Гарантийное письмо — скачать бланк в Ворд (doc), pdf и распечатать

В законодательстве не закреплено требований к оформлению и использованию гарантийных писем. Однако составители должны придерживаться принятых в деловой среде правил. В частности, документ предполагает структуру с такими элементами, как:

• Реквизиты отправителя — название и адрес организации, телефон и адрес электронной почты для связи, регистрационный номер либо паспортные данные физического лица;
• текст письма — изложение сути обращения с указанием условий, сроков и других факторов, которые имеют значение для выполнения обязательств;
• подпись отправителя;
• дата подписания.

Особенности гарантийных писем

При составлении гарантийного письма руководствуются правилами деловой переписки. Так, текст должен быть написан в официально-деловом стиле, который отличается:

• лаконичными и понятными формулировками;
• отсутствием разговорных, эмоционально-окрашенных, жаргонных выражений;
• отсутствием ошибок, опечаток и исправлений.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В деловой переписке принято начинать текст с обращения к адресату словом «Уважаемый(ая)».
Важной особенностью гарантийного письма является то, что оно не всегда имеет юридическую силу. Данный факт необходимо учитывать при составлении самого письма и других документов, связанных с ним, а также если необходимо предоставить сведения для судебного разбирательства.

Порядок подписания и вручения

Подписывает гарантийное письмо руководитель компании либо сотрудник, уполномоченный работать с подобными документами. При этом указывается должность, записываются полностью ФИО и ставится личная подпись.
Вручить письмо можно несколькими способами:

1. Образец гар.письма, написанного юр.лицом и физ.лицом

Образец гарантии, написанной юридическим лицом

Пример гарантии, написанной физ.лицом

• Если собственник помещения — физическое лицо DOC, 26 KB
• Если владелец помещения — юр.лицо DOC, 27 KB

2. Когда ООО необходимо получение гар. письма

Гарантийное письмо от собственника арендуемого помещения может пригодиться для разных целей:

• Его часто требуют сотрудники ФНС при постановке фирмы на регистрационный учет.
• Наличие письма с гарантией позволит обезопасить компанию, если у нее нет возможности проверить добросовестность контрагента.
• Многим компаниям нужна гарантия, что выбранное помещение после регистрации ООО будет точно сдано им в аренду.

Важно: гарантию пишет владелец объекта недвижимости для налоговой, но она не обязывает его к каким-либо действиям, даже в том случае, если в тексте письма будут описываться подробно условия аренды. То есть, этот документ не должен расцениваться, как предварительное соглашение об аренде.

3. Кто должен составлять документ

Гарантию в письменном виде составляет сам владелец помещения. В письме должно выражаться согласие на передачу объекта в пользование определенной компании. Требований к тому, кто должен быть владельцем арендуемой площади, в законе нет — выступать арендодателем могут как физические лица, так и юридические.

Физ.лица также наделены правом предоставлять компаниям письменные гарантии для регистрации юр. адреса.

Конкретной разницы между оформлением бумаги от юридического или физического лица нет.

4. О чем писать в тексте письма

Гарантия для арендатора пишется вручную на бумаге А4, текст формулируется в деловом стиле.

Важно внести в содержание пункты, обязательные при составлении гарантийных писем:

• Физ.лицо, выступающее арендодателем должно указать данные своего паспорта, а юрлицо — написать свои реквизиты.
• В письме должно быть указано наименование налогового органа, в котором компания будет проходить регистрацию.
• Параметры помещения должны быть описаны подробно: с указанием площади объекта, этажа, полного адреса.
• Наименование компании-арендатора должно указываться в соответствии с ее уставом. Также прописывается ФИО руководителя.
• В тексте должно быть сформулировано разрешение на предоставление данного объекта в пользование арендатору по договору.

В заключительной части письма владелец арендуемой площади должен поставить свою подпись и при наличии — печать.

