При расчете отпускных работодатель, будучи налоговым агентом, обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет с данного дохода работника. Поскольку расчет отпускных выплат производится за 3 дня до ухода сотрудника в отпуск, то исчисление суммы НДФЛ и ее удержание происходит в этот же момент – в момент фактической выплаты отпускных работнику.
Расчет суммы НДФЛ, подлежащей удержанию, осуществляется на основе действующих налоговых ставок. Так, ст. 224 НК РФ предусмотрены следующие налоговые ставки НДФЛ для отпускных:
- В размере 13% с суммы полученного работником дохода (в данном случае отпускных выплат), если сотрудник является российским резидентом, т.е. проживает и получает доход на территории РФ не менее 183 календарных дней непрерывно в течение 12 месяцев;
- В размере 30 % в отношении доходов (в том числе отпускных), получаемых физическими лицами, не являющимися налоговыми резидентами РФ.
Непосредственный расчет НДФЛ производится по формуле:
СН = СО × НС
Где СН – сумма налога, СО – сумма отпускных, НС – налоговая ставка НДФЛ.
Исчисление и удержание НДФЛ необходимо осуществить на дату фактического получения дохода работником (согласно пп. 3 и 4 ст. 226 НК РФ).
Пример.
Сотрудник Новикова Н.В. уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск на период с 1 сентября 2017 г. по 14 сентября 2017 г. Новикова Н.В. является резидентом РФ. Стандартных налоговых вычетов не имеет. Ее среднедневной заработок (СДЗ) за расчетный период с 01.09.2016 г. по 31.08.2017 г. составил 1 938,00 руб.
Соответственно, сумма отпускных составит:
1 938,00 руб. × 14 дн. = 27 132,00 руб.
Крайний срок выплаты отпускных приходится на 29 августа 2017 г. В этот день должен быть удержан и НДФЛ. Сумма подоходного налога составит: СН = 27 132,00 руб. × 13% = 3 527,00 руб. В итоге 29 августа сотрудник должна получить чистый доход за вычетом НДФЛ в сумме 23 605,00 руб.
После того, как рассчитаны и выплачены отпускные работнику и удержан с них НДФЛ, необходимо данный налог перечислить в бюджет. В п. 6 ст.
226 НК РФ отмечен срок уплаты НДФЛ с отпускных: крайним днем перечисления НДФЛ в бюджет с дохода в виде оплаты отпусков является последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если последнее число месяца выпадает на выходной день, то перечисление налога должно произведено в ближайший рабочий день после выходного.
То есть в случае приведенного выше примера оплата отпуска Новиковой Н.В. приходится на 29 августа 2017 г., следовательно, последним днем уплаты НДФЛ выступает 31 августа (рабочий день).
Оплата НДФЛ (в том числе и с отпускных) производится в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе (для организаций) или по месту его жительства (для индивидуальных предпринимателей). Однако в п. 7 ст. 226 НК РФ указаны отдельные случаи перечисления НДФЛ в бюджет.
Так, если организация имеет обособленное подразделение, то сумма налога подлежит уплате в бюджет как по месту учета организации в налоговом органе, так и по месту нахождения ее обособленного подразделения. Если же индивидуальный предприниматель, выступающий в качестве налогового агента, применяет ЕНВД или патентную систему налогообложения, то уплата налога осуществляется в бюджет по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.
НДФЛ при переходящем отпуске
Отдельно требуется отметить ситуацию с расчетом и перечислением отпускных и НДФЛ при переходящем отпуске. Здесь имеется в виду тот случай, когда оплата отпуска производится в одном календарном месяце, а фактический период нахождения работника в отпуске приходится на другой календарный месяц.
Данная ситуация как раз описана в примере с сотрудником Новиковой Н.В., где оплата отпуска в соответствии с нормами законодательства была осуществлена 29 августа 2017 г. (за 3 календарных дня), а период отпуска начинался с 1 сентября 2017 г. Перед бухгалтером встает вопрос о достоверности исчисления отпускных и суммы НДФЛ, поскольку в среднедневной заработок за расчетный период не вошла заработная плата за полный август-месяц.
