Образец и бланк докладной записки 2024 года

Как уже было отмечено ранее, докладная записка составляется при обнаружении нарушения правил поведения одним из сотрудников предприятия. Речь может идти о правилах внутреннего трудового распорядка, положений по охране труда или иных локальных нормативных актах работодателя. Процедура утверждения факта нарушения разбирается в другом нашем материале (акт о нарушении трудовой дисциплины).

Любой приказ руководителя должен иметь под собой основание и обоснование. Под первым понимают ссылку на какой-либо документ, закон, а под вторым – объяснение реальных причин принятия решения. Докладная записка в купе с составленным по всем правилам актом выступят в качестве основания.

Кто пишет официальную бумагу

Автором служебной записки является то же лицо, что и обнаружило факт нарушения, составило соответствующий акт. В теории это может быть совершенно любой сотрудник предприятия, вовремя проявивший бдительность. Работник в любом случае должен обладать навыками работы с документами, чтобы не допустить критических ошибок при написании записки.

Отличие от иных видов записок

Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной. Необходимо проводить между ними чёткое разграничение по следующим основаниям:

• во-первых, докладная записка всегда носит вертикальный характер. Именно этим она отличается от служебной, но не от объяснительной;
• во-вторых, докладная записка составляется исключительно по факту нарушения норм трудового законодательства;
• в-третьих, докладную записку может написать абсолютно любой работник компании, а объяснительную только сам нарушитель;
• в-четвёртых, докладная записка не является обязательным элементом внутреннего документооборота в отличие от объяснительной. По общему правилу работодатель не имеет права применить к подчинённому дисциплинарное взыскание, не взяв с него объяснения.

Форма документа

В силу того, что докладная записка не является одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, органы государственной власти не предъявляют к её форме и содержанию никаких требований, за исключением общих. Докладная записка всегда пишется в свободной форме. Что касаемо общих требований, то речь идёт о соблюдении следующих моментов:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место);
• от кого и кому подаётся бумага;
• подпись автора записки;
• расшифровка автографа.

Написать официальную бумагу можно одним из двух стандартных сложившихся на практике способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта по итогу будут обладать равной юридической силой при условии заверения автографом составителя. Документ обычно составляется на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Отметим, что записка в любом случае должна быть заверена именно «живым» автографом работника, так что даже компьютерный вариант придётся распечатать на принтере.

Объясняем, как правильно написать записку

По своей структуре докладная записка делится на три составных элемента: реквизиты, предмет и автограф работника. Необходимо уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, кому и от кого подаётся записка. В дательном падеже прописываем ФИО руководителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию.

Чуть ниже обозначаем те же данные, но уже о заявителе. Следующим шагом присваиваем записке уникальный номер для документооборота, дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу берёт своё начало основная часть, в которой необходимо ёмко описать случившийся инцидент. Затем предлагаем директору принять какие-то меры в отношении нарушителя и переходим к подписанию. Как только все вышеуказанные моменты будут прописаны на бумаге, своим автографом его заверяет составитель.

Не забываем отметить, что записка передаётся вместе с соответствующим актом.

Примерный образец

Довожу до Вашего сведения, что 9.09.2024 г. в 10 часов 30 минут (2 часа 30 минут с начала рабочего дня) младший юрист Ватов Н. Д. был обнаружен на рабочем месте спящим в состоянии алкогольного опьянения. Объяснить своё поведение, расписаться в акте Ватов отказался. Работник был выведен с территории предприятия.

Предлагаю отстранить Ватова Н. Д. от работы на 3 рабочих дня и применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Особенности употребления выражения “довожу до вашего сведения” в официально-деловом стиле

Выражение “довожу до вашего сведения” характерно для официально-делового стиля. Оно чаще всего используется в следующих жанрах:

• докладная записка;
• служебная записка;
• объяснительная;
• деловое письмо;
• распоряжение.

