Реестр почтовых отправлений. Бланк 2024 года для заполнения самому и образец

Предустановленной и обязательной для использования формы реестра почтовых отправлений не существует.

Приказом № 114-п Федерального государственного унитарного предприятия «Почта России» от 17.05.2012 года была утверждена вполне функциональная форма № 103 реестра почтовых отправлений. Однако наличие данной формы не препятствует разработке собственного варианта реестра.

Так, к примеру, Приказом МЧС РФ от 1.12. 2008 года был введен в действие ведомственный бланк реестра почтовых отправлений формы № 9. Наиболее приемлемой формой следует все же считать вариант, разработанный Почтой России.

Структура формы № 103 предполагает последовательное внесение в таблицу реестра:

• списка максимум 35 почтовых отправлений одного вида, подлежащих единовременной отправке;
• списка максимум 50 почтовых переводов, подлежащих единовременной отправке;
• списка максимум 10 тяжеловесных или крупногабаритных посылок в один адрес, подлежащих единовременной отправке.

В титульной части бланка указываются:

1. регистрационный номер реестра;
2. дата передачи реестра и отправлений по нему в почтовое отделение;
3. вид почтовых отправлений (заказное письмо с/без уведомлением о вручении, посылка, бандероль);
4. наименование и индекс места приема, то есть почтового отделения, в котором будет произведена отправка;
5. общее количество почтовых отправлений;
6. количество листов и количество страниц реестра.

Два экземпляра реестра вместе с отправляемой корреспонденцией сдается в почтовое отделение. Работник почты выписывает квитанцию, в которой должны быть указаны:

• регистрационный номер реестра;
• дата получения реестра и почтовых отправлений почтой;
• количество отправлений в соответствии с нумерацией реестра;
• общая сумма оплаты.

На квитанции проставляется календарный штемпель почтового отправления. Оригинал квитанции с оттиском штемпеля и второй экземпляр реестра передается отправителю.

Как правильно отправлять РПО

Прием РПО осуществляется по форме 103. Официальный бланк утвержден ФГУП «Почты России», Приказ № 98-п 07 марта 2019 года .

Список можно создать в личном кабинете на сайте почты России или в любой программе, которая установлена на ПК компании, а также поддерживает функцию создания таблиц и реализацию механизма изменения шаблона под нужды пользователя. Формат произвольный, главное, соблюдать последовательность пунктов и включить все необходимые элементы.

Так же есть сервисы, которые помогут заполнить форму 103 онлайн и распечатать.

Основную часть документа, необходимого для отправки партионных почтовых отправлений в пластиковых пакетах, коробках или другой разрешенной упаковке, занимает список отправляемой корреспонденции или посылок, входящих в одну партию.

Уже в отделении почты перечень подается оператору, а после подачи отправитель получает 1 общую квитанцию и второй экземпляр заполненного бланка, на оборотной или титульной стороне которых ставится оттиск штемпеля с датой приема и отправки.

В чеке указываются:

• Регистрационный номер списка;
• Дата приема;
• Количество отправлений;
• Стоимость пересылки в различные регионы РФ;
• Общая сумма с учетом НДС;
• Дополнительные услуги;
• Другие важные сведения. Например, «особое назначение» ценного или хрупкого груза.

Форма используется различными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

Когда нужно оформлять бланк Ф 103

В категорию партий отправлений входят письма, почтовые карточки, бандероли, стандартные и нестандартные посылки количеством от 5 штук и более. При этом отправка возможна, как одному, так и разным адресатам. Доставка осуществляется водителем-курьером, доступны услуги EMS обычное или оптимальное, «Бизнес курьер», «EMS Тендер» и «Бизнес курьер экспресс».

Ограничения по количеству отправлений

Существуют ограничения по максимально допустимому количеству РПО. В один реестр партионной почты можно включать не более:

• 35 отправлений одного вида;
• 50 почтовых переводов;
• 10 посылок, массой и размерами превышающих средние допустимые значения.

Отправитель формирует список, объединив отправления в группы, исходя из вида РПО и адреса доставки. Одновременно можно создавать и сдавать на почту неограниченное количество реестров. Исключение составляют контейнеры и негабаритные бандероли.

Правила заполнения Ф 103

Сформировать один список намного проще, чем оформлять много однотипных документов. Отправитель формирует реестр в модуле «Предпочтовая подготовка» в ППП (доступ возможен только для корпоративных клиентов через FTP-сервер), в личном кабинете или в собственном ПО, установленном на компьютере. После заполнения бланк нужно распечатать в 2 экземплярах.

Бланк содержит минимум граф и прост для заполнения.

В пустые графы необходимо внести следующую информацию:

• Номер списка;
• Дата передачи в почтовое отделение;
• Данные о месте приема (наименование, индекс отделения почты);
• Количество позиций;
• Вид и категория отправлений (письма, в т.ч. заказные, с уведомлением или без, бандероли, посылки);
• Количество страниц и листов реестра.

Работник почты присваивает списку регистрационный номер и прописывает дату оформления документа. Также оператор указывает отправителя и место доставки (почтовое отделение, лично в руки адресата).

