Образец приказа об использовании топливных карт сотрудниками в 2022 году

Прежде чем оформить закрепление топливных карт за водителями, руководителю учреждения необходимо разработать специальный норматив, в котором регламентирован порядок работы с ТК. Допустимо прописать нормативный регламент в трудовом договоре с работником, либо оформить дополнительное соглашение к трудовому контракту.

Когда вопрос о нормативном регулировании решен, следуйте алгоритму, как выдать водителю топливную карту, из трех шагов:

Шаг 1. Издайте приказ о передаче ТК.

Специальной формы распорядительного документа нет. Подготовьте приказ в произвольной форме.

При составлении учтите, что ТК допустимо закрепить не только за работником, но и за транспортным средством. Например, если за одним автомобилем закреплено несколько водителей.

Шаг 2. Оформите акт приема-передачи.

Акт оформите в произвольной форме. В документе отразите факт передачи ТК от руководителя работнику. Удостоверьте факт передачи подписями сторон.

Если в учреждении топливные карточки часто передаются от одного сотрудника другому, то каждый раз оформлять акт приема-передачи нецелесообразно. Рекомендуем завести журнал учета движения топливных карт и оформить закрепление топливной карты за автомобилем — такой вариант удобен, если к управлению одним транспортным средством допущено несколько водителей, которые работают посменно. В таком случае шофер, завершивший смену, передает ТК ответственному и делает запись в журнале учета.

Сотрудник, заступающий на смену, получает карточку и делает соответствующую отметку в регистре.

Шаг 3. Обеспечьте учет ГСМ.

Это последний шаг инструкции, как закрепить топливную карту за сотрудником. Движение ГСМ по топливным картам придется отражать в разрезе каждой ТК учреждения:

1. Пополнение баланса карточки — это выплата аванса поставщику.
2. Очередная заправка водителем по ТК — это покупка топлива. Оформляем зачет аванса.
3. Путевой лист водителя — это основание для списания ГСМ.

В противном случае принять топливные расходы к бухгалтерскому и налоговому учету нельзя.

Зачем составляют приказ

Раньше использовался такой порядок расчетов за ГСМ:

1. Водитель писал заявление о выдаче подотчетных средств.
2. Приобретал топливо.
3. Составлял авансовые отчеты и прикладывал чеки.

Эта схема позволяла исказить реальные цифры, шоферы могли использовать служебные машины в личных целях и заправлять их на деньги работодателя. Теперь процесс полностью автоматизирован и бухгалтер полностью отслеживает оборот ГСМ посредством ТК.

Система позволяет увидеть фактические расходы ГСМ и суммы, потраченные на заправку. Для организации процесса необходимо разработать специальное положение и издать приказ о закреплении топливной карты за автомобилем или за сотрудником.

Ознакомьте водителя с новой системой оборота ГСМ в учреждении. Его подпись под распоряжением означает согласие работать по новым правилам. После этого необходимо внести изменения в трудовой договор: включите в него новые функциональные обязанности служащего или составьте дополнительное соглашение.

Как только оно подписано, составьте акт приема-передачи и выдайте ТК.

Топливные карты

Предприятия, использующие в своей деятельности ТС, сталкиваются с необходимостью учёта, списания израсходованных ГСМ, постоянной заправкой автомобилей. Именно в этих целях администрация организации и выдаёт своим подчинённым топливные карты. Это наиболее удобная форма заправки ТС, ведь отпадает необходимость выдавать сотрудникам подотчётные деньги.

Такое решение страхует работодателя от недобросовестности своих работников. Топливная карта регулярно пополняется бухгалтерией, а затраченные средства приходуются в качестве расходов на ГСМ.

Распространение

Широкое распространение такая форма взаимодействия с подчинёнными обретает в транспортных компаниях, специализирующихся на перевозке грузов или людей. Тем не менее можно применять топливные карты и в компаниях, основная деятельность которых не связана с эксплуатацией транспорта. Например, у генерального директора фирмы есть личный водитель.