Ведь согласно п. 4 Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ред. от 10.12.2016) «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», средний дневной заработок работника для оплаты отпусков или их компенсации должен исчисляться за последние 12 календарных месяцев.
То есть все предыдущие 12 календарных месяцев должны войти в расчетный период.
В подобной ситуации необходимо делать перерасчет отпуска на момент, когда заработная плата за август уже будет начислена и, соответственно, будет полная база для расчета отпускных и НДФЛ. Перерасчет отпуска в данном случае необходим постольку, поскольку расчет среднедневного заработка будет иметь неточности в вычислениях. В соответствии с ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утв.
приказом Минфина РФ от 28 июня 2010 г. № 63н) данная неточность в расчете отпускных на момент получения бухгалтером новой (дополнительной) информации должна быть исправлена текущим периодом.
Пример.
2 сентября 2017 г. сотруднику Новиковой Н.В. была начислена и выплачена заработная плата за август.
На следующий день, с учетом уже известной заработной платы за последний месяц расчетного периода, бухгалтер производит перерасчет отпуска – в результате меняется сумма среднедневного заработка, теперь она составляет не первоначальные 1 938,00 руб., а 1 980,00 руб.
Таким образом, сумма перерассчитанного отпуска равна:
СО пер. = 1 980,00 руб. × 14 дн. = 27 720,00 руб.
Далее нужно определить разницу между суммой первоначально начисленного отпуска и после его перерасчета:
Разн. = 27 720,00 руб. – 27 132,00 руб. = 588,00 руб.
Из этой суммы рассчитываем сумму НДФЛ, подлежащую доплате в бюджет:
СН допл. = 588,00 × 13% = 76,00 руб.
То есть после произведенного перерасчета отпуска 76,00 руб. налога необходимо доплатить в бюджет, а 512,00 руб. – выплатить сотруднику.
Поскольку перерасчет отпускных бухгалтером осуществляется в сентябре, то и последний день доплаты НДФЛ приходится на 30 сентября 2017 г. (это выходной день, следовательно, оплата переносится на 2 октября 2017 г.).
В случаях, если НДФЛ с отпускных (и иных выплат) не удерживается работодателем и не перечисляется в бюджет, то налоговому агенту, коим выступает работодатель, грозит штраф в размере 20% от суммы не перечисленного налога.
Что изменилось
Основные изменения в учете НДФЛ с отпускных и больничных с 2025 года:
- Изменился срок уплаты НДФЛ. Независимо от вида дохода удержанный налог необходимо перечислять бюджет ежемесячно не позднее 28 числа. Для декабря предусмотрено два срока уплаты: 28 декабря и последний рабочий день года.
- Появилась необходимость ежемесячно не позднее 25 числа представлять в ИФНС уведомление об удержанном НДФЛ.
Порядок определения даты получения доходов для отпускных и больничных не изменился. Подробное сравнение приведено в таблице.
Дата получения дохода
Дата фактической выплаты
Дата фактической выплаты
Последнее число месяца, в котором выплачены отпускные и больничные
Единый срок уплаты НДФЛ для всех доходов, зависит от даты выплаты:
- С 1 по 22 января – 28 января
- Для месяцев кроме января с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего месяца – 28 число текущего месяца
- С 23 по 31 декабря – последний рабочий день года
Необходимость подачи уведомления
- Не позднее 25 числа месяца, в котором необходимо уплатить НДФЛ
- Для декабря – дополнительное уведомление в последний рабочий день года
Для заполнения уведомления в ЗУП 3.1 появился новый документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете ( Зарплата – Бухучет – Отражение удержанного НДФЛ в бухучете ). Он передается при синхронизации в бухгалтерскую программу, где создаем Уведомление об исчисленных суммах налогов – Передача данных об удержанном НДФЛ в 1С:Бухгалтерию (ЗУП 3.1.23.20). В ЗУП 3.1 заполнение уведомлений не реализовано.
Разберем новшества на примерах выплаты отпускных до 22 числа и пособия после 23 числа.
Выплата отпускных в январе до 22 числа
Сотруднице Орловой Е.Н. 12 января начислены и выплачены отпускные.
Это первая выплата сотруднице в январе. Зарплата за декабрь 2022 была начислена и выплачена в декабре.