5. Правила оформления гар.письма

Определенного бланка для оформления гарантийного письма нет: можно использовать предложенные нами шаблоны или составлять документ в свободной форме, учитывая сведения, которые обязательно должны присутствовать в тексте. Если гар.письмо оформляется от юридического лица, стоит использовать фирменный бланк.

Как и в любом документе, в гар.письме должна быть шапка, название документа, текстовая часть и место для подписи, печати.

В шапке письма пишутся реквизиты владельца арендуемой площади и данные для связи с ним. ФНС может связаться с собственником помещения, чтобы убедиться в достоверности указанной информации. Далее прописываются сведения об арендаторе и налоговой инспекции, в которой будет проводиться регистрация ООО.

После шапки, текст нужно озаглавить фразой “Гарантийное письмо” и в свободной форме указать данные, выражающие суть документа:

• Возможность передачи недвижимого имущества в арендное пользование;
• Адресные характеристики объекта, его площадь и пр. параметры;
• Выражение намерений заключить с арендатором договор;
• Указание на законность владения объектом и отсутствие препятствий к его использованию (написать, что недвижимость не в залоге, не под арестом, без обременений);
• Гарантию, что договор с арендатором будет заключен лишь в случае регистрации данной компании.

В конце письма проставляется подпись собственника арендуемой площади и при наличии ставится печать. К письму следует прикрепить документ, способный подтвердить права владельца на эту недвижимость.

Вы можете получить все документы для регистрации компании всего за 15 минут, обратившись к нашему бесплатному сервису! Мы предложим заполнить анкету, на основании которой сами заполним все нужные бумаги и предоставим вам. В результате у вас на руках будут все документы для постановки ООО на учет, которые можно распечатать или направить онлайн.

6. Как отправить гарантию в налоговую службу

Арендодатель составляет гарантийное письмо, получив соответствующий запрос от будущего арендатора. Далее, гарантию компания сама передает в ФНС для получения юридического адреса.

Обращаться необходимо в ту же ФНС, в которой пройдет внесение компании в ЕГРЮЛ. В налоговый орган документ можно подать любым удобным способом:

• Непосредственно в инспекцию. Все учредители лично должны посетить ИФНС, предоставив весь пакет документов для постановки на учет.
• По почте, ценным письмом (описание вложения обязательно).
• Курьерской доставкой (заранее уточните, занимается ли выбранная курьерская служба доставкой документов в государственные учреждения).
• Электронно через сервис ФНС, если имеется действующая цифровая подпись.
• Через доверенное лицо. Не забудьте, что представитель имеет право передавать документы только при наличии доверенности от нотариуса.

Предупредите своего будущего арендодателя, что налоговые инспекторы свяжутся с ним по контактам, указанным в письме и зададут вопросы, позволяющие удостовериться в подлинности сведений, указанных в документе.

В случае, если ООО оформляется на адрес жилого помещения, гарантийное письмо не нужно, но требуется письменное согласие владельца недвижимости.

7. Когда разрешается оформлять компанию на адрес учредителя

Домашний адрес учредителя или директора создаваемого ООО можно использовать, если деятельность фирмы не подлежит лицензированию и не связана с производством. Тогда юр.адрес регистрируется на жилой объект. Ситуация допустима, когда жилое помещение доступно для использования на законных основаниях: принадлежит по праву собственности, учредитель или директор в нем прописаны или проживают по иной законной причине (в частности, на основании договора пожизненного содержания иждивенца).

На жилые помещения гарантийное письмо не пишется, но для получения юр.адреса придется получить от его владельцев согласие в письменном виде.

Может ли гарантийное письмо заменить договор?

Этот вопрос является ключевым. Зная четкий ответ, вы сможете понять, когда нужно заключать общий договор, а когда использовать другую документацию для обозначения взаимных обязательств. В соответствии с пунктом 2 статьи 432 ГК РФ, для заключения договора нужно выполнить три условия:

• составить оферту, в которой будет прописаны основные условия взаимного сотрудничества;
• направить оферту другой стороне;
• получить положительный ответ от лица, которому направлена оферта (акцепт).

