Образец уведомления о вручении заказного письма в 2022 году. Как заполнить почтовое уведомление о вручении заказного письма

Отправляя важные документы контрагентам или корреспонденцию в государственные инстанции, компании и физические лица нередко пользуются услугами Почты России. В таком случае отправляют «заказное письмо с обратным извещением о вручении». Такой способ гарантирует доставку ценного послания до адресата.

Чтобы отправитель был уверен, что бумаги попадут в руки реципиента в ценности и сохранности, ему следует заполнить почтовое уведомление о вручении послания. Его отдадут лично в руки, а извещение с подписью получателя придет обратно отправителю. Это станет доказательством, что бумаги попали к гражданину или в ведомство, для которых предназначались.

Такое извещение о доставке требуют судебные инстанции, госорганы для подтверждения направления гражданами и контрагентами различных документов, заявлений, жалоб, отчетов и др.

Законодательство устанавливает в ряде случаев необходимость направлять корреспонденцию с извещением, информирующим о получении. Например, при переписке с госорганами или судебными инстанциями (см. ст. 122 АПК РФ).

Какой бланк использовать

Когда послание доставят, сотрудник распечатает бланк ф. 22/119 и вручит для подписи получателю. После этого бумагу отсканируют и направят цифровую копию в виде сообщения заказчику услуги. Доступ к отсканированному варианту извещения сохраняется на сайте 6 месяцев. Эта копия обладает такой же юридической силой, что и бумажный вариант.

Как правильно заполнить

Принципы заполнения вы вправе уточнить в почтовых отделениях, в которых есть и бланки, и образцы. Но рекомендуем ознакомиться с правилами заранее. Вот подробная инструкция, как заполнять почтовое извещение ф. 119:

1. На лицевой части сверху укажите вид извещения (простое или заказное).
2. Затем в поле, заполняемом отправителем, проставьте отметки о типе отправления (письмо, бандероль, посылка, отправление 1-го класса) и ценности груза (обычное, заказное, с объявленной ценностью).
3. Ниже предусмотрена графа для данных отправителя: «Кому» (ФИО или название компании) и «Куда» (адрес).
4. На другой стороне укажите сведения о получателе и куда направить послание.

Оформленные извещения прикрепят к конвертам и пошлют по адресу. Помните, что обыкновенные письма для ценных бумаг не подойдут. Надежнее отправлять заказные.

Их отдают лично адресату под подпись или его представителю по доверенности. Еще одно их преимущество — им присваивают особые номера (треки), по которым вы вправе отслеживать путь пересылки корреспонденции на официальном портале Почты России.

Чтобы понять, какое извещение выбрать — простое или заказное, обратите внимание на разницу: первое поступит в почтовый ящик, второе передадут человеку лично под подпись. Второй вариант предпочтительнее, особенно для официальных и конфиденциальных посланий.

Правила, как заполнять извещение Почты России по форме CN 07 для международной почты, не сильно отличаются. Выглядит документ по-другому, но суть аналогична:

• отмечают данные адресата, который возвращает извещение;
• способ отправки (ж/д или авиа) и вариант письма — заказное, приоритетное, обычное;
• адрес, на который вернется извещение.

Образец для внутреннего почтового отправления

Образец для зарубежного письма

Это образец уведомления ф. CN 07:

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что нужно знать о юридически значимых сообщениях. Используйте эти инструкции бесплатно.

Что делает получатель письма

Человек, которому вручают послание, обязан предъявить удостоверение личности. На месте сотрудник почты объясняет, как заполняется уведомление со стороны получателя:

• на обратной стороне бланка он пишет фамилию, имя и отчество, должность (если должностное лицо), дату;
• затем подписывает бумагу, удостоверяя, что он корреспонденцию получил.

Извещение возвращают оператору связи, а затем направляют обратно отправителю.

Когда уведомление вернется к отправителю

Вернут уведомление сразу после подписания у адресата. Насколько быстро поступит извещение, зависит от дистанции, которую предстоит преодолеть пересылаемой корреспонденции, — от 2 до 17 дней. Срок рассчитывают исходя из дат, указанных на конверте, — о принятии и поступлении в почтовые пункты для выдачи.

Родилась 12.10.1978 г. в Молдавской ССР в Кишиневе. В 1986 г. поступила в русскую СШ № 34 им. Н. Островского. В 1996 г. окончила лицей-гимназию № 11. В 2001 г. закончила факультет журналистики в МолдГУ. С 2001 г. работаю по специальности в разных СМИ.

Коротко о получении

Для того чтобы получить заказное письмо, необходимо дождаться уведомления, которое доставляет почтальон в почтовый ящик адресата, взять его, а также свой паспорт и отправиться вместе с ним в указанное в бланке уведомления почтовое отделение.