Орлова Е.Н. имеет право на стандартный налоговый вычет в размере 1 400 руб. Рассмотрим, как будет предоставлен вычет за январь и как подготовить уведомление об удержанном НДФЛ.
Датой получения дохода по отпускным и больничным является дата их фактической выплаты – 12 января. Поскольку до 12 января других выплат еще не производилось, выплата отпуска — это первый доход сотрудницы за месяц. Стандартный вычет за январь еще не «потрачен», поэтому он будет предоставлен при расчете Отпуска .
Если вычет за январь был предоставлен ранее, при расчете январского Отпуска такой вычет повторно не применится.
Например, 31 декабря прошлого года была начислена зарплата за декабрь с планируемой датой выплаты 10 января. В Начислении зарплаты и взносов дата получения дохода целей для учета НДФЛ – это дата планируемой выплаты. Месяцем получения дохода в данном случае – январь 2025.
Поэтому налоговый вычет за январь будет применен в документе Начисление зарплаты и взносов за декабрь.
Второй раз при расчете отпускных в январе вычет предоставляться не будет.
Дата удержания налога с отпускных Орловой Е.Н. определяется датой Ведомости — 12 января. Эта дата попадает в отрезок времени с 1 по 22 число.
Срок подачи уведомления для налога, удержанного с 1 по 22 января – в январе, до 25 числа. Подготовительным документом для заполнения уведомления является Отражение удержанного НДФЛ в бухучете . Он заполняется аналогично уведомлению.
Например, в январский документ попадают суммы НДФЛ, удержанные с 1 по 22 января. Т.к. налог с отпускных удержан в этот период, он попадет в Отражение удержанного НДФЛ в бухучете за январь.
Проверить заполнение Отражения удержанного НДФЛ в бухучете можно отчетом Удержанный НДФЛ ( Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ). Для проверки январского документа укажем период формирования отчета с 1 по 22 января.
Выплата пособия по больничному в январе после 23 числа
Сотруднице Симутиной Е.Ф. Больничный лист выплачен 27 января.
Определим, как будет зарегистрирован НДФЛ с больничного в документе Отражение удержанного НДФЛ в бухучете .
Дата удержания налога (27.01.23) приходится на период с 23 января по 22 февраля.
За период с 23 января по 22 февраля требуется предоставить уведомление об удержанном налоге в срок не позднее 25 февраля. Последний день уплаты удержанного НДФЛ с больничного – 28 февраля. Поэтому сумма НДФЛ по больничному попадёт в документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете за февраль месяц.
Проверим заполнение Отражения удержанного НДФЛ в бухучете отчетом Удержанный НДФЛ . Для проверки документа за февраль укажем период формирования отчета с 23 января по 22 февраля.
Если дата выплаты по ведомости отличается от планируемой даты выплаты
Если планируемая дата выплаты в документе начисления и дата выплаты по Ведомости отличаются, для определения срока уплаты НДФЛ используется дата фактической выплаты по Ведомости . Документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете также заполняется по данным Ведомости .
Разберем на примере.
Сотруднику Базину А.В. планировалось выплатить отпускные 20 января.
Фактически выплата произведена 23 января.
Проверим, как будет учтена сумма удержанного налога с отпускных в документе Отражение удержанного НДФЛ в бухучете .
Факт удержания налога с больничных и отпускных в учете НДФЛ определяется Ведомостью . Сумма налога будет отражена в документе Отражение удержанного НДФЛ в бухучете по дате Ведомости – 23 января. Суммы НДФЛ, удержанного в период с 23 января по 22 февраля, необходимо перечислить в бюджет не позднее 28 февраля.
Подать уведомление по таким суммам требуется до 25 февраля. Поэтому НДФЛ с отпускных попадет в февральский документ Отражение удержанного НДФЛ в бухучете .
Дата удержания налога хранится в регистре накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ в поле Период .
Данные в отчете Удержанный НДФЛ также попадают в отчет по датам удержания налога из Ведомости . Планируемая дата выплаты в документах начисления на заполнение отчета Удержанный НДФЛ не влияет. Налог, удержанный с отпускных Базина А.В., будет включен в отчет за период с 23.01.2023 по 22.02.2022.