Первичные учетные документы: перечень, законодательное регулирование, учет и хранение.

Такой термин, как «первичка», известен каждому бухгалтеру, но даже опытному специалисту бывает трудно сразу перечислить все документы, которые относятся к первичным. Кроме того, для бухгалтерского и налогового учетов зачастую требуется разный перечень документов – это создает дополнительные трудности.

Первичные документы – это документы, подтверждающие определенное действие компании: сделку, операцию, событие или что-то еще. Все эти действия именуются фактами хозяйственной жизни, или ФХЖ. ФХЖ должны быть связаны непосредственно с хозяйственной деятельностью организации, иметь экономический эффект и влиять на движение денежных средств в рамках фирмы.

К первичным документам относят контракты, счета на оплату, кассовые чеки, товарные накладные, платежные поручения и многое другое. Закон о первичных документах финансового учета № 402-ФЗ отмечает, что первичный учетный документ составляют на каждый факт хозяйственной жизни. Также Закон № 402-ФЗ не представляет конкретных требований к формам и виду «первички», поэтому их устанавливает руководитель организации и другие уполномоченные лица.

Тем не менее, первичный документ должен содержать определенные реквизиты.

Унифицированные формы первичной документации

До 2013 года в качестве первичных бухгалтеры должны были использовать те документы, которые составлены по специально утвержденным формам. Данные формы до сих пор применимы и называются унифицированными. В свободной же форме можно было оформлять «первичку», для которой не существовало унифицированной формы.

С вступлением в силу Закона № 402-ФЗ всё изменилось – организации получили право оформлять любую «первичку» самостоятельно, лишь указывая те реквизиты, что мы перечислили выше. Тем не менее, многие компании продолжают применять унифицированные бланки, ведь эти бланки по-прежнему соответствуют требованиям.

В то же время формы первичной документации, которые установлены в соответствии с другими федеральными законами, продолжают оставаться обязательными. Это, например,

кассовые документы из альбома унифицированных форм;

определенные транспортные накладные;

формы, утвержденные для бюджетников, и т. д.

Отметим, что перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2022 года для бюджетников можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Существует также альбом унифицированных форм «первички» – тематическая подборка, регламентирующая учет определенного вида первичной документации. Так, например, есть альбомы, которые помогают бухгалтерам вести учет документов, связанных с

кадрами, расчетом оплаты труда;

кассовыми и торговыми операциями;

продукцией и т. д.

Также с 1 января 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт устанавливает новые правила оформления, исправления и хранения «первички».

Каждый специалист решает самостоятельно, как ему удобнее работать и вести учет первичной документации. На бухгалтера влияют как строгие правила, так и рекомендации.

«Первичка» оформлена. А что дальше?

Итак, ФХЖ совершен, документы оформлены по всем правилам. В чем заключается дальнейшая работа сотрудников фирмы с первичным документом?

После оформления первичный документ поступает к бухгалтеру. Специалист приступает к его обработке, которая включает

проверку: бухгалтер проверяет наличие реквизитов, правильность их указания, а также изучает документ на предмет арифметических ошибок.

бухгалтерскую проводку: бухгалтер фиксирует информацию о первичном документе на счетах бухгалтерского учета.

сбор по группам: хранить первичные документы «всем скопом» нельзя – в противном случае компания рискует не найти нужный документ при первой необходимости. Поэтому документы распределяют по датам, наименованию, содержанию операции и т. д.

Первичные документы хранятся в бухгалтерии до передачи в архив. Ответственными за их хранение назначаются лица, уполномоченные главным бухгалтером. Все чаще на помощь при хранении, систематизации и поиске первичных документов приходят электронные бухгалтерские сервисы.

Первичные документы хранятся сроком не менее пяти лет после отчетного года. Именно в этот срок ФНС может запросить документ для проверки. Если компания нарушает срок хранения первичного документа, то она рискует получить штраф или столкнуться с проблемами с налогами.

Что делает бухгалтер первичной документации

В крупных компаниях первичных документов бывает очень много, поэтому для работы с ними может потребоваться отдельный специалист – бухгалтер первичной документации. В должностные обязанности такого сотрудника входит множество задач:

сбор информации для «первички» у сотрудников и контрагентов;

заполнение первичных документов;

внесение документов в учетную систему;

оформление корреспонденции по счетам бухучета;

передача бумажных первичных документов в архив и многое другое.

От специалиста требуется внимательность, усидчивость, скрупулезность. Не менее важна стрессоустойчивость. Дело в том, что работа такого сотрудника может быть распределена неравномерно, и в конце отчетного квартала часто приходится трудиться в авральном режиме.

Что касается профессиональных знаний, то такому сотруднику потребуются финансовая и юридическая грамотность, умение работать с 1С и другими бухгалтерскими программами, знание правил хранения документов и ведения архивов.

Чтобы получить специальность бухгалтера по первичной документации, а также четко понимать подводные камни регулярно меняющегося законодательства, предлагаем пройти обучение в НИПКЭФ. Для студентов – в зависимости от их запросов, пожеланий и уровня подготовки – разработано множество эффективных онлайн-курсов по бухучету, дающих право работать по специальности.