При обращении к оператору почтового отделения необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность и извещение, получить заказное письмо и расписаться в формуляре о факте его получения.

Если в течение 5 рабочих дней после отправления первичного почтового извещения не забрать заказное письмо, почтовое отделение направляет вторичное извещение. Если не забрать письмо и после вторичного извещения, по истечению срока хранения оно либо будет отправлено обратно адресату, либо определено в число нерозданных писем.

Исключительные ситуации

В исключительных случаях, когда у адресата нет возможности получить заказное письмо самостоятельно, получить отправление может лицо, на которое получатель оформляет официально заверенную у нотариуса доверенность, дающую право на получение письма. В этом случае доверенному лицу получателя, при посещении почтового отделения, нужно предъявить документ, удостоверяющий личность и доверенность на получение заказного письма, а также почтовое извещение. Работником почты фиксируется личность получателя и номер доверенности.

Также потребуется подпись о получении письма от доверенного лица.

Далее уведомление о получении заказного письма проверяется руководителем почтового отделения. Если никаких ошибок не было сделано, уведомление о получении отправляется к лицу, которое должное его получить вместе с другой исходящей корреспонденцией.

Если заказное письмо было доставлено адресату, но уведомление о получении так и не пришло отправителю, последний может обратиться с жалобой в почтовую службу, так как это противоречит обязательствам выполнения договора об отправлении заказного письма с уведомлением, описанным в «Правилах оказания услуг почтовой связи».

Форма 119

Для того чтобы отправить заказное письмо с получением уведомления, необходимо заранее приобрести соответствующий конверт и заполнить бланк формы 119.

Для начала необходимо заполнить лицевую сторону бланка формы 119.

Во-первых, указать тип почтового отправления. Обозначить свой выбор необходимо пометкой в соответствующем квадрате.

Во-вторых, выбрать предпочитаемый тип получения уведомления: он может быть заказным или простым. При выборе заказного типа получения уведомление о прочтении будет также вручено лично в руки отправителю. Если выбрано простое уведомление, оно будет доставлено почтальоном в почтовый ящик по указанному адресу.

После этого нужно указать фамилию, имя и отчество лица, которому необходимо отправить уведомление о получении отправления. Это может быть непосредственно сам отправитель или любой другой человек по его выбору. В графе ниже указывается адрес лица, который должен получить уведомление.

На оборотной стороне формы 119 необходимо выбрать вид отправления (это может быть письмо, посылка или бандероль), место и дата передачи отправления в почтовое отделение, адрес получателя, его фамилия, имя и отчество.

После заполнения формы 119 ее вместе с конвертом необходимо передать оператору и оплатить стоимость почтового отправления и дополнительных услуг (уведомления о получении), после чего заполняется квитанция, которая служит как финансовым, так и фиксирующим отправление документом.

Зачем нужно уведомление

Как физические лица, так и организации достаточно часто прибегают при отправлении документов к услугам Почты России.

В наших статьях мы достаточно часто пишем о том, что при отправке почтой лучше всего воспользоваться услугой «заказное письмо с обратным уведомлением о вручении», которая позволит отправителю получить на руки физическое доказательство того, что отправленные им документы были получены.

Уведомление о вручении принимается судами в качестве доказательства направления (получения) контрагентами и физическими лицами различных претензий, уведомлений, требований и т.п.

Как отправить письмо с уведомлением о вручении

Для того чтобы отправить письмо с уведомлением о вручении, вам необходимо обратиться в ближайшее отделение Почты России и попросить оформить отправку как:

• простое письмо с уведомлением;
• или заказное письмо с уведомлением.

Для внутрироссийских отправлений применяются бланки формы 119. Если письмо отправляется заграницу, то следует воспользоваться формой CN 07. Обе формы выдадут вам на почте.

Чем отличается заказное письмо от простого

Мы практически всегда рекомендуем отправлять документы заказным письмом. В отличие от простого письма заказное письмо вручается адресату либо лично под подпись, либо его представителю на основании доверенности.

Кроме того, заказные письма получают особые номера (треки), которыми можно воспользоваться, чтобы проследить ход пересылки письма на официальном сайте Почты России.

Как заполнить уведомление о вручении

Бланки обратного уведомления о вручении имеют унифицированную форму. Уведомление представляет собой бланк небольшого формата, на котором с двух сторон имеются поля для заполнения. Отправитель заполняет следующие поля:

1. ФИО (наименование) получателя;
2. адрес получателя;
3. тип отправления — простое, заказное письмо или с объявленной ценностью, бандероль, посылка и т.п.;
4. на оборотной стороне — адрес отправителя (куда вернется уведомление), ФИО отправителя. При этом уведомление может быть возвращено как отправителю, так и иному лицу.

