Заявление на оплату проезда, образец и пример составления

В каких случаях работника вправе подать заявление на оплату проезда

Работник, как наименее защищенная сторона в трудовых отношениях, имеет ряд гарантий. Среди них – возможность компенсировать понесенные расходы на оплату проезда или получить аванс на указанную цель.

Прежде всего, при приеме на работу ознакомьтесь с локальными правовыми актами организации – Правилами внутреннего распорядка, Положения об оплате труда. Возможно, коллективным договором или иными документами в организации приняты нормы об оплате работодателем проезда, например, к месту отпуска, по другим основаниям. Обычно такие документы содержат и утвержденный бланк заявления, требования к представляемым документам.

Когда такого акта нет, действуют общие нормы Трудового кодекса РФ. Право на оплату проезда к месту отдыха и обратно, провоз багажа в соответствии со ст. 325 кодекса имеют:

• работники организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях: один раз в два года за счет средств работодателя в очередной отпуск. Расчет компенсации происходит по определенным правилам, а не по фактическим расходам, в пределах территории России.
• сотрудники органов внутренних дел, силовых структур и другие работники государственных органов и внебюджетных фондов и учреждений РФ – в соответствии со специальными нормами и в пределах РФ.

В соответствии со ст. 348.6 ТК РФ спортсмены и тренеры имеют право на компенсацию расходов по проезду к месту расположения спортивной сборной команды Российской Федерации и обратно, и связанные с участием в спортивных мероприятиях в составе такой команды.

На основании ст. 173, 173.1 и 174 ТК РФ студентам учебных заведений, имеющих аккредитацию, успешно осваивающим получение образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной форме один раз в год оплата проезда к месту учебы и обратно происходит за счет средств работодателя при предъявлении работником соответствующего заявления. Если работник получает среднее профессиональное образование, работодатель компенсирует ему 50 % стоимости проезда к месту учебы и обратно при заочной форме обучения.

Специальными законами установлено право на оплату проезда работников, которые относятся к категории инвалидов в рамках пользования пенсией по инвалидности. Но в таких случаях обращаться необходимо не к работодателю, а в органы соцзащиты по месту жительства.

Составление заявления

Заявление составляется работником уже после возвращения из поездки. Следует заранее озаботиться подтверждением расходов: наличием чеков, квитанций, билетов, справок о прохождении обучения, справок-вызовов и так далее.

Форма заявления на компенсацию расходов законом не установлена, но, как правило, в организации имеются утвержденные на местном уровне бланки, которые работнику предложат заполнить.

Заявление можно написать и самостоятельно. На нашем сайте имеется шаблон, который вы можете индивидуализировать с учетом конкретных обстоятельств.

В заявлении на оплату проезда должны быть следующие элементы:

1. «шапка», которая включает в себя ФИО и должность руководителя, на имя которого составлено заявление, название организации, а также ФИО, должность и структурное подразделение работника, желающего получить компенсацию;
2. под «шапкой» по центру располагается название документа: «Заявление на оплату проезда»;
3. далее со слова «прошу» излагается суть заявления. Следует указать место отправления и прибытия (туда-обратно), размер компенсации, основание для оплаты (статью ТК РФ или пункт Правил внутреннего трудового распорядка или иного документа);
4. под текстом заявления ставятся дата и подпись (с расшифровкой) автора заявления.

После рассмотрения заявления руководитель проставляет на нем свою резолюцию. На основании резолюции бухгалтерия перечисляет оплату на банковскую карту работника или выдает наличными. Если компенсация не произведена (в ней отказано), работник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру.

Что вы узнаете

Кому оплачивается проезд к месту отпуска и обратно

Законодательная база

— про право северных работников на компенсацию проезда в отпуск и обратно. — список районов Крайнего Севера и местностей, которые к ним приравнены. — порядок компенсации проезда госработникам, на который могут ориентироваться коммерческие организации.

На кого распространяется льгота

Право на компенсацию проезда в отпуск и обратно возникает, если сотрудник работает и проживает на территории Крайнего Севера или в местности, которая приравнена к такому району. При этом сам работодатель расположен в такой местности. Этот нюанс актуален для компаний, у которых есть дистанционные сотрудники, которые живут и работают на Севере.

Предоставлять им компенсацию или нет — решение работодателя.

Вахтовикам, которые бывают на северных территориях наездами, компенсация расходов проезда в отпуск не положена.

Будьте внимательны: не всегда весь субъект РФ полностью признается территорией Крайнего Севера или приравненной к ней. Такой статус могут иметь лишь отдельные районы региона. При этом есть субъекты РФ, которые значатся в двух списках: и в перечне «Районы Крайнего Севера», и в перечне «Местности, приравненные к районам Крайнего Севера».