В этом блоге, к сожалению, мы не можем дать более подробную информацию о бухгалтерском учете. Но надеемся, что статья помогла специалистам с определениями, а также вдохновила на обучение и продвижение по карьерной лестнице.

Договор

Договор регламентирует права и обязанности субъектов сделки. Нужно стараться делать так, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товара/подряда/займа/возмездного оказания услуг и т д. Гражданским Кодексом разрешается заключение договора в устной форме.

Счет выписывается покупателю, который оплачивает указанную сумму в счете. Соответственно, он принимает условия договора. Определенной формы данного документа нет, поэтому каждая компания может разработать собственную форму счета на оплату.

Кроме того, счет может содержать дополнительную информацию об условиях сделки. Например, сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т д. Статья 9 Федерального Закона от 06.12.11 № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главного бухгалтера, руководителя компании или уполномоченного лица не являются обязательным реквизитом для данного документа.

Кроме того, печать также не требуется.

Платежные документы

Они подтверждают факт оплаты товаров работ или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности). Платежное поручение покупатель получает в банке, производя оплату по безналу.

Кассовый, товарный чек или БСО покупатель получает от продавца в момент оплаты наличными. Все поля заполняются по правилам, которые утверждены положением Банка России от 19.06.2012 № 383-П в последней редакции от 05.07.2017.

Товарная накладная

Данный документ применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней компании. Накладная оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у продавца и позволяет зафиксировать отпуск товаров на сторону, а второй — передается покупателю и позволяет оприходовать полученные товарно-материальные ценности.

Данные, которые зафиксированы в накладной не должны расходиться с данными, которые указаны в счете-фактуре. Уполномоченные лица, которые дают разрешение на отпуск товаров, должны собственноручно подписывать накладную. Подписи должны быть заверены печатью организации.

Должностные лица, которые принимают товар, расписываются в товарной накладной, ставят печать.

Акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг)

Этот документ подтверждает факт, стоимость, а также сроки выполнения работ (оказания услуг). Акт необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

Счет-фактура

Счет-фактура содержит информацию о сумме денежных средств, и фактурную часть (информацию бухгалтерского учета). Данный документ крайне важен, так как он является основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Все компании, которые являются плательщиками НДС обязаны выписывать счета-фактуры.

Счет-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается продавцом товара или услуги. Один экземпляр передается покупателю, другой остается у продавца.

Требования к оформлению первичных документов бухгалтерского учета

С 1 января 2013 года организации получили право не использовать унифицированные формы «первички», а разрабатывать их самостоятельно. Но большинству предприятий возможность изобретать велосипед не нужна. В разработанных Госкомстатом документах, которые когда-то были обязательными, есть все необходимое, поэтому проще взять унифицированную форму, и, если нужно, доработать ее под себя.

При заполнении первичных бухгалтерских документов следите, чтобы в них были обязательные реквизиты:

1. Наименование документа (акт, накладная, ведомость и т.д.).
2. Дата документа.
3. Наименование экономического субъекта (Ф.И.О предпринимателя или название фирмы с указанием организационно-правовой формы).
4. Содержание операции.
5. Натуральное и/или денежное измерение операции с указанием единиц измерения (рубли, штуки, упаковки, килограммы и т.д.).
6. Должности, Ф.И.О и подписи совершивших сделку и/или ответственных за ее оформление.

Важно!

Эти данные должны быть в любом первичном документе, даже если фирма не пользуется унифицированными.

Но не все документы можно разрабатывать самостоятельно.

• Для учета кассовых операций нужно применять документы, которые закреплены в Постановлении Госкомстата от 18.08.1998 № 88, Указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Например, приходный кассовый ордер (КО-1), расходный кассовый ордер (КО-2), кассовая книга (КО-4), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5).
• Для учета и оплаты труда – в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Например, расчетно-платежная ведомость (Т-49), платежная ведомость (Т-53).
• Для учета услуг по перевозке грузов применяют транспортную накладную из Постановления Правительства от 30.12.2011 № 1208.

В других сферах деятельности тоже могут быть обязательные документы.

Закрепите первичные документы в учетной политике и оформите право подписи

Все бланки, которые применяют в организации, нужно включить в учетную политику.

Если компания работает только с унифицированными бланками и не разрабатывает свои, необходимо прописать это в политике и приложить список форм документов.

Если формы меняются «под себя», разрабатываются свои бланки, – каждую форму надо прописать в политике и приложить сам бланк. Как вариант – утвердить бланки приказом руководителя, а в учетной политике указать номер приказа.

Отнеситесь к этому серьезно, а не как к ненужной формальности. Если в организацию придет налоговая проверка, инспекторы посмотрят, что написано в учетной политике, и что есть на самом деле. Если найдут несоответствие, – будут проблемы.

Закрепите право подписи первичных документов приказом или доверенностью.