В таблице отображаются сведения о каждом отправлении:

• Порядковый номер;
• Данные адресата;
• ШПИ (штриховой идентификатор внутреннего регистрируемого РПО);
• Вес в килограммах;
• Объявленная ценность;
• Сумма наложенного платежа;
• Стоимость почтовых услуг по отправке, пересылке и курьерской доставке с учетом НДС;
• Примечания и дополнительные опции.

Если определенные услуги не входят в заказ, то заполнять строку не нужно.

В нижней части бланка прописываются сведения об отправителе – ФИО гражданина РФ или уполномоченного организацией сотрудника с указанием должности, ставится личная подпись и печать.

Компания «ТОП Экспресс» предоставляет курьерские услуги для юридических лиц, осуществляет доставку корреспонденции по всей России и за рубеж в течении от 1 до нескольких дней. Специалисты помогут оформить всю сопроводительную документацию, включая оформление реестра по форме 103. Если вы не хотите тратить время на заполнение сопроводительных документов — обращайтесь к нам!

Когда заполнять

Данная форма используется при большом количестве отправлений. Т.е. нельзя ее применять, если нужно отправить два-три письма. Минимальное количество отправлений, которые фиксируются в этой форме, составляет 5 шт. Отправляться они могут как на один, так и на несколько адресов.

Но при партионном отправлении имеются некоторые ограничения. Как уже сказано, отправлений должно быть не менее 5 шт. Имеются и максимальные ограничения – в одном списке указывается не более 35 шт. отправлений, которые можно отнести к одному виду.

Если речь идет о денежных переводах, то максимальное количество отправлений разрешено увеличить до 50 шт. Что касается особо крупных и тяжелых посылок, которые формируются в одну группу, и отправляются на один адрес, их количество не должно превышать 10 шт.

Если данные ограничения не позволяют отослать все необходимое, разрешается использовать сразу несколько списков. Оформить можно столько бланков 103, сколько необходимо. Количество списков, сдаваемых одновременно, неограниченно.

Инструкция по заполнению формы 103

Удобство и практичность данного списка подтвердились уже давно. Ведь намного проще составить один список, чем оформлять множество бумаг одного типа. Причем нет никаких ограничений по количеству сдаваемых бланков.

Главное, на что нужно обратить внимание – правильное заполнение данного документа. Вообще, бланк является достаточно простым и понятным. Отправителю нужно лишь правильно и разборчиво ввести все необходимые сведения.

Какую информацию содержит

Почтовым отделением списку присваивается определенный номер, который обязательно проставляется в соответствующей строке. Также в верхней части документа указывается дата его оформления. Ниже прописываются сведения о том, к какой категории относятся регистрируемые отправления.

Указывается отправитель и место, где отправления должны принять. Отмечается общее количество листов, на которых составлен данный список.

Ниже в бланке имеется таблица, в которой отображается подробная информация о каждом отправлении:

• указывается порядковый номер;
• информация об адресате;
• ШПИ;
• вес отправления в килограммах;
• объявленная стоимость посылки;
• размер наложенного платежа;
• сумма, которая оплачивается почте за пересылку;
• стоимость отправки с учетом НДС;
• дополнительные пометки и примечания.

Под таблицей присутствуют строки, предназначенные для подведения итогов. Так, здесь указывается общее количество отправлений, общая сумма за пересылку, общая объявленная стоимость. Все строки заполняются соответствующей информацией после проведения несложных подсчетов.

Кроме пересылки, на почте можно заказать какие-либо дополнительные услуги, например, доставку отправлений по конкретному адресу, оформить заказное письмо с уведомлением по получении, и др. Здесь нужно не просто указать дополнительную услугу, но и прописать ее стоимость, в том числе с учетом НДС. Если данные услуги не заказываются, эта строка остается незаполненной.

На завершающем этапе ответственные лица должны подтвердить все сведения, указанные выше. В нижней части указываются сведения об отправителе. Если это частное лицо, прописывается его ФИО, проставляется автограф.

Если это сотрудник какой-то организации, дополнительно нужно указать его должность, ставится фирменная печать. Аналогичная информация должна быть прописана и о стороне, которая приняла данный список. Ответственный сотрудник почтового отделения указывает свою должность, ФИО, подпись, печать.

Образец заполнения списа для отправки партионных почтовых отправлений

Образец заполнения списка для отправки партионных почтовых отправлений может выглядеть следующим образом:

1. Номер списка: [введите номер списка]
2. Дата заполнения: [введите дату заполнения списка]
3. Отправитель:

• Ф.И.О. отправителя
• Адрес отправителя
• Контактный телефон отправителя

1. Получатель:

• Ф.И.О. получателя
• Адрес получателя
• Контактный телефон получателя

1. Список посылок:

• Номер посылки
• Описание содержимого посылки
• Вес посылки
• Стоимость содержимого посылки

1. Общая информация:

• Количество посылок
• Общий вес посылок
• Общая стоимость содержимого посылок

1. Подписи:

• Подпись отправителя и дата
• Подпись получателя и дата

Обратите внимание, что список для отправки партионных почтовых отправлений может иметь отличия в зависимости от конкретных требований почтового оператора. Поэтому, если у вас есть какие-либо вопросы по заполнению этого документа, рекомендуется обратиться к почтовому оператору для получения дополнительной информации.