Заказчик планирует закупки, основываясь на текущих потребностях. Любые ремонтные и строительные работы требуют не только финансирования, но и документального подтверждения. Таким подтверждением является дефектная ведомость, в которой перечислен перечень и объемы необходимых работ.
На основании дефектовки составляют локальную смету и определяют расходы на закупку. Только после этого заказ включается в план-график.
Дефектовку составляют как для отдельных помещений, так и для всего здания в целом. Но в обобщенном документе сложнее объединить детали планируемого ремонта и определить конкретные объемы и виды работ. Разбейте ведомость по конструктивным элементам, чтобы избежать ограничения конкуренции для будущих подрядчиков: выделяйте в отдельные блоки монтаж и демонтаж, ремонт пола и стен, внутреннюю отделку здания.
Для составления дефектных документов (ведомость, акт) требуется особая процедура со стороны заказчика. Руководитель издает приказ по учреждению и формирует специальную комиссию. В состав комиссии включаются профильные специалисты организации и, при необходимости, представитель технадзора и разработчик сметы.
Если у заказчика отсутствует возможность составить дефектовку собственными силами, он вправе объявить закупку на разработку строительной и технической документации. Потенциальному исполнителю — разработчику проектно-сметной документации — требуется лицензия на выполнение таких услуг.
Комиссия осматривает объект, определяет технические характеристики и описывает дефекты и повреждения. В результате составляется акт о выявленных нарушениях и ведомость с рассчитанными объемами работ. Дефектовка передается сметчику, который разрабатывает проектно-сметную документацию. А ПСД служит основанием для проведения закупки.
Какую форму использовать
Унифицированной формы ни для строительства, ни для закупок не предусмотрено. Заказчики используют шаблоны из альбома унифицированных бланков, к примеру ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования» (постановление Госкомстата № 7 от 21.01.2003).
Некоторым госзаказчикам удобнее применять отраслевые формы: собственные дефектовки разработал РЖД (распоряжение ОАО «РЖД» от 02.07.2013 № 1475р) и Росавтодор (распоряжение Росавтодора от 30.03.2011 № 246-р).
Если шаблонные формы не подходят для конкретной закупки, разработайте дефектную ведомость самостоятельно и закрепите в учетной политике организации. Обязательно включите такие реквизиты:
- наименование организации-заказчика;
- дату и номер документа;
- техническое описание объекта и объемов работ.
Если строительство, текущий или капитальный ремонт, реконструкция требуют визуального подтверждения, включите в дефектовку элементы фотосъемки или скриншоты из видео, приложите акт выявленных дефектов.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить ведомость, если сломался автомобиль. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .
Как составить дефектную ведомость
Составляйте техническую документацию на фирменном бланке и закрепленной в учетной политике форме. Подготовьте несколько экземпляров — по одному для заказчика, технадзора (если он привлекался), разработчика сметы и других сторон.
Инструкция, как составить дефектовку для заказчика на ремонтные или строительные работы:
- Укажите название заказчика.
- Определите объект — его наименование, адрес, название конструктивного элемента (здания, помещения).
- Проставьте порядковый номер и дату.
- Озаглавьте документацию.
- Сформируйте таблицу. В ней описываются выявленные дефекты и объемы необходимого строительства, уточняются детали в виде примечаний. Обязательно опишите планируемые работы (по пунктам) и укажите единицу измерения.
- Перечислите всех членов комиссии и оставьте место под их подписи.
- Передайте на подпись руководителю. Директор госзаказчика согласовывает и утверждает документ: он ставит подпись и дату в специально отведенном месте — вверху перед актом.
Если обнаружили ошибку в расчетах, исправьте ее: аккуратно зачеркните и сверху укажите корректное значение за подписью ответственного исполнителя. Или распечатайте новые экземпляры акта и подпишите у членов комиссии и руководителя организации-заказчика.
Образец
Используйте в работе образец дефектовки — шаблон технической документации.
_________________ (наименование учреждения)
по ремонту здания, сооружения
с «___» по «___» ________________ 20___г.
Условия производства работ:_____________________________________________________________
Составление
Дефектная ведомость является результатом работы постоянно действующей (как правило, инвентаризационной) или специально созданной комиссии по выявлениям дефектов основных средств.
То есть проверка основных средств может осуществляться как на плановой основе, например, раз в месяц или раз в квартал, так и окказионально, по приказу руководителя, в случае выявления тех или иных дефектов любого объекта основных средств.
В дефектную ведомость должны быть включены следующие сведения:
- дата и место проведения проверки;
- состав и статус комиссии;
- наименование проверяемого объекта основных средств и его инвентаризационный номер;
- список обнаруженных дефектов и их описание. Вполне возможно приложение к дефектной ведомости фотографий поврежденных объектов или самих повреждений;
- предполагаемая стоимость ремонта и объем работ по ремонту, в случае, если эта оценка вообще возможна.
Дефектная ведомость подписывается членами комиссии и утверждается руководителем.
Для чего необходима дефектная ведомость?
Документ подробно описывает различные изъяны. В него вносят:
- название и тип оборудования, устройств или материалов;
- обнаруженный брак или неполадки;
- способы устранения найденных проблем.
ДВ используют для составления сметы и выделения денег на ремонт. Если изъян починили вовремя, снижается риск нештатных случаев на производстве, повышается производительность труда работников.
Порядок составления дефектной ведомости
Крупные предприятия регулярно обследуют оборудование, которое находится у них на балансе. Для этого директор компании составляет приказ на создание комиссии из двух экспертов, способных определить тип дефекта и придумать, как его починить. Чаще всего членов комиссии выбирают из штатных технических специалистов, отдела бухгалтерии или того отдела, под чьей ответственностью находится неисправный объект.
Комиссия проводит визуальное поверхностное обследование материала, оборудования или устройства и по результатам составляет дефектную ведомость.
Правила оформления
ДВ пишут от руки или печатают на листе офсетной бумаги формата А4 с логотипом компании или без него. Ведомость составляют в нескольких экземплярах, чтобы оригинал документа получили все заинтересованные стороны. Члены комиссии подписываю все экземпляры.
Важно. Дефектная ведомость — внутренний документ компании. С 2016 года ее больше не нужно проштамповывать — достаточно, чтобы стояли подписи членов комиссии.
Образец дефектной ведомости в 2022 году
В правом или левом верхнем углу оставляют немного места для утверждения директором. В этой зоне пишут:
- название должности — директор или генеральный директор;
- ФИО;
- наименование предприятия.
По центру пишут слова «Дефектная ведомость №» и проставляют номер документа. Ниже указывают населенный пункт, где оформлено юридическое лицо, и дату составления ДВ.
Основная часть дефектной ведомости — таблица из четырех столбцов:
- номер дефекта по порядку;
- изъяны и повреждения, которые нашла комиссия;
- способы ремонта дефектов;
- сроки починки неисправного оборудования и/или замены материала.
Если важно сослаться на приложения — например, фотографии, видеоролики, дефектные акты или другое — ссылки приводят в конце документа.
Под таблицей члены комиссии ставят подписи. Они указывают должности и расшифровывают подписи.
Обратите внимание! Если в ДВ закралась ошибка, ее разрешается исправить. Для этого неправильную информацию зачеркивают одной линией и сверху надписывают правильную информацию. Рядом с исправлением расписывается ответственное лицо.