Совместители в штатном расписании, в том числе внешние: пояснение, как их должности и ставки отражаются в документе, как указывать оклады, а также образец заполнения

Ст. ст. 60.1 и 60.2 ТК РФ предусматривают возможность работнику совмещать должности у того же или другого работодателя в свободное от выполнения основных обязанностей время, а также в течение рабочего дня выполнять оплачиваемую дополнительную работу.

Таким образом, само по себе совместительство – вполне законная вещь. Но как его отражать в штатном расписании (далее – ШР)?

Здесь следует руководствоваться следующим:

• В штатном расписании должны отражаться все должности, фактически существующие в компании, по которым заключаются трудовые договора.
• Штатное расписание – это не «расстановка», в нём указываются только профессии, а не люди, их занимающие. Поэтому даже если какая-то должность занята совместителем, она всё равно должна быть указана.
• Для целей штатного расписания неважно, является ли человек внешним или внутренним совместителем. Главное, чтобы он занимал должность (хотя бы и в условиях неполного времени), и с ним был заключён трудовой договор.

Таким образом, можно сделать вывод: если совместитель занят именно как сотрудник (а не, скажем, как ИП, оказывающий организации услуги по договору, предусмотренному ГК РФ) – его рабочее место должно быть указано в штатном расписании.

Дробить или не дробить единицы штата?

Однако с указанием в расписании совместителей возникает другая проблема: сколько ставок по ним указывать? Дело в том, что ст. 284 ТК РФ указывает, что при совмещении нельзя, чтобы сотрудник был занят более 4 часов в день либо больше 16 часов в рабочую 40-часовую неделю. При этом ст.

22 того же кодекса требует равной оплаты за равный труд. Как в таком случае указывать ставку в штатном расписании, если она закрывается именно совместителем?

Решая этот вопрос, следует воспользоваться нормами постановления Госкомстата РФ №1 от 25.01.2004 г., которым были утверждены первичные формы по учёту труда. Хотя этот нормативный акт с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» перестал быть обязательным, однако формы до сих пор применяются – а значит, можно учитывать и разъяснения, данные Госкомстатом по заполнению форм.

Относительно бланка формы № Т-3, утверждённой для штатного расписания, даётся разъяснение:

• В графе 4 указывается количество единиц по соответствующей профессии.
• Если единица занята не полностью (в частности, по совместительству) – в графе может стоять нецелое число: 0,25, 0,5 или аналогичное.
• Если одинаковых ставок несколько, число единиц может быть нецелым, но больше единицы.

Последнее на практике означает следующее: если в организации, например, требуются два бухгалтера, и одну ставку занимает обычный бухгалтер, а вторую по совместительству сам главбух – то в штатном расписании может быть указано количество штатных единиц 1,5. Однако это не единственный вариант.

При необходимости в расписании может стоять указание на полную единицу. Если при этом она занята совместителем, работающим неполный день, то об этом достаточно сделать указание:

• В примечаниях к соответствующей строке штатного расписания.
• В трудовом договоре, заключённом относительно совмещаемой должности.

Однако при этом не стоит забывать: если в штате стоит целая должность, а реально человек занят на ней на полставки – в компании образуется 0,5 вакансии, о которой нужно ежемесячно информировать местную службу занятости. Тем не менее, указание полной единицы имеет свои плюсы: если совместитель уволится, а на его место будет принят человек на полную ставку – не придётся вносить изменения в штатное расписание, достаточно лишь подписать трудовой договор.

Важно: Закон не требует, чтобы любая должность была обязательно занята на условиях полного рабочего времени. Однако при этом оплата должна быть пропорциональной отработанному, и за равный труд должна предусматриваться равная зарплата.

Как отразить совмещение должностей в ШР?

Несмотря на указание, сделанное в постановлении Госкомстата, вопрос о том, как правильно отражать совмещение, до сих пор волнует многих кадровиков. Существуют два возможных решения:

• Указывается дробное число штатных единиц.
• Единица указывается полностью, но в примечаниях ставится отметка, что работа выполняется по совместительству. В этом случае в трудовом договоре совместителя указывается, что оплата идёт исходя из оклада, но пропорционально отработанному времени.

А теперь рассмотрим на примерах, как именно это выглядит в штатном расписании.

Как указывать в документе следующие позиции?

Должности

Относительно описания должностей, занятых совместителями, особых требований нет. Достаточно просто указать:

• Структурное подразделение.
• Название должности.

Внимание: Необходимо помнить, что если происходит совмещение в порядке ст. 60.2 ТК РФ (когда сотрудник в рабочее время выполняет обязанности и по другой должности), вакансия закрытой не считается.

В этом случае вполне возможно принятие на работу нового сотрудника, для которого вакансия, которую занимал внутренний совместитель, будет основным местом работы.

Ставки

Термин «ставка» в трудовом законодательстве не определён. Однако исходя из практики можно сделать следующий вывод: под ставкой понимается отношение фактически отрабатываемых сотрудников часов к нормальной продолжительности рабочего дня по данной должности. Исходя из этого и можно вести разговоры о «работе на полставки», о дробных ставках и т. д.

В штатном расписании, оформленном по форме Т-3, под ставкой понимается количество штатных единиц. Именно из-за того, что совместитель (внутренний или внешний) выполняет обязанности не полный рабочий день, число единиц может быть дробным.

Выглядеть это может, например, следующим образом:

Оклад

Размер оплаты труда для совместителей устанавливаться может следующими способами, предусмотренными ст. 129 ТК РФ:

• Тарифная ставка – оплата за выполнение работ определённой сложности, без учёта надбавок, компенсаций и премий. Ставка меняется в зависимости от того, какой квалификационный разряд имеет работник.
• Оклад – размер оплаты за выполнение определённой работы в течение месяца. В отличие от тарифной ставки, оклад не нормируется и не связан с официально подтверждённой квалификацией сотрудника, он устанавливается работодателем самостоятельно. Именно поэтому он в основном применяется в коммерческих организациях.
• Должностной оклад – оплата для работника муниципального или государственного учреждения. Он тоже указывается без учёта дополнительных выплат.

Сами же премии, доплаты или компенсации указываются в штатном расписании для любого сотрудника (в том числе и совместителя) лишь в одном случае – если они выплачиваются регулярно. Разовые выплаты и материальная помощь в штатном расписании не отражаются.

• Скачать бланк штатного расписания
• Скачать образец заполнения штатного расписания с совместителями

Как удалить сотрудника из ШР?

При совмещении с работником заключается трудовой договор. Следовательно, в тех случаях, когда его необходимо убрать из штатного расписания, делать это необходимо в том же порядке, как и при расторжении трудового договора по основному месту работы.

Однако помимо оснований для увольнения, предусмотренных ст. 77 ТК РФ (соглашение сторон, собственное желание, истечение срока и т. д.), для совместителей действует дополнительная норма. Согласно ст. 288 ТК РФ совместитель может быть уволен в том случае, если на его место принимается сотрудник, для которого такая работа будет основной.

Важно: Необходимо помнить, что если совместитель занят по срочному договору, принимать вместо него кого-то на полную ставку нельзя. Во всяком случае, такой вывод складывается из судебной практики (например, определения Московского городского суда №33-7266 от 06.03.2012).

После того, как ставка освободилась, её можно убирать из штатного расписания. Делается это в следующем порядке:

• Руководитель организации даёт указание внести изменения в документы.
• Кадровая служба или другие уполномоченные специалисты готовят новое штатное расписание или приложение к действующему.
• Подготовленный проект утверждается письменным распоряжением руководителя (как утвердить ШР на год?).