Банк Должностных инструкции скачать образец бесплатно.

Индивидуальные или групповые должностные инструкции позволяют:

• четко распределять должностные обязанности и ежедневные функции работников
• повышать эффективность и организацию рабочего времени
• предотвращать возможные конфликты в коллективе на почве вопросов, кто за что отвечает
• ясно определить взаимоотношения и субординацию работников друг с другом
• в письменной форме разъяснить права работника — что и как сотрудник в праве требовать от своего руководителя или от компании для осуществления своих профессиональных обязанностей
• увеличить уровень ответственности каждого работающего
• могут являться основой для определения критериев для повышения, перевода на новую должность, материального или нематериального стимулирование сотрудников
• могут быть базисом для наложения взысканий на сотрудника или смещения с должности, в случае если работник систематический не справляется с должностными обязанностями
• могут служить доказательной базой при трудовых спорах в соответствующих комиссиях, контролирующих органах и суде
• обеспечить правильный баланс рабочего и личного времени работающего.

Как правильно составить должностную инструкцию

В процессе разработки должностной инструкции вам могут помочь следующие документы:

• утвержденное штатное расписание и орг структура компании
• в некоторых отраслях — квалификационный справочник должностей специалистов руководящих работников и служащих с описанием основных требований и обязанностей или заявка на подбор персонала, составленная менеджером , дивизионах и структурных подразделениях компании
• типовые шаблоны должностных инструкций по отраслям производства и сервиса

По правилам кадрового документооборота должностная инструкции составляется для каждой уникальной должности, входящей в штатное расписание предприятия. Если у вас в штатном расписании присутствуют должности с одинаковым названием, но разными разрядами или грейдами, каждая из них потребует отдельной должностной инструкции. У вас также есть возможность составить групповую должностную инструкцию, но в разделе требования к квалификации и должностных обязанностях необходимо четко прописать, чем по требованиям отличается один разряд от другого (например: стаж работы, уровень образования, функциональные обязанности, подчинение).

Каждый новопринятый сотрудник вступает в должность на основании приказа и трудового договора. У начальника кадрового отдела есть возможность либо описать должностные обязанности, права и ответственность сотрудника в теле самого трудового договора, либо сослаться на должностную инструкцию, как на отдельный документ, регламентирующий эти отношения. С практической точки зрения, иметь инструкции как отдельный, независимый документ более удобно.

Поскольку если потребуется внести изменения в этот документ, не возникнет необходимости создавать дополнения или переподписывать трудовой договор. Достаточно будет ознакомить сотрудника с новой версией должностной инструкции.

Кто утверждает должностную инструкцию

Как правило, в конце или в самом начале должностной инструкции указывается срок ее действия. Стандартными сроками является 3 или 5 лет. Также оговаривается порядок утверждения должностной инструкции и процедура ее пересмотра.

Если есть желание избежать массового переутверждения должностных инструкций по истечении срока действия, есть возможность модифицировать текст документа и указать, что он действует бессрочно или до утверждения новой версии должностной инструкции.

В большинстве типовых бланков должностных инструкций вы увидите, что данный документ утверждается Генеральным директором или Директора предприятия. Однако это право на основании приказа может быть предоставлено Директору по персоналу, Начальнику отдела кадров или Начальнику юридического отдела. В общем-то, утверждать инструкции имеет право любой сотрудник компании, на которого эта ответственность возложена приказом по предприятию.

Для того, чтобы должностная инструкция считалась действительной, не ней должна стоять подпись утверждающего лица, дата составления документа и печать предприятия. Если в вашей компании введен электронный документооборот, инструкции также могут быть утверждены электронной подписью ответственного лица.

ДАВАЙТЕ ДЕЛИТЬСЯ

Структура текста должностной инструкции

Как правило, в крупных компаниях существует штатное расписание, положения о структурных подразделения, которые и являются отправной точкой для формирования структуры текста должностных инструкций. Штатное расписание определяет иерархию подчинения, а положения о структурных подразделениях помогают связать должностные обязанности сотрудника с целями и бизнес задачами предприятия в целом.

Четких законодательных требований к содержанию и структуре должностных инструкций нет. Однако исходя из юридической практики имеет смысл составить должностную инструкцию таким образом, чтобы она ясно и исчерпывающе описывала цели, задачи и обязанности сотрудника. Неясная и неполная структура текста должностной инструкции и размытые формулировки в правах и обязанностях сотрудника может стать причиной трудовых споров, конфликтов и основой для недопонимания между руководством компании и сотрудниками.

Если работнику четко не прописаны его функциональные обязанности, вопрос его профессиональной аттестации или оценки его соответствия занимаемой должности становится делом практически невозможным.