Первичные документы можно оформлять в электронном виде

Такая возможность закреплена в п. 5 статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью, но какой именно – закон не уточняет. Дублировать документ в бумажном виде необязательно, если только это не предусмотрено договором или законом РФ.

Правильно оформленные документы, заверенные электронной подписью, можно принимать к учету. В законе о бухучете вид подписи не указан, но Минфин считает, что электронный документ будет равен по юридической силе бумажному с «живой» подписью, если будет подписан электронной квалифицированной подписью (письмо Минфина РФ от 20.12.2017 № 03-03-06/1/85248).

Одного вашего желания выставлять документы в электронном виде недостаточно. У вашей компании должна быть взаимная договоренность с контрагентами об электронном документообороте .

Возможность составлять и принимать документы в электронном виде и принимать их к учету нужно прописать в учетной политике.

Позаботьтесь об электронном архиве первичных документов

Даже если у вас в ходу только бумажные документы, рекомендуем создать электронный архив отсканированных документов. В этом случаев в любой момент можно будет найти нужный документ и не придется копаться в кипах бумаг.

В 1С-WiseAdvice пошли дальше – разработали и запатентовали уникальную технологию обработки первичных документов «Процессинг» и доработали под нее программу 1С. Как это работает.

Бумажные экземпляры «первички» сразу передаются в отдел Делопроизводителей, сотрудники которого:

1. Сканируют все оригиналы «первички». Электронные копии размещаются на сервере в клиентских папках, после чего происходит их загрузка в учетную систему.
2. Подшивают бумажные оригиналы в папки-регистраторы. По мере наполнения каждая папка опечатывается и возвращается клиенту либо передается на хранение в архивную компанию.

Бухгалтеры получают автоматическое оповещение о необходимости обработать новый документ. После чего:

1. Определяют вид документа, принадлежность к конкретной сделке, устанавливают взаимосвязи с другими документами по этой сделке.
2. Проверяют качество документов по специальному чек-листу на соответствие требованиям ФНС (чтобы на проверках инспекторы приняли эти документы и не доначислили НДС и налог на прибыль).
3. При наличии в системе дубля или более ранней версии документа происходит замена на актуальную версию, чтобы предотвратить ошибки в учете.

Главные бухгалтеры в свою очередь:

1. Ведут учет на основании загруженной в учетную систему «первички».
2. Правильно рассчитывают налоги (без недоимок и переплат).
3. На основе корректного учета составляют отчетность, которую не приходится исправлять подачей уточненных деклараций.

Не используйте факсимиле

Порядок оформления первичных бухгалтерских документов допускает только собственноручную или электронную подпись. Других вариантов в законе о бухучете нет.

Минфин не признает документы, подписанные факсимиле, и неоднократно говорил об этом (см. письма от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808). Поэтому для того чтобы не было проблем с вычетами по НДС и налогу на прибыль, позаботьтесь о том, чтобы на «первичке» стояли либо собственноручная, либо электронная подписи.

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Откуда берется первичка

Первичные учетные документы организации создаются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, в крайних случаях – сразу после ее завершения. Например, договоры, приходники, акты и т.п.

Первичные документы делятся на две большие группы: внутренние документы и внешние.

• Внутренние документы создаются для отражения внутренних операций. Составляются на предприятии. К ним относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. п.
• Внешние документы приходят на предприятие уже оформленные. Составляются за пределами организации. К ним относятся счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.п.

Три этапа прохождения документации:

1. Заведение первичной документации.
2. Перенос сведений из первичных документов в учетные регистры.
3. Подготовка отчетности по данным учетных регистров.

Две проблемы учета бумажной первички

При работе с первичкой на бумажном носителе существует две огромные проблемы: необходимость перелопачивать колоссальные объемы информации и сложность получения внешней документации.

С получением документации от партнеров и контрагентов бывает просто беда… Передача документов откладывается на последний момент, пересылаемые почтой бумаги требуют дополнительных временных и человеческих затрат, чтобы получить документы нередко нужно массу времени потратить на созвоны и переговоры, на просьбы-уговоры, порой переходящие в угрозы.

Первичная документация – бетон в основании бухучета – замешан из такого огромного количества камней, песка и других составляющих, что учесть каждый в составе глыбы очень непросто. Большое количество входящих данных нередко усугубляется и невысоким качеством первичной документации. Все это приводит к чехарде и ошибкам в отчетности.

Практика показывает, что наладить работу с первичкой, в том числе и обеспечить ее своевременное получение от контрагентов, позволяет электронный документооборот.

Переход на электронный документооборот

Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб.

в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году.

И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.

Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД.

Оцените прямо сейчас, готовы ли вы к переходу на ЭДО.

Введение электронного документооборота состоит из нескольких этапов:

1. Взвешенное решение о переходе на ЭДО.
2. Выбор партнера – внедренца ЭДО.
3. Выбор электронной подписи.
4. Внедрение системы электронного документооборота.
   • Организация внутреннего документооборота.
   • Организация обмена электронными документами с контрагентами. Внесение пункта об электронном обмене документами в договор с контрагентами.