Процедура

Процедура использования топливных карт имеет комплексный характер. Начать необходимо с внесения изменений в трудовые договоры с водителями, которые отразят факт использования подчинёнными топливных карт (это добавит ответственности).

Далее администрации фирмы следует провести контрольные замеры расхода топлива, чтобы застраховать себя от недобросовестности подчинённых. В теории водитель может сливать бензин для использования в личных целях.

Затем бухгалтерия разрабатывает журнал учёта топливных карт. Этот документ станет основным для всей процедуры, ведь в нём отразятся держатели карт, затраченные на топливо суммы и многое другое.

Списание ГСМ будет происходить на основании заполненных водителями путевых листов. Особенность лишь в том, что оплата за топливо производится через пластиковую карту заправочной организации.

Что отразить в официальной бумаге

В силу того, что документ не является обязательным для осуществления деятельности организации, закон не определил конкретный перечень положений, которые должны быть в нём отражены. Содержание официальной бумаги должно соответствовать требованиям Закона «О бухучёте». Сложившаяся практика выработала примерный список моментов, подлежащих обозначению, а именно:

• ФИО и должности сотрудников с двух сторон соглашения;
• условия передачи топливной карты (возмездная или безвозмездная);
• наименование заправочной организации;
• серийный номер топливной карты.

Форма документа

Действующее законодательство позволяет составлять акты приёма-передачи тех или иных объектов в свободной форме, следовательно, акт передачи топливной карты не является исключением. Органы государственной власти не предусмотрели для данного случая общеобязательного унифицированного бланка.

Отметим, что свободная форма также выдвигает определённые требования к содержанию документа. Среди них можно выделить:

• чёткая структура акта;
• обозначение реквизитов;
• наличие подписей представителей обеих сторон;
• деловой язык речи.

Исполнить документ лучше всего на фирменном бланке организации, так как на нём по умолчанию обозначены реквизиты организации-работодателя. Если такового не оказалось под рукой, допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, однако в таком случае прописывать данные о компании придётся вручную.

Что касаемо написания текста акта, то здесь всё стандартно. Позволяется выбрать один из двух способов: рукописный с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописный при помощи компьютерных средств. Выбор должен сделать представитель со стороны работодателя.

По общему правилу юридическая сила официальной бумаги не может зависеть от способа написания текста при условии заверения обеими сторонами, тем не менее рекомендуется всё же отдать предпочтение именно печатному варианту. Так документ будет иметь более презентабельный вид.

Объясняем, как составить акт «на пальцах»

Первым делом позаботимся о соблюдении требований, изложенных в статье 9 Закона «О бухучёте», обозначив:

• дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги;
• наименование организации, составившей акт;
• уникальный номер настоящего акта для документооборота в фирме и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел.

Ниже по документу необходимо будет указать ФИО представителей сторон. Сотруднику со стороны работодателя придётся подтвердить свои полномочия соответствующей официальной бумагой. Это может быть устав общества или оформленная от имени генерального директора доверенность.

Следующий шаг – предмет акта. Здесь утверждаем сам факт передачи водителю на руки топливной карты, указывая её серийный номер и наименование топливной компании. Если существуют дополнительные условия возврата, также отмечаем их в документе. Обозначаем, что официальная бумага составлена в двух равных по юридической силе экземплярах.

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к концу. Осталось лишь заверить его подписями уполномоченного представителя работодателя и водителя.

Положение о топливных картах на предприятии, образец

Приказ об использовании топливной карты, образец

Основной момент, на котором следует заострить внимание при составлении такого документа, — как закрепить топливную карту за сотрудником. Это решается на усмотрение специалистов, исходя из специфики документооборота на предприятии. На практике существуют следующие варианты.

Пустой бланк для заполнения

Обязательно нужно внести:

• реквизиты организации. Все внутренние документы издаются на фирменном бланке, уже содержащем все необходимые сведения. Дополнительно проставляются дата, место издания и порядковый регистрационный номер документа;
• основание. Основанием для издания такого распоряжения может служить, например, служебная записка на выдачу топливной карты, составленная сотрудником;
• Ф.И.О. водителей, номера их автомобилей, номера и другие особенности закрепляемых за ними носителей.