Заполнение производится печатными буквами, разборчиво. Переживать по поводу правильности заполнения не стоит: после того, как уведомление заполнено, сотрудник почты обязательно его проверит, и если что-то окажется неверно заполненным, предложит заполнить еще раз.

После приема письма на отправку вам выдадут квитанцию, на которой будет стоять дата отправки, и, если вы отправили заказное письмо, то в ней же будет указан трек-номер.

Возвращение уведомления

При получении письма на почте адресат должен будет указать в специально отведенных для этого полях уведомления свои данные и дату получения отправления. После этого сотрудник почты отправит уведомление на адрес, который указан в качестве обратного.

Как уже было сказано выше, уведомление может использоваться в суде как доказательство соблюдения, к примеру, досудебного порядка урегулирования споров между контрагентами, получения документов стороной судебного разбирательства и т.п.

Для чего служит извещение

Ежеквартально по всей территории РФ Почта России обрабатывает и доставляет несколько миллионов посылок, бандеролей и писем. Востребованность почтовых услуг растет изо дня в день и выходит на качественно новый и высокий уровень, по сравнению с их положением 20-30 лет назад.

Главная причина такой популярности – широкий спектр применения. Государственные структуры, как одни из основных клиентов Почты России, информируют граждан заказными письмами и повестками, большинство крупных интернет-магазинов, а также мелких предпринимателей доставляет свои товары и взаимодействует со своими покупателями через эту службу. К тому же компания оказывает услуги не только внутрироссийской доставки посылок, писем и бандеролей, но и отправляет вещи за границу.

Извещение формы № 22 – это официальный документ, который отправляется адресату сотрудниками почты, когда регистрируемое отправление приезжает на указанный отправителем пункт выдачи, и, по сути, приглашает адресата к получению своей бандероли, посылки или заказного письма.

Лицевая сторона этого бланка содержит следующую информацию:

• дату, когда отправление было получено адресатом и когда форма была заполнена сотрудником почтовой службы;
• основные реквизиты получателя: ФИО, адрес проживания;
• уникальный трек-номер (идентификатор) посылки, а также ее тип;
• информация об отправке: кто и откуда прислал бандероль;
• характеристика содержимого: его оглашенная стоимость, вес и опционально – особенности выдачи.

Важно! Почта России сама указывает на извещении, когда получатель может забрать свое отправление, в каком отделении и какие документы должен иметь при себе.

Что необходимо иметь при получении заказного письма на почте

При получении заказного письма на почте при себе необходимо иметь:

• удостоверение личности – паспорт или водительские права;
• бумажное извещение (желательно, но не обязательно), как альтернатива – номер трек-кода;
• юридически заверенная доверенность, если человек забирает посылку, отправленную на имя другого физического лица.

Не стоит также забывать, что если в момент оформления получения у адресата возникли сомнения по поводу целостности содержимого, он имеет право попросить сотрудника почты вскрыть в его присутствии посылку или письмо. Если эти подозрения не будут беспочвенными, тогда можно будет составить акт для возмещения ущерба и компенсации стоимости содержимого.

Что делать, если извещения нет или оно утеряно

Почта России – это широкая сеть, и иногда в ее функционировании случаются сбои. Потеряться может как и бумажное извещение, так и сама посылка. Могут случиться и такие ситуации, когда адресату приходит СМС-уведомление о прибытии его бандероли, но почтового извещения на руках не имеется: оно было утеряно или просто не пришло.

Тогда можно получить заказное письмо по паспорту (или другому удостоверению личности, например, водительским правам) и трек-номеру. Почта России не отнимает такую возможность у получателей, так как это заметно облегчает процесс выдачи посылок и уменьшает бумажную волокиту. Так что если человек забирает бандероль, оформленную на его имя, ему известен ее трек-номер (при необходимости его можно узнать у отправителя, а большинство интернет-магазинов самостоятельно извещает своих клиентов о деталях доставки), осуществить процедуру получения можно просто и быстро.

Если по каким-либо причинам адресат получает отказ в предоставлении услуг, он может потребовать денежного возмещения содержимого, что рассчитывается, исходя из его оглашенной стоимости.

Как заполнить извещение на сайте Почты России

Также можно осуществить эту процедуру онлайн. Для этого подключается услуга ускоренного получения без извещений и подтверждения личности. Чтобы сделать это, необходимо:

• иметь зарегистрированный учетный профиль на портале Госуслуги;
• заполнить анкету на сайте pochta.ru, а затем посетить ближайшее отделение Почты России.

Если извещение заполняется вручную, для записи информации используется ручка синего цвета. В соответствующих полях указываются следующие данные:

• персональные реквизиты: серия и номер удостоверения личности, а также место прописки (опционально, так как по законодательству это может сделать и оператор службы, по желанию клиента);
• фактическая дата заполнения обратной стороны бумажного извещения формы № 22;
• фамилия прописью и подпись получателя.

