1 января 2021 вводятся новый порядок и новые бланки уведомления о заключении (расторжении) трудовых договоров с иностранцами

1. Уведомление МВД: зачем и когда
2. Как подать уведомление
3. Риски почтовых уведомлений и альтернативы

Уведомление МВД: зачем и когда

Работодатель иностранцев должен держать МВД в курсе статуса трудовых отношений с иностранцем.

И работодатель должен уведомлять МВД о том, что:

• в компанию принят новый иностранец;
• иностранец перестал работать в компании.

Законом для этого предусмотрен срок – не позднее 3 рабочих дней с момента заключения или расторжения трудового договора.

Как подать уведомление

Помимо сроков подачи уведомления, работодатель также должен:

• подать уведомление по правильной форме;
• правильно заполнить уведомление.

За нарушение этих требований — просрочку при отправке, неправильное заполнение или подачу по неправильной форме — работодатель получит штраф до 1 млн рублей (ч. 1 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ).

Примечание редакции: алгоритмы подачи уведомлений собраны в разделе «Пошаговые инструкции по оформлению документов» нашей Базы Знаний.

Но есть и еще ряд случаев, когда работодатель может получить штраф по этой статье.

Риски почтовых уведомлений и альтернативы

Уведомление о приеме или увольнении можно подать несколькими способами:

• лично в территориальное отделение МВД;
• онлайн — через портал Госуслуг;
• по почте.

Если в регионе работодателя нет онлайн-подачи уведомлений, а стоять в очередях в МВД не хочется, отправить уведомление можно по почте. Однако важно сделать это правильно, чтобы не получить штрафы за нарушение миграционного законодательства.

Правильно отправленное по почте уведомление – это почтовое отправление с описью вложения и уведомлением о вручении.

Поэтому если уведомление:

• отправлено без описи вложения;
• без уведомления о вручении;
• а также не прошито;

оно будет считаться не поданным, и работодатель получит штраф по ч. 1 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ.

Еще один риск подачи уведомлений почтой — отсутствие уведомления в базе МВД из-за того, что в нем были ошибки и его не внесли, из-за того, что оно не дошло до МВД, из-за нехватки человеческого ресурса на его внесение. Поэтому оптимальный вариант подачи уведомлений – личная подача через МВД. Можно делать это самостоятельно или полностью доверить подачу уведомлений о приеме или увольнении нашей компании.

Подробнее о наших услугах вы можете узнать на сайте «Альянс — Трудовая миграция»:

Заполнение уведомления

Сведения о работодателе

• КПП — не заполняем
• Фактический адрес — должен быть предзаполнен, если нет, то вводите вручную
• ОКВЭД — выбираете из списка ваш ОКВЭД
• Контактный телефон — актуальный номер телефона
• Статус юридического лица — российское юридическое лицо

ФИО (рус.) — ФИО на русском языке (отчество указываем при наличии)

ФИО латинскими — можно использовать гугл переводчик для правильной транслитерации или, если в паспорте есть написание на латинице, то использовать его

Дата рождения — по паспорту

Пол — выбираем

Гражданство — по паспорту

Государство рождения — по паспорту

Место рождения — при наличии (можно не указывать)

Документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина

• Вид документа — иностранный паспорт
• Cерия/номер — по паспорту
• Дата выдачи — по паспорту
• Кем выдан/срок действия — необязательно

Сведения о разрешении на работу или патенте

• Ставим галочку на «Отсутствует»

Основания для осуществления трудовой деятельности

• Основание — выбираем нужное гражданство (Граждане Республики Кыргызстан, Беларусь, Армения, Казахстан)

Сведения о трудовой деятельности

• Профессия, специальность, должность, вид трудовой деятельности по договору — должность указанная в договоре
• Вид договора — Гражданско-правового договора
• Дата заключения договора — ставите дату последнего подписанта
• Адрес осуществления трудовой деятельности — указываете адрес где будет осуществлять непосредственную деятельность исполнитель (для исполнителей-курьеров можно указать адрес точки выдачи заказов)

Выбор подразделения МВД России

• Выберите из списка необходимое вам подразделение МВД

Узнать наименование данного органа обычно можно на сайте Управления МВД России по конкретному региону

Подписание и отправка формы в ведомство

• Нажмите кнопку

• Введите ПИН-код от сертификата. Нажмите кнопку «Готово»

Важно, у заявления есть несколько статусов. Если в течении трех рабочих дней не пришла отбивка, а в течении двух его так и не приняли к рассмотрению, необходимо подать заявление собственноручно в МВД.