Рекомендуемая структура текста должностной инструкции:

1. Общие положения и определения
2. Подчинение и порядок ввода в должность
3. Требования к квалификации, образованию или знаниям
4. Главные цели и задачи должности
5. Перечень основных должностных и функциональных обязанностей
6. Права и ответственность сотрудника
7. Взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями
8. Срок действия должностной инструкции и правила пересмотра должностной инструкции
9. Порядок утверждения и ознакомления с должностной инструкцией

В разделе «Общие положения и определения» обычно прописывают глоссарий, определения основных понятия, которые будут использованы в тексте документа, принадлежность позиции к тому или иному структурному подразделению, категория должности(например: руководитель, специалист, менеджер, рабочий)

В разделе “Подчинение и порядок ввода в должность” указывают уровень подчиненности сотрудника на этой должности (кому подчиняется, кого имеет в подчинении), способ представления на должность (кандидат назначается на должность ХХХ по представлению ХХХ), процесс замещения в период отсутствия.

Параграфы, посвященные “Требованию к квалификации, образованию или знаниям”, освещают вопросы, связанные с требования к образованию, стажу, опыту работы, профессиональной подготовке работника, его квалификации, умениям и знаниям. Крайне редко, но в этот раздел также могут включиться требования к личным или управленческим качествам сотрудника. Причина, по которым отдел кадров старается не указывать требования к лидерским или личностным качествам, связанны с субъективизмом в оценке данных компетенций и невозможностью апеллировать к ним в случае трудовых споров.

Блок должностной инструкции «Главные цели, задачи, должностные обязанности» должен содержать подробное описание предмета профессиональной деятельности — для чего нужна данная позиция в компании. Большую часть этого блока занимает перечень конкретных видов деятельности и задач, с которыми предстоит сталкиваться сотруднику в своей профессиональной деятельности. Практика документооборота показывает, что в бланк должностной инструкции следует включить фразу о том, что перечень должностных обязанностей сотрудника может быть дополнен исходя из производственных необходимостей и бизнес процессов компании.

Тем самым у вас будет возможность избежать необходимости постоянно пересматривать данный документ при малейшем изменении в списке должностных обязанностей работника.

В параграфах под заголовком «Основные обязанности и права» идет перечисление условий труда, правил, которые должен неукоснительно соблюдать работающий по найму. В этой части текста должностной инструкции можно встретить ссылки и указания на:

• соответствующие инструкции по охране труда и технике безопасности
• правила внутреннего трудового распорядка
• законодательство РФ
• нормативы и правила, определяющий процедуру сохранности коммерческой тайны
• условия материальной ответственности
• политику конфиденциальности.

Взаимодействие с другими сотрудниками и подразделениями — это раздел должностной инструкции, который отображает процессы внутреннего взаимодействия между сотрудниками. Однако, если ваше организационная структура или штатное расписание имеет тенденцию к частому пересмотру и реорганизации, у вас есть возможность просто ссылаться в этом отделе на действующую структуру. В этом случае не возникнет необходимости переделывать и заново утверждать должностные инструкции в случае штатных изменений и реорганизаций.

Ответственность за хранение должностных инструкций возлагается на отдел кадров или сотрудника, выполняющего функцию ведения кадрового делопроизводства.

Процедура ознакомления с должностной инструкцией

Сотрудник имеет возможность ознакомиться с должностной инструкцией несколькими способами:

• подписью в графе ознакомлен на самой должностной инструкции
• в журнале ознакомления с должностной инструкцией
• в электронном виде на внутреннем портале документооборота
• в приложении к трудовому договору.

Обычно должностные инструкции выпускаются в 3х экземплярах: первый — хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Многие крупные компании стремятся перевести свой внутренний документооборот в он-лайн режим. Если модули вашей программы по кадровому документообороту позволяют создать электронный банк должностных инструкций, то вы можете организовать процесс создания, утверждения, изменения и ознакомления с должностной инструкцией в электронном виде с помощью опции электронной подписи. Такая автоматизация процесса безусловно позволить сберечь массу времени и сил, затрачиваемых отделом кадров для поддержания каталога должностных инструкций предприятия в должном порядке.

Зачем нужна должностная инструкция

Должностная инструкция – это локальный и организационно-распорядительный акт, в котором подробно описывают трудовую функцию работника, его деловые качества (квалификационные требования: образование, опыт работы, наличие спецподготовки и др.), а также права, обязанности и возможная ответственность. В документе учитывают особенности производства, труда и управления у работодателя (ст. 8 ТК РФ, Письма Роструда от 9 августа 2007 г.

№ 3042-6-0 и от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1).

Требования к наличию должностной инструкции специалиста в организациях есть только в госучреждениях. В некоторых отраслевых нормах присутствует обязанность регламентирования должностных обязанностей:

• медработники — № 323-ФЗ ;
• частные охранники — Приказ МВД России № 960 от 22.18.2011 г.

Остальные руководствуются собственными потребностями в вопросе необходимости наличия должностных инструкций работников в организации. Возможно, в небольших компаниях они и не нужны, но на крупных предприятиях без конкретизации деятельности сложно проследить за качественным исполнением обязанностей.

Должностные инструкции предприятия (ДИ) — инструмент обоюдоострый, они нужны и работнику, и работодателю. Аналогичное мнение и у Роструда — письмо № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.