Гарантийное письмо, в данном случае, может быть составляющей договора (офертой или акцептом). В законодательстве РФ такого термина как «гарантийное письмо» нет. Там есть лишь информация о правилах заключения договоров и некоторые рекомендации, которые появились на основе судебной практики.

Вот несколько советов, которые были сформулированы во время совещаний по судебно-арбитражной практике:

1. В соответствии со статьей 329 ГК РФ, исполнение обязательств, данных одной из сторон, может быть обеспечено в том числе гарантийным письмом, если таковое предусмотрено законом или основным договором.
2. Гарантия является дополнением к основному обязательству. Если договор составлен, гарантия может его дополнять. Если договора нет, гарантия должна быть составлена по всем правилам, содержащимся в законодательстве РФ.
3. Договор-гарантия — это письменный документ. Одна сторона таковую гарантию направляет, вторая должна дать ответ, что принимает условия.

Есть случаи, когда у сторон просто нет возможности оформить классическую документацию. Например, в случае недостатка времени для составления договора и его подписания. Тогда допускается использовать гарантийное письмо как оферту, акцепт и дополнительное соглашение, в котором меняются некоторые условия договора.

Гарантийное письмо-оферта

Оферта — письменное предложение вступить в определенные деловые отношения на конкретных условиях. Данный термин присутствует в юридическом словаре, а процедура составления документа описана в статье 435 ГК РФ. Официальной офертой является документ со следующим содержимым:

• предложение произвести оплату за товары и услуги;
• предложение выполнить ту или иную работу;
• предложение оказать услугу;
• предложение доставить товар.

В оферте может содержаться одно или несколько из вышеперечисленных предложений. Чтобы ее приняли за полноправную часть договора, нужно указать предмет оферты (наименование и описание услуги, товара или типа работ) и необходимые сроки выполнения, доставки или реализации.

В соответствии со статьей 436 ГК РФ, лицо, направившее оферту, не может ее отозвать в течение срока, который отведен на ответ получателя. Исключением являются лишь те случаи, которые отдельно прописаны в подобном гарантийном письме. Перед направлением подобной документации нужно убедиться, что она корректно составлена и точно отражает пожелания и требования отправителя.

Гарантийное письмо-акцепт

Акцепт — намерение принять деловое предложение, подтвержденное одним из допустимых способов. Это второй элемент договора, который становится актуальным в случае получения предложения-оферты.

В соответствии с 3 пунктом 438 статьи ГК РФ, ответом на оферту является не только письменное подтверждение согласия, но и совершение действий, необходимых для начала или продолжения сотрудничества (они должны быть обозначены в самом предложении). К таким действиям могут относиться:

• оплата товара;
• отгрузка товара;
• выполнение определенной работы;
• предоставление услуг.

Важно понимать, что к ответному действию требования не так строги. Главное — подтвердить свое согласие письмом или действием. При этом молчание (игнорирование) не является положительным ответом (п.

2, статья 438 ГК РФ). Также нужно иметь в виду, что, если вы ответили на предложение положительно, то считается, что вас устроили все его пункты.

Дополнительное соглашение

Гарантийное письмо, по сравнению с договором, имеет один существенный недостаток — оно не может быть таким же подробным и исчерпывающим. В нем не прописываются такие нюансы как:

• все права и обязанности сторон;
• ответственность сторон за неисполнение обязательств;
• порядок расчетов между сторонами;
• порядок урегулирования споров;
• варианты решения вопросов, если «что-то пойдет не так».

Для подобных случаев предусмотрены дополнительные соглашения или документы, которые оформляют в случае изменения условий договора. С одной стороны, составить их можно, но с другой стороны, такая работа будет являться лишней для обеих сторон. Если предмет вашего соглашения не так прост и требует подробного описания, лучше составить классический договор и сразу прописать все нюансы.