Также в приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками могут быть внесены и другие необходимые сведения

Порядок передачи

В период отпусков, отстранения от работы или временной нетрудоспособности нередко возникает необходимость передать «пластик» от одного водителя другому. Оформить это действие наиболее удобно соответствующим распоряжением руководителя. В целом такой документ ничем не отличается от рассмотренного выше.

Оплата поставщику с корпоративной карты

Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

• Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
• Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Порядок аннулирования

Процедура аннулирования подобных документов законодательством не предусмотрена. Если же возникает необходимость изменить приказ на топливные карты сотрудникам, образец которого мы привели, или отменить его действие, это можно сделать с помощью издания соответствующего распоряжения о внесении изменений или отмене действия предыдущего. В нормативный акт обязательно вносятся сведения об обстоятельствах, повлекших необходимость изменений предыдущего, а в распорядительной части его указывают, что конкретно нужно исправить или отменить.

Ответственность водителя

Дисциплинарная ответственность

За порчу или утрату «пластика», а также разглашение ПИН-кода третьим лицам водители, как и любые работники, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном ст 192 ТК РФ. Им обычно объявляют замечание или выговор. Дисциплинарное взыскание в виде увольнения применять нецелесообразно в силу недостаточной тяжести проступка и сложности оформления процедуры.

Материальная ответственность

Владельцы несут материальную ответственность как за сам носитель, так и за возможный материальный ущерб, вызванный его утратой.

Статья 244 ТК РФ устанавливает, что полную материальную ответственность за вверенное имущество несут работники, с которыми заключен соответствующий договор. Но такие соглашения могут быть заключены с ограниченным перечнем должностей, утвержденным приложением 1 к Постановлению Минтруда № 85 от 31.12.2002, в который водители не входят, а значит, и заключать с ними договор полной материальной ответственности неправомерно.

В силу ст. 238 ТК РФ, сотрудник организации несет личную материальную ответственность за переданные ему ценности, равно как и за причиненный работодателю прямой ущерб.

В организациях, практикующих систему материальных поощрений в виде дополнительных выплат, работники, допустившие утрату «пластика», вполне могут быть лишены части премии, если таковое предусмотрено ЛНА, определяющими порядок премирования.

Почему покупать бензин по топливным картам «ЕДИНАЯ» так выгодно?

Выгода складывается из двух пунктов. Во-первых, перечисленные преимущества (отсутствие перепробега, жёсткий контроль расходов), по оценкам специалистов, помогают экономить до 12% на стоимости топлива.

Во-вторых, «МАСТЕРС» ежемесячно предоставляет развёрнутые отчёты по топливным расходам вашей компании. Это здорово упрощает бухгалтерскую и налоговую отчётность. Дело в том, что в счёт-фактурах стоимость топлива указана с учётом НДС. Получается, что можно вычесть этот налог из финальной суммы с налогооблагаемой базы — 20%.

Таким образом, топливные карты АЗС помогают хорошо сэкономить и держать расходы под контролем.

Акт приема-передачи топливных карт: что это?

Топливные карты давно стали востребованным инструментом управления финансами организации в части расходов на ГСМ. Возможность контролировать действия ответственных сотрудников в режиме 24/7 и перевод бухгалтерской отчетности в электронный формат значительно упрощают ведение бизнеса любого масштаба. Оплата светлых нефтепродуктов в сетях АЗС пластиковыми носителями позволяет экономить на стоимости каждого литра горючего и получать дополнительные привилегии в качестве участника топливных программ.

Максимальное снижение расходов возможно вплоть до 30%, включая упрощенную процедуру возврата 20% НДС.

Предложение подходит для крупных предприятий, осуществляющих межрегиональные и международные перевозки, организаций – перевозчиков, ИП и других юридических лиц, в которых коммерческий транспорт участвует в извлечении прибыли.

Использование бензиновых карт в деятельности предприятия откладывает отпечаток на способе ведения бухгалтерского учета. Многие процедуры переводятся в электронный формат, а личный кабинет большинства операторов карт можно интегрировать во внутренние провайдеры ЭДО компании.

