Сопроводительное письмо к документам — образец 2024

В HR-сфере сопроводительным письмом называют записку, выступающую вступлением к резюме. Оно рассказывает о ценности кандидата и пользе, которую он принесёт на рабочем месте.

Письмо выступает предметом мотивации – оно рассказывает HR-специалисту, почему нужно посмотреть именно это резюме, и обратить внимание именно на этого специалиста. При этом обязательным к составлению оно не является.

Сопроводительное письмо, рассказывающее о пользе кандидата на данном рабочем месте, требуется в следующих случаях:

• У соискателя нет какого-либо опыта работы – он только что окончил учебное заведение, у него много идей, много желания работать, но отсутствие опыта только мешает. В этом случае письмо выступит весомым дополнением к резюме, рассказывая о кандидате.
• На одно вакантное место претендуют сразу несколько специалистов – сопроводительное письмо расскажет, почему нужно выбрать именно этого кандидата, а не какого-то другого.
• Так того требует работодатель – иногда в описании вакансии написано, что резюме принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Задача сопроводительного письма заключается в привлечении внимания потенциального работодателя к кандидату. Оно рассказывает:

• О преимуществах кандидата на конкретной вакансии и в конкретной организации.
• О пользе, которую принесёт кандидат на рабочем месте.
• О заинтересованности кандидата в данной вакансии.

Даже если человек создал одно резюме сразу для нескольких организаций, то сопроводительное письмо делается более личным, все сведения в нём применяются к одному рабочему месту.

Структура сопроводительного письма

В отличие от резюме, структура сопроводительного письма менее сложная и менее громоздкая. Она включает всего три части:

• Приветствие (или вводная часть) – необходимо поприветствовать потенциального работодателя или специалиста, ответственного за набор и приём новых сотрудников. Одновременно с этим данный раздел включает приветствие.
• Основное содержимое – кратко расскажите о себе, расскажите о привлекательности найденной вакансии, дайте информацию о своей незаменимости на данном рабочем месте, расскажите о своих сильных качествах.
• Прощание (заключение) – попрощайтесь в произвольной форме, укажите контактные данные для связи.

Длина приветствия и заключительной части составляет по 1-3 предложения, длина основного содержимого – не более двух абзацев. Возможно сокращение всего сопроводительного письма до одного абзаца из нескольких предложений.

Какие есть требования к тексту?

Представим требования к тексту сопроводительного письма в виде списка:

• Сжатость – не нужно создавать целое сочинение, пишите коротко и по делу.
• Деловой стиль – помните, что это не письмо родственникам.
• Отсутствие шаблонных выражений и фраз – уберите их отсюда, подключив фантазию.

В приветственной части не должно быть подробного жизнеописания, что касается и основной части – в последней необходимо рассказать о привлекательности рабочего места лично для вас и поведать о своих достижениях, которые могут быть применены на новом месте. Не менее коротким должно быть и прощание.

Готовые примеры сопроводительных писем

Ниже вы найдёте несколько примеров уже готовых сопроводительных писем. Не копируйте их полностью – включите фантазию и напишите своё письмо, рассказывающее о вас как о незаменимом специалисте на данной вакансии.

Короткие варианты

Здравствуйте, Анатолий! Меня зовут Артемьев Василий и я претендую на должность веб-программиста. В моём портфолио 19 успешных проектов федерального уровня, показавших быстрое выполнение кода и отсутствие ошибок при высоких нагрузках. Позвоните по контактному телефону +7-XXX-XXX-XX-XX, чтобы я смог продемонстрировать свои умения на собеседовании.

С Уважением, Василий.

Руководителю отдела оптовых продаж Лазовскому Сергею. Здравствуйте, нашёл на сайте вакансию и посылаю вам своё резюме. Обладаю большим опытом работы по запуску региональных оптовых складов и опытом в поиске эффективных площадок сбыта сельскохозяйственной продукции.

Внедрю свои наработки в вашем отделе для роста уровня продаж. С наилучшими пожеланиями, Антон. Мой телефон +7-XXX-XXX-XX-XX.

Добрый день, Евгений Викторович. Нашёл на региональном портале вакансию торгового представителя. Я полон решимости поработать в столь крупной торговой компании, как ваша, чтобы реализовать свой потенциал. Вместе мы поднимем продажи до более высокого уровня и расширим рынок сбыта. С Уважением, Константин. Позвоните мне по телефону +7-XXX-XXX-XX-XX.