Отличие первых трех заключается в адресате. В случае докладной записки возможно взаимодействие со сторонними организациями. Служебная и объяснительная предназначены для сотрудников внутри одной компании.

Документы информируют, уведомляют о каком-либо происшествии, событии. Также могут пояснять действия, которые необходимы для выполнения задачи. В некоторых случаях прилагаются к основным материалам в качестве сопроводительной записки.

В организациях для всех подобных документов часто используется только словосочетание “служебная записка”. Основной текст вводится оборотами делового стиля “довожу до вашего сведения”, “информирую”, “сообщаю” и другими.

Этим выражениям предшествует информация о:

• адресанте;
• адресате;
• структурном подразделении;
• названии документа.

Необходимо дополнительно проставить внутренний регистрационный номер, дату. При желании допускается обозначить тему записки. На документе должна присутствовать виза, подпись адресанта с расшифровкой.

Примеры оформления служебных записок

В служебных записках информация вводится характерными маркерами, речемами официально-делового стиля. Одним из наиболее распространенных является выражение “довожу до вашего сведения”.

“Довожу до вашего сведения, что 19.09.2022 слесарь цеха №3 Самсонов Андрей Александрович употреблял спиртные напитки в бытовке.

На информацию о недопустимости таких действий ответил нецензурно. Согласно уставу организации недопустимо распитие алкогольных напитков на рабочем месте.

Также это является нарушение правил безопасности. Также информирую, что аналогичная ситуация имела место 08.08.2022, о чем было сообщено в служебной записки №36 от 09.08.2022. Прошу привлечь Самсонова А. А. к ответственности.”

Основная цель служебной записки лаконично донести некие сведения. Не стоит употреблять витиеватые конструкцию. Нехарактерно начинать документ со слов “знаю”, “сигнализирую”, “знакомлю” и подобными. Уместно написать “довожу до вашего сведения следующую информацию”:

“Довожу до вашего сведения следующую информацию: в отделе по работе с клиентами вышел из строя компьютер ИНВ №0978973 балансовой стоимостью 115 000 (сто пятнадцать тысяч) российских рублей. Прошу разрешить списание.”

Служебные записки также могут выражать просьбу и быть одним из основания для распоряжения:

“Довожу до вашего сведения, что необходимо отозвать работника Скворцова Олега Михайловича из ежегодного оплачиваемого отпуска, так как возникла потребность выполнить работы по установке холодильного оборудования в срок до 09.09.2022.”

Знаки препинания в выражении

Конструкция “довожу до вашего сведения” с точки зрения синтаксиса является односоставным определенно-личным предложением.

В определенных ситуациях оно может употребляться в качестве самостоятельной единицы, например:

— Вы мне угрожаете?

— Довожу до вашего сведения.

В официально-деловом стиле используется в составе сложноподчиненных или бессоюзных предложений. Знаки препинания регулируются пунктуационными нормами.

В сложноподчиненных предложениях перед союзом или союзным словом ставится запятая:

“Довожу до вашего сведения, что необходимо выполнить замену оборудования”.

При этом первая часть может быть главной более чем для одной придаточной:

“Довожу до вашего сведения, что компьютер сломался и что поставка принтеров задерживается.”

Придаточные части являются однородными. Так как они связаны союзом “и”, запятая не требуется.

В бессоюзных предложениях необходимо двоеточие:

“Довожу до вашего сведения следующую информацию: работник отказался выполнять поставленную задачу”.

Этот знак препинания ставится, так как вторая часть поясняет и дополняет содержание первой.

Языковые и контекстуальные синонимы для “довожу до вашего сведения”

Существует более десятка синонимов к “довожу до вашего сведения”. Языковые иногда не подходят для использования в официально-деловом стиле.

Например, в предложении “Довожу до вашего сведения, что работник должен быть отозван из отпуска” нельзя заменить первую часть на “объявляю”, “знакомлю”, “рассказываю”, “ввожу в курс дела”. Эти слова подходят для устной формы общения, однако недопустимы в официальных документах.