Пример

Если в соответствии с должностной инструкцией продавец не обязан убирать свое торговое место, он вправе отказаться от уборки без дисциплинарных последствий.

Наоборот — должностные обязанности продавца совмещены с уборкой и это вписано в инструкцию, работодатель может применить взыскание в этому работнику в случает его отказа от уборки.

Функции должностной инструкции

Подробно описывает суть работы

Трудовую функцию определяют в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако отразить ее полностью сложно. Чаще всего указывают название должности и подразделение. Функцию и квалификацию описывают тезисно либо сразу дают ссылку на должностную инструкцию

Помогает обосновать: отказ кандидату в приеме на работу, увольнение сотрудника в связи с отсутствием деловых качеств

Благодаря инструкции легче обосновать:

– отказ в приеме на работу;

– увольнение сотрудника в течение испытательного срока;

– расторжение трудового договора, когда по результатам аттестации, знания и навыки работника не соответствуют занимаемой должности

Помогает избежать спорных ситуаций при распределении функционала

Эта особенность важна, когда внутри подразделения возникает спор: кто какую работу и в каком объеме должен выполнять. В частности, бухгалтеры в бухгалтерии, юристы в юридическом отделе и др.

Оправдывает временные кадровые решения по перераспределению обязанностей

Когда сотрудники одного подразделения одной должности фактически выполняют разную работу «на подхвате», но обязанности у всех по должностной инструкции одинаковы, одному можно временно поручить функционал другого и наоборот.

Часто в инструкции расширяют функционал работника. Например, дополняют обязанности бухгалтера. Если трудовая функция остается без изменения, то это допустимо

Доказывает, что дисциплинарное взыскание правомерно

Когда права и обязанности определены подробно, проще доказать, что и как нарушил сотрудник (ст. 192 и 193 ТК РФ). Например, кадровик не приносит руководителю кадровые документы на подпись, считая это работой секретаря

Вы можете изучить примеры ситуаций, при которых составлены разные виды должностных инструкций, в материале на нашем сайте

Виды должностных инструкций

По направленности (адресности)

Индивидуальная (для одного сотрудника)

Отражает квалификационные требования конкретного работника. Составляется специально для его должности. Может быть локальным актом или приложением к трудовому договору

Типовая (для нескольких сотрудников)

Такие работники должны выполнять одинаковые функции по одной должности при близких деловых качествах. Если есть отличия – то и инструкции у них должны быть разные. Это локальный акт

По юридической силе и способу изменения

Должностная инструкция – часть трудового договора

Раскрывает трудовую функцию конкретного работника. Изменение должностной инструкции возможно только по соглашению сторон (с согласия работника – ст. 72 и 74 ТК РФ). Оформляется письменно, в частности в виде дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6)

Должностная инструкция – отдельный локальный акт компании

Отделена от трудового договора – предназначена для многих работников. При необходимости работодатель может изменить ее. Главное – чтобы трудовая функция работников осталась прежней. В частности, принята новая и снова представлена сотрудникам для ознакомления под роспись (Письмо Роструда №4412-6)

По требованию к содержанию

Должна отражать обязательные требования к квалификации

Если не отразить, сотрудники не смогут подтвердить льготный стаж, особый порядок оплаты труда и иные гарантии, связанные с работой (ч. 2 ст. 57 , ст. 195.3 ТК РФ)

Не должна отражать обязательных требований к квалификации

Проверьте, утверждены ли обязательные квалификационные требования для должности вашего работника. Если нет, то профстандарты ( Справочник профессий , Реестр профессиональных стандартов), а также ЕТКС, ЕКС применять не нужно

Как в трудовом договоре сослаться на должностную инструкцию, когда она часть трудового договора, смотрите здесь.

Совет

Должностная инструкция может быть разработана в компании заранее с учетом необходимых реквизитов к этому документу. Составлять инструкцию по конкретной должности можно, ориентируясь на схожие квалификационные требования, даже когда по закону делать это необязательно.

Обратите внимание! Должностная инструкция пример – не может быть разработана для всех работников компании в едином документе. Для каждой должности свои квалификационные требования, права и обязанности.

Какие требования закона, судебной и инспекционной практики нужно учесть при составлении должностной инструкции вы узнаете из новейшего кадрового курса .

В данном случае работодатель вправе составить персональные должностные инструкции для каждого

Должностная инструкция сотрудника поможет в следующих случаях:

• в суде как доказательство исполнения / неисполнения должностных обязанностей;
• обосновать отказ в приеме на работу;
• проверить квалификацию сотрудника в период испытательного срока;
• распределить или конкретизировать функции между работниками, если они занимают одинаковые должности.

Совет

Для повышения эффективности труда работодатель в должностных инструкциях персонала вправе распределить обязанности между работниками, занимающими одинаковые позиции. При этом, в штатном расписании таким должностям устанавливаются одинаковые оклады. Надбавки, доплаты и другие выплаты могут различаться в зависимости от квалификации, сложности работы и прочих показателей.