложенному плану, только тогда грамотность проведенной вами работы будет на высшем уровне.

Для того, чтобы списать испорченный бланк, по организации должен быть издан соответствующий приказ, который бы разрешал создание комиссий и проведение списания.

Только после этого можно начинать действовать.

Первым делом вам необходимо провести переучет трудовых книжек. Осмотрите все хранящиеся у вас документы. Экземпляры, которые имеют презентабельный внешний вид трогать не нужно, отложите их в сторону.

А вот устаревшие трудовые книжки, потрепанные, испачканные или перечеркнутые внутри должны быть отправлены на осмотр.

Глава отдела кадров из своих подчиненных должен создать специализированную комиссию. Законодатель диктует нам следующее название – инвентаризационная комиссия. Данной комиссией пересматриваются оставленные для списания экземпляры и еще раз утверждаются на списание.

Теперь необходимо составить соответствующий акт о списании. О том, как правильно составить этот документ поговорим в следующем пункте.

Состоит данная комиссия из тех же членов, что и предыдущая, но оформляется факт ее создания отдельным приказом.

К составленному акту комиссия прикрепляет все бланки трудовых, которые не были по какой либо причине использованы.

Далее документы уничтожаются. Сделать это нужно так, чтобы ни одна трудовая книжка не уцелела и у кого-то не появилось два документа о труде.

Как происходит уничтожение?

Сегодня в крупных городах существует множество служб, которые за деньги готовы помочь вам избавиться от документов.

Делается это не бесплатно, но быстро и качественно.

Если у вас нет желания платить за работу, которую без труда можно сделать самим – то дерзайте.

Избавиться от трудовых можно двумя способами. Во-первых, такие документы без труда можно порвать на кусочки и поджечь.

Как правило, делают подобное действо на территории предприятия, чтобы каждый желающий мог убедиться в том, что документы уничтожены.

Второй способ – это шредировнаие. Специальная машина измельчает бумагу до состояния, когда просто невозможно прочитать содержимое в ней.

Что делать, если работник не явился за трудовой?

В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.

Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.