Должностные обязанности архивариуса на предприятии в 2022 году

Оба стандарта предъявляют похожие требования в должности. Из таблицы видно, кто такой архивариус и его обязанности в современных субъектах хозяйствования.

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения.

Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Права и ответственность архивариуса

Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством.

Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

Специалист несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е.

судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей.

Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов.

Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Архивариус. Кто он?

Профессия предполагает работу на посту хранителя или сотрудника архивного отдела предприятия. Архивист производит обработку исполнительных документов, т.е. бумаг, которые требуется систематизировать и хранить определенное количество времени.

В зависимости от сферы деятельности предприятия и его документооборота в архивном отделе может работать как один сотрудник, так и целый коллектив.

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

• документовед;
• библиотекарь;
• музеолог;
• специалист кадрового делопроизводства;
• историк (историк-архивист);
• делопроизводитель;
• помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Где обучают профессии?

Стать студентом отделения «Документоведения и архивоведения» можно в 90 вузах страны.

1. Около 10 учебных заведений находятся в Москве. К примеру, МГИМО, Московский технологический университет, Государственный университет управления, РГГУ и другие.
2. В Санкт-Петербурге гуманитарный университет профсоюзов, Ленинградский госуниверситет, государственный университет промышленных технологий и дизайна.
3. 4 вуза в Екатеринбурге.
4. По 3 вуза в Казани, Нижнем Новгороде, Уфе, Краснодаре.
5. По 2 университета в Улан-Удэ, Саратове, Самаре, Иркутске, Мурманске, Барнауле.

Получить специальность можно в колледже или техникуме, а также пройдя соответствующие курсы по переподготовке.

Чему обучают будущих архивариусов?

Теоретическая база, по которой обучают в вузах студентов, объемная. Она включает в себя следующие материалы:

• ведение, организация архива государственных учреждений;
• обеспечение сохранности документов;
• подготовка документации для хранения в архиве;
• создание и обработка новых документов, а также работа с имеющимися бумагами;
• составление справочно-поисковых систем;
• распознавание документации, умение защищать бумаги от подделки;
• навыки реставрирования/консервации документов;
• умение делать экспертизу бумаг на наличие практической или прикладной ценности.

Закрепляют теорию студенты направления «Документоведение и архивоведение» в период учебной или производственной практики. Проводится она в ведомственных архивах, государственных предприятиях, медицинских и образовательных учреждениях. Эти структуры имеют значительный документооборот.

Требования к соискателю

У архивариуса ответственная и довольно сложная работа. Именно поэтому работодатель к соискателю предъявляет высокие профессиональные требования. При трудоустройстве хранитель архива обязан:

• уметь составлять отчеты/документы с правильным оформлением;
• знать инструкции по работе с архивными материалами, нормативные акты;
• уметь работать с большим количеством информации;
• обладать грамотной речью, писать без ошибок;
• владеть компьютером на хорошем уровне;
• уметь работать с офисной техникой.

Главное условие – наличие профильного образования. Большинство работодателей предпочитают иметь дело со специалистами с дипломом высшего учебного заведения.

Не менее строги и требования к личностным качествам архивариуса. Настоящий хранитель архива должен обладать:

• терпеливостью;
• усидчивостью;
• внимательностью;
• аналитическим складом ума;
• сосредоточенностью;
• любовью к систематизации и порядку;
• пунктуальностью;
• скрупулезностью;
• организованностью;
• дисциплинированностью;
• самоконтролем.

Плюсы и минусы профессии

Любая профессия имеет достоинства и недостатки. К положительным сторонам работы архивного служителя можно отнести:

• размеренный рабочий день, без суеты;
• спокойную обстановку;
• творческий подход к делу;
• возможность развития и повышения профессионального мастерства;
• минимизация стрессов.

Из недостатков выделяются:

• медицинские противопоказания (аллергии, болезни глаз);
• одиночество;
• небольшая заработная плата;
• скука и однообразие;
• невысокий спрос на профессию на рынке труда в РФ.

Где востребован архивариус

Финансовые, страховые компании, государственные учреждения, банки и другие предприятия с высоким документооборотом нуждаются в архивариусе. Архивисты Загса хранят такие важные документы как копии свидетельств о рождении, заключении брачного союза, смерти.

Сотрудники архивов в музее следят за систематизацией экспонатов по видам и отношению к периоду истории.

Работники архивных отделов любых учебных заведений следят за сохранностью копий дипломов, хранят записи о студентах, а также о сотрудниках.

