Выполнение бухгалтером обязанностей кассира подразумевает совмещение должностей на предприятии. Такая форма деятельности регламентируется статьями 60.2, 151 Трудового кодекса РФ. Закон гласит, что возложить дополнительную нагрузку на подчинённого можно исключительно с его письменного согласия и за соответствующую дополнительную плату.
Размер доплаты обуславливается объёмом предстоящих к выполнению работ. Все эти моменты обговариваются и прописываются в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Сопутствующие процедуры
Трудовая функция работника на предприятии – это одно из важнейших условий трудового договора. Его изменение всегда влечёт за собой необходимость согласования с двух сторон, выражающееся в подписании дополнительного соглашения. В документе будут прописаны все новые обязанности сотрудника, режим и график работы.
Необходимо учесть, что должность кассира относится к группе профессий, с представителями которой в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности. Это означает, что в случае утраты вверенных материальных ценностей (в том числе денег) придётся возместить причинённые предприятию убытки. С бухгалтером также придётся подписать такое соглашение, носящее временный характер.
Когда процедура имеет место
Необходимость возложения обязанностей кассира на бухгалтера имеет место в двух случаях: временное отсутствие сотрудника на предприятии (увольнение, болезнь, командировка и так далее) или организация только начала свою деятельность и ещё не успела найти работника на эту должность. Как правило, в самом начале пути компании в её состав входят всего два человека: директор и главбух. На первое время обязанности кассира возлагаются именно на бухгалтера.
Отметим, что сотрудник должен иметь общее представление о работе с кассовым аппаратом. В силу своей деятельности лицо на должности бухгалтера однозначно обладает достаточными навыками для замещения должности кассира.
Основание и обоснование
За любым распоряжением руководителя организации должны стоять основание и обоснование. Под первым термином понимается ссылка на законодательную базу. Речь может идти о нормативно-правовом акте (законе) или ином документе.
Под обоснованием понимают объяснение действительных причин принятия решения о возложении обязанностей на бухгалтера. В качестве основания в настоящем случае выступят статьи 60.2 и 151 Трудового кодекса. Необходимо учесть, что в случае несоблюдения этих дух аспектов приказ не будет иметь юридической силы.
Кто пишет приказ
В теории написать распоряжение может любой сотрудник предприятия, умеющий работать с распорядительной документацией. Крайне редко руководитель самостоятельно составляет приказы. Обычно эта задача доверяется секретарю, бухгалтеру или кадровику в зависимости от направления документа.
Директор должен получить на стол уже итоговый вариант официальной бумаги, проверить его и, если всё в порядке, подписать.
Форма документа
В настоящий момент органы государственной власти не предъявляют особых требований к составлению распорядительной документации предприятиями. Приказ о возложении обязанностей кассира на бухгалтера, как и многие другие официальные бумаги схожего характера, пишется в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков.
Отметим, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов (дата, место, номер);
- подписание всеми упомянутыми в тексте лицами;
- все оставленные автографы должны быть расшифрованы;
- наличие основания и обоснования.
Написать приказ рекомендуется на фирменном бланке компании-работодателя, так как на нём уже по умолчанию прописаны реквизиты организации. Если такового не оказалось в наличии, допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, обозначив сведения о фирме вручную.
Исполнить содержание можно одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Выбор делает руководитель с учётом особенностей документооборота на предприятии. Необходимо учесть, что способ написания текста при всех прочих равных не может отразиться на юридической силе официальной бумаги.
На практике предпочтение всегда отдаётся именно печатной форме.
Пошаговая инструкция по составлению распоряжения
Первый шаг – реквизиты. В шапке официальной бумаги прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму. Далее присваиваем настоящему приказу уникальный номер для хранения и документооборота согласно утверждённой номенклатуре дел.
Затем оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления.
Второй шаг – мотивировочная часть. Здесь прописываем основание и обоснование со ссылкой на нормативные акты и объяснением наличных причин принятия решения.
Третий шаг – распорядительная часть. С красной строки пишем слово «приказываю» и по пунктам начинаем утверждать следующие положения:
- возлагаем на бухгалтера (ФИО) обязанности кассира;
- обуславливаем срок выполнения обязанностей;
- отдаём распоряжение ознакомить сотрудника с должностной инструкцией кассира, подписать с ним доп. соглашение к трудовому договору и договор и полной материальной ответственности;
- возлагаем контроль за исполнением распоряжения.