В каждом перечне — свой список районов/округов. То есть какие-то районы одного субъекта РФ относятся к Крайнему Северу, а другие — приравнены к нему. Поэтому нужно смотреть оба списка, чтобы понять возможности конкретного региона.

Например, это относится к Республикам Карелия, Коми, Тыва, к Красноярскому и Хабаровскому краям, Архангельской, Иркутской и Сахалинской областям.

Обзор субъектов РФ, для которых актуальна выплата «северной» компенсации для проезда в отпуск

• Все острова Северного Ледовитого океана и его морей, а также острова Берингова и Охотского морей
• Республика Саха (Якутия)
• Камчатский край

• Ненецкий
• Чукотский
• Ямало-Ненецкий

• Ханты-Мансийский автономный округ — Югра

• Красноярский
• Хабаровский
• Забайкальский
• Пермский
• Приморский

Кто обязан компенсировать проезд

Компенсацию работникам Севера за проезд в отпуск должны платить работодатели:

• коммерческие фирмы,
• госучреждения.

В чем разница для госучреждений и коммерческих организаций

Для коммерческих организаций не разработано отдельных законодательных актов, которые бы регламентировали порядок «северной» компенсации.

Минтруд считает, что такие организации могут руководствоваться правилами, которые установлены для государственных организаций. Для этого необходимо разработать локальный нормативный акт, например, Положение об отпусках. Либо прописать порядок в коллективном или трудовом договоре.

Работодатель не вправе устанавливать положения, которые:

• Влекут полный отказ от возмещения дорожных расходов.
• Предусматривают компенсацию в сниженном размере.
• Вводят выплаты реже, чем раз в 2 года.
• Предусматривают компенсацию проезда только по территории района Крайнего Севера.

Обязанность компенсировать стоимость проезда для неработающих членов семьи работника (мужа, жены, маленького ребенка) установлена Трудовым кодексом РФ только для работодателей — федеральных государственных органов и учреждений, государственных внебюджетных фондов РФ.

Когда предоставляется компенсация

Получить компенсацию расходов работник может тогда, когда получает право на оплачиваемый отпуск. Это происходит в первый год работы в организации. Периодичность выплаты — раз в 2 года. То есть затем проезд возмещают на 3, 5 году работы и т.д.

Какие условия должны быть соблюдены

Коммерческая организация самостоятельно определяет условия выплаты. Можно ориентироваться на правила для бюджетников:

• Компенсацию выплачивают на основании документов, которые подтверждают выезд гражданина за пределы региона.
• 30 кг — норма возмещения для провоза багажа.

На какой вид транспорта распространяется компенсация

Коммерческие организации вправе самостоятельно определить вид транспорта для компенсации. Можно ориентироваться на правила для бюджетников: госработник вправе воспользоваться любыми видами транспорта (за исключением такси), в том числе личным.

Например, в поезде сотрудник может ехать в купейном вагоне. В самолете — лететь эконом-классом. Если категория проезда выше, например, бизнес-класс в самолете, сотрудник берет справку у перевозчика о стоимости проезда эконом-классом.

Как оформить компенсацию сотруднику

Коммерческие организации самостоятельно устанавливают порядок «северной» выплаты. Для государственных организаций правила выплаты определены на федеральном уровне. Можно ориентироваться на них. Далее мы привели регламент, который прописан для бюджетников. Коммерческая фирма может предусмотреть свои сроки.

Какие документы нужны и в какой срок

За 2 недели до начала отпуска работник обязан предоставить письменное заявление в произвольной форме.

Если не хотите сами готовить шаблоны документов или искать подходящие в интернете, можно подключить СБИС КЭДО. С таким сервисом у вас всегда будут актуальные шаблоны документов для оформления отпусков. Сервис СБИС КЭДО могут использовать как коммерческие, так и государственные организации.

За 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск нужно выплатить компенсацию. Сумма компенсации определяется исходя из примерной стоимости проезда, которую работник указал в заявлении.

В течение 3 рабочих дней с даты выхода отпускника на работу бухгалтер делает окончательный расчет суммы. Для этого сотрудник обязан представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются проездные и перевозочные документы в подлинниках:

• билеты;
• багажные квитанции;
• другие транспортные документы;
• справки транспортных организаций;
• чеки автозаправочных станций;
• иные документы, которые подтверждают фактические расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Работодатель может предусмотреть перечень необходимых документов в коллективном договоре или в локальном нормативном акте. В документах должна быть информация о пассажире, багаже, итоговой стоимости перевозки. Документы могут быть в бумажном или электронном виде.

Какими документами работнику подтвердить проезд

Оформлять отпуска в СБИС КЭДО

Как компенсировать проезд к отпуску за пределами РФ

Работодатель должен компенсировать работнику проезд только в пределах России. Если сотрудник уехал в другую страну, есть тонкости.