Здравствуйте! Мечтаю поработать менеджером по рекламе в крупной компании, и увидел вашу вакансию на официальном сайте. Работала на региональном телеканале и в издательском агентстве, обеспечивая быстрый поиск рекламодателей с высоким средним чеком за услуги рекламы. Надеюсь на сотрудничество, Волосова Мария, мой телефон +7-XXX-XXX-XX-XX.

Генеральному директору «ООО «Ромашка» Игнатьеву М. О. Через две недели завершается моё обучение по профессии «Программист 1С».

Несмотря на отсутствие опыта, при прохождении практики я зарекомендовал себя как специалиста, способного разобраться с любой проблемой, связанной с работой 1С. Имеются базовые знания бизнес-процессов на торговых предприятиях. С Уважением, Максим.

Мой телефон +7-XXX-XXX-XX-XX.

Расширенные варианты

Добрый день, Оксана Анатольевна. Меня зовут Анисимова Наталья, переехала в N-ск и увидела вакансию главного бухгалтера на вашем предприятии. Обладаю большим опытом работы с 1С-Бухгалтерия, работала в крупной региональной компании «XXX», надеюсь на взаимовыгодное сотрудничество в вашей компании.

Опыт работы главным бухгалтером составляет три года, разберусь в вашей бухгалтерии за неделю, после чего справлюсь с любыми должностными задачами. Имеются обширные знания в области налогового законодательства. Из личных плюсов – готова к сверхурочной работе.

Жду вашего положительного решения по телефону +7-XXX-XXX-XX-XX.

Здравствуйте, Елена! Меня заинтересовала ваша вакансия, так как работа в районной газете не позволяет реализовать весь мой потенциал – мечтаю поработать в более крупном издании. Обладаю профильным журналистским образованием, с лёгкостью налаживаю контакты с государственными органами, добываю любую информацию.

Обеспечу ваше печатное издание необходимым количеством инфоповодов, добуду сведения, недоступные другим журналистам. Имеется большое количество собственных деловых контактов по всему региону.

Жду отклика по телефону +7-XXX-XXX-XX-XX. С Уважением, Ангелина.

Директору интернет-агентства «Веб-Дизайнеры», Добронравову Максиму. Меня зовут Иван, за моей спиной шесть лет работы дизайнером на фрилансе. Располагаю большим портфолио на топовых фрилансерских ресурсах и форумах. Также работал в крупных краевых компаниях, занимающихся созданием сайтов.

Ознакомившись с моим портфолио, вы увидите все мои возможности. Готов продемонстрировать самые лучшие работы, удостоенные интернет-премий, на собеседовании.

Сопроводительное письмо к договору, образец

Общество с ограниченной ответственностью «Стандарт»
115162, г. Москва, ул. Шаболовка, д.№11, офис 12
ИНН 771111122, КПП 77114115122, ОГРН 5071115541317

Исх. №12 от 12.04.2018г. Филиал 1 ООО «Стандарт»

на № от 305023, г. Курск, ул. 1-ая

О дальнейших действиях в отношении договора

Отправляем Вам для инициации процедуры подписания экземпляры Договора № 45 от 19.09.2018г. с компанией «Телестайл». Юридический департамент проверил договор на соответствие требованиям, текст согласован, можете подписывать.

После получения оригиналов, необходимо направить копию подписанного договора в юридический департамент Управляющей компании в течение 3-х дней после подписания.

1. Договор № 45 от 19.09.2018г. на 4 л. в 1 экз.
2. Приложение №1 к Договору № 45 от 19.09.2018г. на 1 л. в 2 экз.
3. Лист согласования с руководителями подразделений Управляющей компании.

Генеральный директор ООО «Стандарт» Усенко Усенко А.Ф.

Секретарь приемной
Макарова А.Д.

Пример

Требования к тексту

Основное требование к тексту сопроводительного письма – сжатость. Не нужно излишне долго представляться, восхищаться успехами компании и открытой вакансией, описывать реализованные на прежних рабочих местах проекты (об этом будет разговор на интервью или собеседовании).

Написать сопроводительное письмо – вовсе не значит написать сочинение. Напишите черновик письма, прочитайте его и сожмите, прочитайте ещё раз и сожмите снова.

Стиль текста – деловой, шаблонные фразы – не допускаются. Включите фантазию и убедите HR-специалиста или руководителя о своей незаменимости к данной вакансии.

Если нет опыта, как написать письмо?