Некорректно употреблять синоним “докладываю”. Он сохраняет лексическое значение, однако не соответствует нормам официально-делового стиля. Использование этого слова допустимо в военной сфере.

Универсальными синонимами к фразе “довожу до вашего сведения” являются следующие выражения:

– информирую вас;
– ставлю вас в известность;
– сообщаю вам;
– уведомляю вас;
– извещаю вас;
– оповещаю вас.

Каждым из этих синонимов допустимо заменить “довожу до вашего сведения”. Эти фразы легко подставляются в подобные предложения:

“Довожу до вашего сведения (информирую, сообщаю и так далее), что за особые заслуги бухгалтеру Солоповой Арине Михайловне необходимо предоставить премиальное вознаграждение”.

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Для чего служит докладная записка?

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п. 118 Инструкции № 4).

Другими словами, докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся:

• на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);
• отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся:

• на внутренние – адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5;
• внешние – адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

Текст докладной записки состоит из двух частей – вводной и основной.

Во вводной части излагают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы. В докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Текст записки излагается от первого лица единственного числа.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Рекомендация

При оформлении докладной записки избегайте «вступительных речей»: не нужно писать «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что. » и т.д.

Пример оформления докладной записки

Юридический отдел Директору ООО «Свиль»

В связи с необходимостью представления интересов ООО «Свиль» в экономическом суде Могилевской области по делу № 4712-Х/2016 при рассмотрении судебного спора прошу с 11.02.2016 по 12.02.2016 командировать Иванова А.А., юрисконсульта I квалификационной категории, в г. Могилев.

Приложение: копия определения о принятии искового заявления и возбуждении производства по делу от 21.01.2016 № 21 на 1 л. в 1 экз.

Начальник юридического управления Подпись Н.В. Галицкая

Справочно:

предложение о направлении в служебную командировку за границу оформляется в виде письма или докладной (служебной) записки.

Как правильно оформить служебную записку

В Инструкции № 4, а также в унифицированной системе организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД) отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Несмотря на данный факт, его можно встретить в документообороте многих организаций. Является ли использование такого вида документа неправомерным? Нет. Объясним, почему.

Унифицированные формы документов, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Справочно:

УСОРД является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (приказ директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25).

Так, служба документационного обеспечения (ДОУ) либо кадровая служба осуществляет разработку:

• табеля и альбома унифицированных форм документов организации;
• и проектирование бланков документов;
• мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации).

Прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации (например, в инструкции по делопроизводству организации) (часть вторая подп. 138.2 п. 138 Инструкции № 4).

В каких случаях составляют докладную, а в каких служебную записку?

Служебная записка, как и докладная, не относится к кадровым документам (приказы, распоряжения по личному составу; личные дела; график трудовых отпусков и др). Как правило, их составляют по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебная записка создает переписку между структурными подразделениями.

Они обычно содержат определенную просьбу, предложение.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Документ:

СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004).

Предназначение документа

Докладные записки относятся к категории документов внутреннего документооборота. Каждое крупное предприятие, использует данные акты для принятия жалоб и предложений от сотрудников. Для того чтобы обеспечить нормальное функционирование компании, руководителю организации необходимо разработать типовую форму, которая будет использоваться сотрудниками при составлении акта.

Важно упомянуть, что рассматриваемый документ обладает иерархической направленностью. Это означает, что в качестве адресата выступает руководитель компании.

Данный акт имеет информационный характер, а его целью является донесение сведений о событиях, что могут негативно повлиять на трудовой процесс, до руководства.

Также следует сказать о том, что данный документ обладает законной силой. Работодатель, получивший докладную записку от сотрудника, обязан вынести свое решение по озвученному вопросу. Согласно действующему законодательству, каждый работник имеет право составить этот документ.