Медицинская сфера без архивариуса тоже не обходится. В поликлиниках и больницах необходим строгий контроль карточек, историй болезней пациентов.

Научные лаборатории имеют архивные отдел, где обрабатывается и систематизируется вся информация об исследованиях и опытах.

Частным лицам помощь архивариуса может понадобиться при составлении генеалогического древа или упорядочения большого объема бумаг.

Средняя заработная плата

На размер заработной платы работника архива влияют стаж, уровень квалификации и регион. По данным сайтов трудоустройства, зарплата архивариуса варьируется от 16 до 90 тыс. рублей в месяц. Средний показатель равен примерно 32-33 тысячам рублей.

Перспективы повышения

Как правило, получение новой должности для хранителя архива становится возможной только при наличии смежной профессии, к примеру, историка.

Если специалист постоянно обучается и совершенствует навыки, то вполне вероятно, что он станет руководителем архивного подразделения в учреждении, если подобная должность предусмотрена в штате.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

• нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
• порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
• порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
• порядок ведения учета и составления отчетности;
• структуру предприятия;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы трудового законодательства;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Архивариус кто это, чем занимается

Его можно назвать хранителем архива. Любой человек теперь может найти нужную информацию в любое время. Крупные компании, государственные органы вынуждены сохранять дела. Если постоянно беспорядочно складывать все это на полки, чтобы найти документ, придется потратить много времени.

На помощь приходит архивариус, или архивист. Этот специалист дифференцирует каждое дело, создает систематичность для быстрого и легкого поиска нужной информации за короткий промежуток времени.

Специальность архивариус востребована на крупных предприятиях, которые занимаются научной деятельностью, а также в государственных компаниях, где подразумевается ведение архивов с сохранением нужной бумажной документации.

Где работать

Специалисты требуются для работы при архивах крупных компаний, которые занимаются исследованиями, в государственные структуры, где есть свои бумажные документы, городские государственные госархивы, крупные организации с большим документооборотом, склады по хранению аудио и видео файлов.

Зарплата

Заработная плата зависит от региона, стажа работы, уровня организации. По Москве заработная плата специалиста составляет около 360000 рублей в год, а это около 30000 рублей ежемесячно. По регионам зарплата насчитывается от 16000 до 25000 рублей в месяц.

Тип занятости

Удаленно работать не получится. Для работы с документацией необходимо постоянное присутствие на рабочем месте. Частичная занятость тоже вряд ли подойдет. Обычно, архивисты работают полный рабочий день, все зависит от графика работы самой организации.

Архивариус — это что за профессия?

Основная обязанность архивариуса на любом предприятии — систематизация всех поступающих к нему бумаг. Каждый документ оформляется в строгом соответствии с действующими законами РФ и нормами организации.

Должностные обязанности архивариуса:

• учет документов и журнала их выдачи;
• составление описания документов;
• выдача справок;
• нанесение маркировки на стеллажи с документами.

Архив может содержать миллионы документов. Например, в государственном архиве России содержится более 6 миллионов исторических документов, которые можно получить только по особому запросу. Архивариус — это тот, кто следит за законностью получения этих документов и за тем, чтобы их не выносили за пределы архива.

Источник фото freepik

Условия труда архивариуса

Основные места работы специалистов — государственные архивные фонды, библиотеки, государственные учреждения (архивы органов власти, правоохранительных органов, ведомств и т. д.).

Также специалисты работают на производственных предприятиях и в крупных фирмах (банки, заводы, страховые компании, адвокатские и консалтинговые конторы).

Архивариус может работать не только с архивами. Нередко он выполняет обязанности делопроизводителя.

Обычно архивариус работает стандартную пятидневную неделю.

Где выучиться на архивариуса

Для получения специальности следует поступать в вуз. Специальность так и называется — «Архивное дело». Но для работы профильное образование не главное. На эту работу могут попасть выпускники исторических факультетов, педагоги и документоведы.

Альтернативный вариант получения специальности — курсы архивариуса. Они проходят в течение нескольких месяцев, а при дистанционном обучении позволяют не отрываться от основной работы.

Качества и навыки в профессии архивариуса

Архивариус обязан свободно владеть соответствующей техникой для хранения и систематизации информации. В некоторых случаях архивариус — это тот, кто занимается оцифровкой документов, поэтому он должен уметь работать с программами по распознаванию текста и не допускать ошибки при составлении электронного каталога.

Важные качества специалиста:

1. усидчивость;
2. внимательность;
3. хорошая память;
4. скрупулезность;
5. склонность к однообразной работе.