Гарантийное письмо о предоставлении документов: образец составления, указание сроков исполнения, а также нюансы оформления для физических и юридических лиц

В зависимости от конкретных ситуаций субъект-субъектных отношений в деловой сфере, составляются различные виды гарантийных писем. Их вправе затребовать для подтверждения:

по накладным, счетам (например, при возникновении форс-мажорных обстоятельств, которые делают невозможной своевременную проплату за поставленные товары);
• запроса на поставку товара с последующей оплатой;
• договора на оказание услуг или выполнение объёма работ (подробнее о письмах, подтверждающих выполнение обязательств по договору, мы рассказывали тут);
• получения юридического адреса компанией, арендующей помещение, при оформлении налоговых документов (как составляется письмо с подтверждением аренды помещения читайте тут, а о правилах составления гарантии юридического адреса от физлица мы рассказывали в этом материале);
• договора по кредиту для предоставления в банк (о гарантийных письмах для банка читайте здесь);
• договорённости между учебным заведением и предприятием о прохождении студентами профессиональной практики; , которого принимает физическое либо же юридическое лицо.

Спонсорское письмо, как один из вариантов гарантии, предусмотрено для оформления виз.

Внимание! Гарантийное письмо может быть также написано в качестве деловой корреспонденции в ответ на письмо-претензию делового партнёра.

Кем составляется и кто подписывает?

Гарантийное письмо составляется физическим или юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, возлагающим на себя определённые обязательства. Такие письма могут быть написаны, например:

• организацией-поставщиком или получателем товара;
• мастерской, которая оказывает услугу (например, в случае получения изделия в ремонт);
• арендодателем, предоставляющим объект недвижимости фирме в качестве юридического адреса (о таком письме, которое требуется от собственника помещения для регистрации ООО, мы рассказывали тут);
• заёмщиком денег или по кредиту;
• предприятием, принимающим практикантов;
• гражданином или компанией, которые несут ответственность за приглашённого иностранца;
• заинтересованным лицом, гарантирующим оплату проезда, проживания и медицинских услуг получателю визы в стране пребывания.

Подписывает документ лицо, его составлявшее.

Внимание! Гарантийные письма организаций по поводу финансовых обязательств всегда подписываются двумя лицами: руководителем предприятия и главным бухгалтером. Для индивидуальных предпринимателей достаточно наличие одной подписи.

Основные требования

Несмотря на то, что гарантийное письмо пишется в произвольной форме, оно считается сообщением официального, а не личного характера, поэтому имеет некоторые особенности, исходя из требований к деловой корреспонденции.

Составление

Корректное и грамотное написание письма-гарантии предполагает:

• официальный стиль изложения, использование деловой лексики;
• целесообразность и краткость (информация излагается лаконично, ёмко и по существу вопроса;
• определённость и ясность (без длинных витиеватых конструкций);
• конкретика – документ не должен содержать неоднозначных предложений, (не используются фразы “в случае, если“, “будет возможным“);
• чёткость – взятые на себя обязательства подтверждаются словами: “гарантирую”, “обязуюсь“;
• точность указания данных о цифрах, сумме, дате (в какой срок будут преданы бумаги, когда ожидается выплата суммы);
• полнота – в письме должна быть указана вся нужная информация, ФИО и адрес написаны полностью, другая важная информация также не должна содержать сокращений;
• грамотность – без грубых орфографических, пунктуационных, стилистических ошибок.

Важно! Если предполагаются штрафные санкции, этот пункт должен быть прописан в виде отдельного раздела с указанием размеров удерживаемых сумм и точных дат просрочки.

Оформление

Гарантийное письмо должно быть надлежаще оформлено. Письмо-гарантия, написанное от имени юридического лица, составляется на бланке фирмы, которую оно представляет.

1. Письмо составляется на листе А4.
2. Документ печатается либо пишется от руки (чаще физическими лицами).
3. Объём текста не должен занимать более одного листа указанного формата.
4. В шапке письма указываются данные обеих сторон.
5. Документ имеет заголовок “Гарантийное письмо”. Допустимо и отсутствие такого заголовка. В этом случае по центру документа после шапки пишется обращение к адресату.
6. Подписи должны быть разборчивыми, оттиск печати чётким.

Отсутствие печати на гарантийном обязательстве, составленном лицом, ведущим индивидуальную предпринимательскую деятельность, не влияет на подлинность документа.

Подробная инструкция для каждого пункта

От юридического лица:

1. В шапке содержится логотип фирмы (если есть), наименование организации, контакты (адрес, телефон/факс, электронная почта, сайт (если есть), ИНН/КПП, платёжные реквизиты. Здесь же могут быть вписаны дата и номер исходящего.
2. По правому краю листа прописывается должность адресата, наименование организации, к которой направлено письмо, ФИО получателя (полностью), юридический адрес предприятия (индекс, населённый пункт, улица, номер дома (корпус, кваритира – если есть).

Аналогичные фразы должны обязательно присутствовать в основном блоке гарантийного письма: “даем гарантию“, “гарантируем оплату“, “подтверждаем“, “обязуемся осуществить оплату задолженности“, “настоящим подтверждаем платёж“.

В конце документа ставится дата (если она не была указана в исходящих), подпись (подписи) ответственного лица с расшифровкой (ФИО, инициалы), утверждённые гербовой печатью.

Нюансы заполнения для физических лиц:

1. ФИО и адрес проживания в шапке документа заполняются согласно паспортным данным. (Дополнительно может быть указан адрес фактического проживания).
2. Суть обращения в письме.
3. Подпись гаранта, дата.