Во время заполнения акта следует учитывать некоторые тонкости и нюансы. Так как рассматриваемый документ наделен законной силой, необходимо использовать исключительно деловой стиль переписки, избегая юридических и грамматических ошибок, а также неточностей в тексте. В основной части необходимо грамотно описать возникшую проблему или предложить варианты её решения.

Нужно обратить внимание на то, что рассматриваемый документ должен содержать в себе не только краткий обзор на сложившуюся ситуацию, но и различные варианты её решения. Получив этот акт, руководитель компании должен тщательно проанализировать сложившиеся обстоятельства и вынести свое решение по спорному вопросу. Резолюция руководителя организация является одним из оснований для применения различных мер в отношении сотрудников.

На основе докладной записки может быть вынесено решение как о поощрении, так и дисциплинарном взыскании в отношении работников компании. Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что докладная записка – это один из видов связи подчиненных и руководителя компании.

Разновидности докладных и их цели

Докладные записки подразделяются на два основных типа. Внутренние акты используются в целях повышения результативности трудового процесса. Этот документ составляется только по инициативе тружеников.

При составлении документа используется стандартный лист формата «А4». Внутренние акты принято относить к локальным документам. Второй тип докладных записок – внешние акты, которые передаются контролирующим органам.

Важно обратить внимание на то, что этот документ составляется на типовом бланке организации. После составления внешнего акта, руководитель компании должен ознакомиться с его содержанием и заверить личной подписью.
Каждый из вышеперечисленных типов докладных записок можно разделить на три условных группы, которые различаются содержанием документа:

1. Информационного характера – в данном случае, сотрудник, желающий улучшить трудовой процесс, составляет докладную, где указывает методы оптимизации производства. Важно обратить внимание на то, что в крупных предприятиях, подобные акты используются для информирования руководства о специфических особенностях производственного процесса.
2. Отчетные бланки – используются для информирования руководства об исполнении распоряжений. Как правило, этот тип документов составляется сотрудниками, относящимися к низкому звену.
3. Инициативные предложения – в этом случае, работник доносит до руководства свои мысли о решении различных вопросов, связанных с трудовым процессом.

Довольно часто докладные записки используются для того, чтобы донести руководству компании информацию о различных конфликтах в коллективе. В том случае, если мерой дисциплинарного взыскания в отношении работника, нарушившего дисциплину, избирается лишение премии, очень важно грамотно составить данный документ и привести основания для вынесения подобного решения. Образец докладной записки может рассматриваться судом как доказательство правомерных поступков администрации компании.

Неправильные и неточные формулировки могут привести к проигрышу судебного процесса.

Именно поэтому очень важно, при составлении докладной записки правильно указать преследуемые цели. Целью составления документа может являться повышение результативности собственного труда. Такие документы используются для устранения различных факторов, которые негативно влияют на трудовую деятельность сотрудников компании.

Еще одной целью данного документа может стать исправление сложившейся ситуации. В некоторых случаях сотрудник может знать о фактах, которые, по его мнению, препятствуют эффективности трудового процесса. В этом случае, работником составляется акт для разрешения спорного вопроса.

Составление докладной помогает снять долю ответственности и предоставить выбор метода решения возникшей ситуации руководству компании. Важно обратить внимание на то, что если в возникшем инциденте отсутствует вина сотрудника, руководство не имеет права применять штрафные санкции. Последней из целей рассматриваемого документа является защита своих прав.

В конфликтной ситуации, каждый работник имеет право защищать свои интересы и предложить свои варианты мирного урегулирования конфликта.

Привила составления документа

Рассматриваемый акт должен содержать в себе несколько смысловых разделов. В фактической части документа приводится информация о конкретном инциденте и причинах его возникновения. При заполнении этой части следует указать все сопутствующие обстоятельства.