Получение отбивки по почте и подтверждение о приеме заявления от МВД на портале

Если в настройках личного кабинета на Госуслугах у вас включено получение уведомлений по статусам заявлений, то вы будете получать письма с отражением статуса заявления.

Что вы узнаете

Кто подает уведомление о прибытии иностранного гражданина и убытии в 2025 году

Уведомлять власти о прибытии/убытии иностранных граждан должны:

• гостиницы, которые принимают иностранцев;
• простые «физики», которые сдают в аренду жилье иностранцам;
• работодатели, которые предоставляют свое жилье иностранцам, — например, квартиры на балансе компании, корпоративные общежития.

Для таких лиц в законе предусмотрен специальный термин — «принимающая сторона». Но есть исключения. Иностранец сам подает уведомление:

• если в наличии свое жилье в России;
• получен вид на жительство, то есть иностранец постоянно проживает в РФ.

Причем при наличии вида на жительство нужно письменное согласование принимающей стороны о том, что уведомление подаст именно сам иностранец.

Гражданин Франции приезжает в 2-недельный отпуск в Москву. Заселяется в гостиницу — на учет его ставит гостиница. Арендует квартиру — уведомление о прибытии подает собственник квартиры.

Иностранца регистрируют по месту фактического пребывания — то есть по тому адресу, где он будет жить. Работодатели не вправе регистрировать работников-иностранцев на территории своей компании, если там нет условий для проживания. Например, нельзя подать уведомление в МВД с адресом офиса, который относится к коммерческому нежилому помещению.

Можно зарегистрировать иностранца в общежитии или квартире, которая находится на балансе компании.

Если работодатель решил поселить сотрудника-иностранца в гостинице, постановкой на миграционный учет будет заниматься гостиница.

Что изменилось в уведомлениях

Новая форма уведомления о прибытии применяется с 23 февраля 2021, об убытии — с 12 октября 2020. На 2022 год бланки не обновлялись.

Что делать отелю, если в нем остановился иностранец

Проверьте документы, которые подтверждают право пребывания иностранца в Российской Федерации:

паспорт,

Поставьте иностранца на миграционный учет сразу, как прибыл, или на следующий рабочий день. Для этого заполните уведомление о прибытии гражданина, но сразу в миграционную службу документ не подавайте. На отрывном талоне уведомления сделайте отметку, которая подтверждает, что иностранец заселился в гостиницу по всем правилам.

И сразу передайте отрывную часть уведомления приезжему. После этого уже направляйте сведения в МВД. Один экземпляр уведомления оставьте при этом себе, если уведомляете органы на бумаге.

Если в электронном виде — изначально у гостиницы будет один экземпляр уведомления, который она и оставит себе.

Ведите журнал регистрации иностранцев — в бумажном или электронном виде. В журнале указывают:

• имя и паспортные данные иностранца;
• название организации, в которую приехал иностранец (для туристов — маршрут следования);
• регистрационный номер и срок действия прописки;
• срок действия визы;
• номер, в котором будет проживать иностранец;
• дату регистрации и дату отъезда.

Журнал потребуется при проверке миграционной службы, а также его может попросить участковый.

При выезде иностранного гражданина подайте в органы не позднее 12 часов дня, следующего за днем отъезда, уведомление об убытии иностранца с места пребывания. Если иностранец выезжает в нерабочий день, уведомите органы в ближайший рабочий день. Результат: иностранца снимут с учета по месту пребывания.

Что делать работодателю, если иностранец живет на его территории

Если иностранный работник будет проживать в помещении вашей организации, поставьте иностранца на миграционный учет. Для этого подайте в территориальный орган МВД уведомление о прибытии иностранного гражданина. Общий срок, мы уже писали выше, — 7 рабочих дней со дня приезда иностранца.

На отрывном талоне уведомления о прибытии МВД или МФЦ — смотря куда подавали документ — делает свою отметку о том, что иностранца поставили на учет. Работодатель — принимающая сторона передает иностранному гражданину отрывную часть уведомления. Если уведомление подавали в электронной форме, прежде распечатайте документ.

При увольнении работника-иностранца снимите его с регистрации. Для этого подайте новое уведомление в МВД — об убытии (снятии с учета). По вахтовым работникам — в течение 7 рабочих дней со дня отъезда иностранца.

По остальным работникам срок подачи уведомления об убытии в законе не прописан, но работодатель сам заинтересован аннулировать регистрацию иностранца по своему адресу как можно скорее. Логично ориентироваться на те же 7 рабочих дней со дня выезда гражданина.

Независимо от того, где живет приезжий сотрудник, работодатель обязан уведомить МВД о заключении и расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем. Срок заполнения и подачи документа — 3 рабочих дня Подробно о таком уведомлении рассказали в отдельной статье.