Остальные строки, включая служебные отметки, заполняет уже сотрудник Почты России в соответствии с их внутренним действующим регламентом.

Получение письма по удостоверению личности

Как уже было сказано ранее, получить заказное письмо без извещения можно, имея на руках уникальный трек-номер отправления и любое удостоверение личности. По правилам Почты России, для получения не обязательно предъявлять бумажное извещение в отделении, так как паспорт – единственный необходимый документ, потому что он подтверждает, что лицо является реальным адресатом письма, и посылка не попадет в чужие руки.

Если настоящий получатель по каким-либо причинам не может самостоятельно забрать свое письмо, то он может оформить и заверить у юриста специальную доверенность на своего родственника, друга или знакомого, который его получит.

Затягивать время с получением посылки не стоит, так как по истечению срока бесплатного хранения за нахождение на складе будет начисляться дополнительная плата. Ее размер рассчитывается отдельно сотрудниками службы. Стартом периода считается 1 день после получения адресатом второго уведомления.

Многие интернет-магазины и продавцы предпочитают возвращать свои посылки сразу же по истечению срока бесплатного хранения, если покупатель ее не забрал, так за услугу пребывания на складе в отсутствие получателя платит отправитель.

Что значит извещение ZK?

Кодировка «ZK» используется в почтовом обороте «Почты России», и означает, что письмо заказное. Подобную кодировку имеют извещения, уведомляющие получателя о наличии на почтовом отделении ожидающего его заказного письма.

Вместо информации об отправителе данного письма обычно указан какой-либо номер, а в худшем случае, информация и вовсе отсутствует. Что относится других данных, имеющихся в извещении, то там имеется адрес, где можно получить упомянутое заказное письмо, цифровой и штрих коды, а также несколько служебных символов.

Как правило, подобные заказные письма с ЗК-уведомлением отправляет различные государственные и муниципальные органы. К примеру, это может быть Пенсионный фонд, суды различных инстанций, налоговая служба, служба судебных приставов и другие казённые структуры.

Также, в ряде случаев, отправителем ZK-писем могут быть юридические лица – банки, страховые компании и другие коммерческие организации.

Также в других материалах на нашем сайте рассмотрены особенности почтовой корреспонденции от Мр Лц Внуково, Московского АСЦ цеха логистики, и заказных писем от ДТИ.

От кого пришло извещение ZK о заказном письме

Наиболее актуальный вопрос, который интересует людей при получении извещения с кодификацией «ZK» — что означает извещение и кто же является отправителем заказного письма? Не секрет, что некоторые письма попросту бесполезны (к примеру, различные виды рекламных рассылок), а ряд писем и вовсе не стоит получать.

Какие же существуют способы идентификации отправителя?

Использование цифрового кода. В тексте упомянутого извещения под штрих-кодом имеется 14-значный цифровой код, который необходимо ввести в соответствующее поле на ресурсе «Почты России». После этого во многих случаях вы получите информацию об отправителе, и далее будете действовать сообразно ситуации.

Используйте указанный цифровой код для идентификации отправителя

В случае международной почты можно также задействовать сайты track-trace.com (почта DHL, UPS, TNT, Fedex), 17track.net, globaltracktrace.ptc.post и другие ресурсы-аналоги;

Звонок в почтовое отделение. Позвоните в соответствующее почтовое отделение и попросите девушку-операциониста предоставить вам данные об отправителе письма. Если вам повезёт, вы получите всю необходимую информацию;

Посещение почтового отделения. Лично отправьтесь в почтовое отделение, где попросите на руки указанное письмо. Помните, что его можно получить только при наличии паспорта и росписи о вручении. При этом не спешите расписываться в получении под предлогом убедиться в целостности и сохранности почтовой корреспонденции. При осмотре внешнего вида письма идентифицируйте отправителя, и если он нежелателен — оставьте письмо в отделении и уходите.

Что делать, если вы не желаете получать письмо ЗК

ZK-письмо обычно остаётся на почте 7 или 30 дней, а затем возвращается отправителю. Семь дней хранятся заказные письма с суда (согласно приложению к приказу ФГУП N 114-п), а 30 дней – все остальные письма.

При этом суд, получив обратно своё заказное письмо, может посчитать, что получатель письма всё равно уведомлен должным образом, потому может начать (продолжить) судопроизводство уже без вас.

В некоторых же случаях почтальоны «Почты России» и вовсе игнорируют существующие правила, кидая заказник в почтовый ящик получателя без какой-либо подписи. Кто расписывается о получении, уведомляется ли отправитель о получении данного письма — загадка с несколькими неизвестными.