При отсутствии опыта воспользуйтесь вышеуказанными шаблонами. Выпишите на бумагу свой опыт и достижения, кратко обрисуйте реализованные проекты в цифрах, подумайте, чем ещё вы сможете пригодиться новому работодателю, раскройте свой потенциал. Будет неплохо указать, чем именно вы займётесь в первую очередь и когда проявятся первые результаты.

Существует ли унифицированная форма?

Унифицированный формы сопроводительного письма не существует – просто придерживайтесь структуры и не старайтесь раздуть письмо на 1,5-2 печатные страницы. Оптимальный объём – от четверти до половины листа формата А4.

Внешний вид

Пишется сопроводительное письмо на отдельном листе бумаги. Текст обращения начинается словами приветствия и выдерживается в деловом стиле. Послание не является самостоятельной формой, то есть должно быть прикреплено к какому-либо пакету документов или посылке.

В сопроводительном письме четко указывается информации о том какие документы передаются, в некоторых случаях пишут о том, что именно указано в приложенных бумагах. Без подписи ответственного лица документ не имеет юридической силы.

Характерные особенности

Особенности составления сопроводительного письма:

1. Необходимо указать дату составления документа. Это позволит доказать, что все документы были пересланы вовремя, если возникнет такая необходимость.
2. При правильном написании, в сопроводительном письме указывается полный перечень пересылаемых документов. Благодаря этому не будет никакого сомнения, что конкретный документ был отправлен и просто затерялся, если его не смогут найти.

Важным аспектом работы с такой документацией является регистрация у адресата, которому посылаются бумаги с сопроводительным письмом. Если вы уверены, что при личной встрече могут возникнуть проблемы и в регистрации откажут, воспользуйтесь услугой пересылки ценных бумаг с уведомлением.

Требования к оформлению

Если документ уже сформирован юристами компании, достаточно распечатать его форму и внести данные в соответствии с существующими полями. После того, как письмо составлено, оно должно быть подписано ответственным лицом.

Желательно соблюдать деловую этику, то есть, если сопроводительное письмо отправляется руководителю и подписывать его должен руководитель. Печать не обязательно ставить на таком документе, этот момент остается на ваше усмотрение.

Порядок составления

В зависимости от типа документа, к которому прилагается сопроводительное письмо, оно существенно отличается. Так как это бумага, в некоторых случаях, имеет юридическую силу нужно быть внимательным во время ее составления.

Отличительные особенности составления сопроводительных писем:

К резюме

1. Указывается приветствие и имя человека, которому адресовано сопроводительное письмо.
2. Описывается информация о вакансии, на которую вы решили откликнуться. То есть вы пишите почему она вас заинтересовала и где вы ее увидели.
3. Кратко описываете свои достоинства и профессиональные навыки.
4. Если не указана заработная плата — укажите сколько хотите получать. Желательно в рамках от и до.
5. Сообщите читателю, что подробное резюме он сможет изучить в приложении к этому письму.
6. Пожелайте человеку всего хорошего в свободной форме и укажите свое ФИО.

Этот вариант сопроводительного письма можно писать в полностью свободной форме, четкого шаблона не существует.

Стоит придерживаться делового стиля написания писем, чтобы заинтересовать потенциального работодателя наличием образования, такта, знаний.

К документам

1. Шапка. В этом разделе указываются такие данные: кому направляется письмо, пишутся контакты, реквизиты, адрес вашей компании. Указывается цель письма — это может быть ответ, запрос, пересылка договора и др.
2. Тема. Указывается, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
3. Обращение. В уважительной форме формируется обращение к человеку, которому будут направлены бумаги.
4. Краткая информация. Пишутся мотивы, из-за которых был направлен пакет документов. Максимально кратко и емко.
5. Основная часть. Здесь подробно, но четко, указывается информация-обоснование, из-за которой было принято решение переслать бумаги.
6. Перечень вложений. Перечисляются все документы, которые будут вложены в пересылаемый пакет бумаг. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
7. Заверение документа. Ставится подпись, дата, в некоторых случаях компания ставит собственную печать.

В законодательстве нет четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут различаться. Часть из существующих пунктов можно убрать, если они кажутся лишними. Важно, чтобы при их составлении применялся сухой юридический язык, позволяющий четко и кратко прояснять важные вещи.

Подробнее о написании СП к пакету документов вы узнаете в этой статье.

• Скачать бесплатно бланк сопроводительного письма к документам в Word
• Скачать бесплатно образец сопроводительного письма к документам в Word

Примерные тексты