Далее, составителю необходимо перейти к аналитической части и указать свое видение проблемы. Как правило, в этой части бланка указываются возможные последствия сложившейся ситуации, а также предлагаются варианты решения спорного вопроса. В резюмирующей части, докладчику необходимо обосновать приведенные доводы и варианты решения.

Важно обратить внимание на то, что конечное решение о применении различных видов штрафных санкций остается за руководством компании. Как показывает практика, большинство руководителей предпочитают избегать проведения длительных разбирательств и выбирают один из способов, предложенных докладчиком.

Цель написания докладной записки – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения

Докладная может иметь как текстовый, так и табличный вид. Также следует отметить, что в данном документе может отсутствовать раздел, посвященный анализу сложившихся обстоятельств. В этом случае, докладчик должен привести лишь информацию о возникшей ситуации, препятствующей нормальной трудовой деятельности и предложить решение проблемы.

Следует упомянуть, что рассматриваемый документ может использоваться в качестве основания для принятия мер по оптимизации рабочего процесса. Также каждый работник имеет право выразить свое несогласие с принятыми мерами, при помощи составления докладной.

Согласно установленным правилам, руководителю компании при организации собственного бизнеса необходимо разработать специальный шаблон, на основе которого персоналом будут составляться внутренние акты. В том случае, если данный шаблон отсутствует, необходимо использовать стандартный образец.

Как написать докладную записку на сотрудника, образец заполнения по ГОСТу:

1. В шапке документа указываются фамилия и инициалы составителя, а также название отдела компании, откуда отправляется данный документ. После этого фиксируется дата заполнения бланка.
2. Тело документа начинается с указания наименования акта. Далее потребуется еще раз указать инициалы обращающегося и привести основную информацию о проблеме. Также в этом разделе приводятся варианты действий руководства, направленные на решение возникшего вопроса.
3. В заключительной части докладной записки, составитель должен заверить документ своей подписью.

Разобравшись со структурой бланка, следует выделить ряд тонкостей и нюансов, связанных с заполнением. Наименование акта фиксируется только прописными буквами, крупного размера. Название документа можно разместить как в центре листа, так и возле левой границы акта.

Для того чтобы документ получил должную юридическую силу, необходимо указать название компании и место составления докладной. Рассматриваемый документ должен содержать в себе регистрационный номер, соответствующий тому, что зафиксирован в журнале учета внутренних документов. Заголовок «довожу до вашего сведения» образец типового начала докладной записки.

Также в качестве заголовков можно использовать такие слова, как «О …» или «Касательно …».

Важно отметить, что каждый сотрудник имеет право составить докладную записку. Однако, следует помнить о правилах составления данного акта. Так как этот документ имеет юридическую силу, необходимо указать веские аргументы, для рассмотрения возникшего вопроса.

Нередко на основе подобной документации (внешних докладных), контролирующими органами проводятся различные проверки. Как правило, такие проверки посвящены контролю целесообразности использования финансовых средств. Нередко, многие труженики жалуются в соответствующие организации о неправомерном лишении основных или дополнительных выплат.

В этом случае, внешняя докладная записка является основанием для проведения проверки.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач

Давайте рассмотрим, в каких ситуациях может понадобиться составление докладной:

1. Акты, посвященные хозяйственной деятельности организации.
2. В случае прогула со стороны сотрудника. В данном примере докладная составляется непосредственным руководителем отдела, где трудится прогульщик. Цель документа привлечь нарушителя трудовой дисциплины к дисциплинарной ответственности.
3. В случае нарушения должностной инструкции. В резюмирующей части этого акта, докладчик указывает вид штрафных санкций, которые могут быть наложены на нарушителя.
4. В случаях нахождения сотрудника на территории работодателя в состоянии наркотического или алкогольного опьянения.
5. В случае необходимости премирования работника. В этом примере, докладчику следует указать основание для начисления дополнительных выплат.
6. При оскорблении достоинства и чести. Данный акт составляется на имя руководителя компании.