Примерный образец
На этом моменте приказ можно считать полностью составленным. Остаётся лишь заверить его подписями всех упомянутых в нём лиц (с расшифровкой), а также автографом директора.
Может ли главный бухгалтер быть кассиром?
В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативно-правовые запреты, препятствующие главбуху исполнять обязанности кассира в порядке совмещения или совместительства. Другой вопрос, а стоит ли это делать, даже заключив с главбухом договор о полной материальной ответственности.
На кассовых ордерах не зря предусмотрены подписи различных работников компании. О последствиях пренебрежения этим очевидным правилом коллегиальности ради безопасности свидетельствуют многочисленные приговоры, где фигурируют главбухи-кассиры. Например, как в приговоре № 16 от 18 сентября 2017 года по делу № 01-0222-2017:
Если же вы полностью доверяете своему главбуху и уверены, что он сможет вести кассу, то необходимо все как следует оформить, а не отдать «устное распоряжение», как в приведенном нами отрывке из приговора. Однако прежде необходимо подсчитать, действительно ли экономически выгоднее поручить кассу главбуху, а не отдать ее на аутсорсинг.
Полагается ли доплата?
Как показывает практика, устное возложение на главбуха обязанностей кассира или же выполнение им таких обязанностей «по умолчанию» связано с желанием руководства сократить фонд оплаты труда. Ведь при официальном оформлении необходимо указывать размер доплаты.
Для того чтобы избежать многочисленных проблем (начиная с создаваемых банками и заканчивая уголовным преследованием) необходимо оформить все правильно. Есть только два варианта оформления:
- совмещение должностей через допсоглашение к трудовому договору с главбухом;
- внутреннее совместительство, оформляемое вторым трудовым договором уже не как с главбухом, а как с кассиром, работающим по совместительству. В этом случае издается приказ о приеме на работу по совместительству (Письмо Минтруда России от 26.04.2017 № 14-2/В-357).
Отметим еще раз, что и в том и в другом случае предусмотрена доплата (ст. 151 ТК РФ).
Возложение обязанностей кассира на бухгалтера: образец приказа
Если в целях экономии выбирается вариант совмещения, целесообразно воспользоваться еще одной подстраховкой и на основании дополнения к трудовому договору оформить кадровый приказ. При этом важно учесть, что, в отличие от оформления совместительства:
- унифицированной формы приказа по оформлению работника в порядке совмещения нет;
- разработчики бухгалтерских программ не предлагают в стандартных версиях своих программ специальных форм кадровых приказов для оформления совмещения.
Если ваша программа для кадрового учета не доработана под такой случай, вы можете использовать наш образец.
Отметим, что выбор фиксированного оклада или процентной ставки и в дополнительном соглашении к трудовому договору, и, соответственно, в кадровом приказе – полностью по усмотрению сторон. Как правило, главбухи и кадровики предпочитают процентную ставку, чтобы позднее не вносить изменения в дополнительное соглашение и не оформлять еще один кадровый приказ при повышении зарплаты в целом по компании.
Условия совмещения
Большинство компаний выбирают совмещение не только ради экономии фонда оплаты труда, но и из-за более мягких условий его применения по сравнению с совместительством. Так, например, компании не нужно будет:
- вводить дополнительные строки в табель учета рабочего времени;
- соблюдать ограничения для совместителя по продолжительности рабочего времени.
Согласно письму Минтруда России от 16.06.2015 № 14-2/ООГ-4111 для совместителей введены следующие ограничения продолжительности рабочего времени:
- 20 часов в неделю;
- 4 часа в день.
При этом для совмещающих должности учет рабочего времени вести не нужно, ведь главбух, например, работает кассиром в свое основное рабочее время. Еще одно послабление – никаких минимальных и максимальных размеров доплаты за совмещение трудовое законодательство не предусматривает (ч. 1–3 ст.
60.2, ст. 151 ТК РФ, письмо Роструда от 31.08.2012 № 1180-6-1).
Главбух порой согласен на совершенно кабальные условия совмещения. Однако такое вынужденное согласие порождает у него внутренний протест, усугубляемый заключенным договором о материальной ответственности. При слабых моральных устоях такое состояние подталкивает к весьма нелицеприятным поступкам и даже преступлениям.