Топливные карты заказываются по числу автомашин в собственном парке организации. Один пластиковый носитель выдается одному водителю, и все его действия (место и стоимость заправки, выбранный тип горючего) будут фиксироваться в учетной записи клиента в режиме реального времени. Передача носителя сотруднику фиксируется составлением акта приема-передачи.

Это краткий документ, который включает в себя следующие данные:

• наименование транспортного средства и ФИО ответственного лица;
• цифровые данные пластиковой карточки;
• время и место передачи пластика;
• лицо, уполномоченное в предприятии на передачу карт;
• оператора топливной карты или сеть АЗС, в которой ее принимают;
• полные реквизиты организации;
• задача, для реализации которой передаются карточки.

Статьи по теме

Подарочная топливная карта для физических лиц: Лукойл, Газпромнефть, Татнефть, Роснефть #Топливные карты 5973 просмотра

Порядок юридического оформления

Акт приема-передачи карточек для топлива от организации-эмитента к компании-заказчику — необходимость, которая подтверждает намерения руководителя сотрудничать с топливным процессинговым исполнителем.

Выдача карточки самим водителям или другим сотрудникам — формальность, потому что ее можно не отражать в акте передачи топливной карты, а издать отдельным приказом.

После подписания основного договора между компанией и организацией-эмитентом выдается «пластик». Его может получить не только водитель, но и другие сотрудники, которые активно используют транспорт в рабочих целях, например, менеджер, директор или курьер.

Передачу топливных карт водителю делают в несколько этапов:

1. Заключают с каждым шофером дополнительный договор к трудовому, в котором прописывают использование карточки для топлива.
2. Оформляют акт приема и передачи «пластика» сотрудникам.
3. Вводят систему учета горюче-смазочных материалов посредством оформления путевых листов на поездки.
4. Записывают в приходы-расходы топлива по каждой товарной накладной.
5. Списывают ГСМ на основании подписанных путевых листов.

Закрепление топливных карт за водителями проводится бухгалтерами или кадровиками предприятия.

Заполнение акта приема-передачи

В акте передачи топливной карты водителю обязательно прописывают следующие поля:

• название предприятия, его реквизиты;
• Ф. И. О. руководителя или человека, который выдал карточку для топлива;
• базовый Устав, на основании которого выдается именно этому сотруднику «пластик» и цель выдачи;
• фамилия и инициалы водителя, номер и марка транспортного средства, за которым он закреплен;
• номер, название карточки для топлива;
• дата и подпись.

Такой акт составляют в двух экземплярах: один остается у руководителя, другой — у сотрудника. На обоих документах ставят по две подписи, у них есть полная юридическая сила.

Чтобы легче было вести учет и контролировать факт выдачи и возврата «пластика» сотрудникам, лучше завести служебный журнал. В нем отмечают основную информацию:

• Ф. И. О. водителя;
• марку, номер автомобиля;
• марку, вид ГСМ, которым заправляется шофер;
• номер карточки для топлива, дату ее выдачи и возврата;
• подпись сотрудника.

Благодаря грамотной организации делопроизводства по карточкам для ГСМ, можно быстро выяснить, кто украл, потерял или испортил «пластик» и привлечь к ответственности за это.

Стоимость карточки для топлива

В зависимости от политики процессинговой компании стоимость карточки может варьироваться. Некоторые предлагают бесплатную карту, другие требуют определенную плату за нее.

Если топливные карты выдают бесплатно, то их не нужно отражать на балансе компании. Но рекомендуем создать аналитический учет для держателей карточек и ввести для каждого из них свободный номер, которого нет еще в «Плане счетов».

Если же за «пластик» есть конкретная оплата, то его предоставляют как товарно-материальную ценность и после списывают как один из расходов компании.

Существует еще одна форма выдачи карточки — залоговая, или под возврат, когда водитель берет под залог «пластик» для топлива у руководителя предприятия. Его стоимость при этом не указывают. Когда карточку возвращают, то в бухгалтерии проводят обратную проводку.

В GPC RUS выдача пластика на покупку ГСМ бесплатная.