Образец составления доверенности на заверение копий документов в 2022 году

Надлежащее заверение копии подтверждает ее идентичность оригиналу. Способы удостоверения:

• обратиться к нотариусу;
• заверить организацией или ИП самостоятельно.

К нотариусу обязательно следует обратиться, если имеется законодательно предусмотренное требование о предоставлении нотариально заверенной копии бумаги.

В остальных случаях от имени юридических лиц заверить копию вправе его руководитель. П ерераспределение обязанностей и снижение нагрузки с руководства решается путем предоставления юридически значимых заверений в доверенности для исполнения этих полномочий другим лицом.

Кто и на кого вправе ее оформить

Если возникает вопрос, имеет ли право гражданин заверять документы, следует понять, на каком основании он действует. Смысл передачи полномочий заключается в представительстве интересов доверителя перед третьими лицами не лично, а через посредника. Воспользоваться этой возможностью вправе любое юридическое или физическое лицо.

Тот, кому доверенность выдана, действует в пределах полномочий, которые в ней указаны.

Часто доверителем указываются более общие полномочия, например, на представление его интересов в суде или в государственных органах, может ли представитель по доверенности заверять копии документов в таком случае? На наш взгляд, отсутствие специальной формулировки про заверение копий не лишает поверенного такого права, если одновременно прописывается, что он вправе совершать иные юридически значимые действия и формальности, связанные с основным поручением.

Как оформить передачу полномочий

Предлагаем небольшую инструкцию, как написать доверенность на заверение документов:

Шаг 1. Определите объем полномочий, который следует передать, и поверенное лицо. Например, для начальника отдела кадров достаточно предоставления прав по удостоверению копий бумаг, которые относятся к трудовой деятельности, для бухгалтера — к финансовой.

Шаг 2. Подготовьте бланк ИП или организации с их реквизитами, используйте фирменный, если он есть.

• название;
• дату и место выдачи. Дата совершения является обязательным реквизитом, без нее документ недействителен;
• данные доверителя;
• данные лица, которого наделяют полномочиями в доверенности для заверения документов;
• объем полномочий;
• срок действия. Допускается указать любой, но если конкретная продолжительность не указана, срок действия составит год со дня выдачи.

Шаг 4. Поставьте подпись и печать (при наличии).

От имени ИП подписывает и ставит печать, если она используется в работе, индивидуальный предприниматель. От имени организации документ выдается за подписью ее руководителя (ст. 185.1 ГК РФ) и печатью (при наличии), нотариальное заверение доверенности от юридического лица или ИП требуется, если оно предусмотрено законом.

Например, ст. 29 Налогового кодекса РФ предусматривает нотариальное удостоверение полномочий представителя налогоплательщика — ИП. Таким образом, если, кроме полномочия по заверению копий бумаг, предусматриваются еще вопросы, по которым обязательна нотариальная форма, то следует обратиться к нотариусу.

Образец

Негосударственный фонд помощи ветеранам

г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2

Негосударственный фонд помощи ветеранам (далее — Фонд), 123456, г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2, ОГРН 12345678987654321, ИНН/КПП 123456789/987654321, в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, уполномочивает Александрову Александру Александровну (паспорт 00 00 № 000000, выдан 00.00.0000 ГУ МВД по г.

Москве, адрес регистрации: Россия, г. Москва, ул. Улица, 1-23) свидетельствовать верность копий кадровых документов, оригиналы которых находятся на хранении в Фонде, в порядке, установленном действующим законодательством.

Срок действия составляет 2 года без права передоверия.

Директор _______________/Иванов И.И.

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Зачем нужна доверенность

Доверенность является документом, посредством которого одно лицо, называемое доверителем, передает другому лицу, называемому доверенным, право представлять какие-либо его интересы перед третьим лицом или лицами. Доверенности могут оформляться в простой письменной форме или нотариально.

В больших организациях генеральный директор, как правило, распределяет часть своих полномочий между другими сотрудниками из числа руководящего состава с целью снижения нагрузки и оптимизации рабочих процессов.

В соответствии со статьей 182 ГК РФ полномочия действовать от имени юридического лица физическое лицо приобретает:

• на основании документа уполномоченного государственного органа;
• на основании законодательства, например, если речь идет о руководителе ООО;
• на основании доверенности.

Поскольку в некоторых случаях генеральный директор физически может не иметь возможность заверять все копии документов, производимые организацией, логичным будет возложить эти полномочия на сотрудников, непосредственно работающих с этими документами.

Как правило, в качестве доверенного лица при оформлении доверенности на право заверения копий документов выступает начальник канцелярии, начальник отдела кадров, бухгалтер и т.п.

Когда могут потребоваться заверенные копии документов

Правильно заверенная копия документа имеет юридическую силу оригинала, то есть позволяет ее владельцу совершать от своего имени или имени организации все те же действия, что он совершал бы с оригиналом на руках.

В некоторых случаях законодательство прямо запрещает организации выдавать на руки оригиналы документов вне установленных для этого случаях.

Например, оригинал трудовой книжки работнику может быть выдан только для предоставления в Пенсионный фонд. Во всех остальных случаях ему предоставляется заверенная копия.

Заверенные копии документов могут потребоваться при оформлении договоров, при осуществлении представительства интересов организации в госорганах, в кадровом делопроизводстве и т.п.

Составление доверенности

При составлении доверенности на предоставление права заверки копий документов следует руководствоваться общими правилами составления доверенностей, которые определены ст.ст. 185-189 ГК РФ.

Доверенности от имени юридического лица могут быть оформлены на фирменном бланке организации, если она их использует, или на обычном листе формата А4. В этом случае реквизиты организации потребуется указать в «шапке» документа. На нашем сайте имеется типовой шаблон доверенности на заверку копий документов, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав под свои обстоятельства.

В целом структура доверенности состоит из следующих элементов, расположенных последовательно:

1. «шапка» документа, в которой указываются данные юридического лица: наименование, юридический адрес, ОГРН, ИНН;
2. под «шапкой» — название документа, дата выдачи доверенности и место составления. Доверенности, выдаваемые юридическими лицами, в обязательном порядке регистрируются в журнале выдачи доверенностей, следовательно, доверенности должен быть присвоен номер;
3. сведения о лице, передающем полномочия: ФИО, должность, данные документа, на основании которого сам доверитель действует от имени организации;
4. сведения о лице, которому делегируются полномочия: ФИО, должность, паспортные данные;
5. перечисление полномочий. В данном разделе следует указать, какие именно копии документов имеет право заверять с момента оформления доверенности сотрудник, на которого возлагаются полномочия;
6. подпись доверенного лица;
7. подпись доверителя.

Указание срока доверенности не является обязательным. В случае если срок доверенности не указать, то по умолчанию он будет равен одному году.

Однако если стороны решат заверить такую доверенность у нотариуса, то без указания срока она будет действовать до момента ее отмены доверителем. В этом случае при увольнении сотрудника работодателю стоит позаботиться об отмене доверенности дополнительно.

Что делать с доверенностью дальше

Оригинал доверенности после подписания ее всеми лицами и регистрации выдается доверенному лицу. Сведения о доверенности заносятся в журнал доверенностей предприятия, и при получении оригинала доверенное лицо проставляет в журнале дату и подпись.

После окончания срока действия или при отмене доверенность возвращается организации. Доверенности хранятся в организации в течение 5 лет после истечения их срока, после чего уничтожаются в установленном законом порядке.

Выбери свой вариант доступа

Публикации, связанные с документом:

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или.

Как хранить доверенности?

Какие виды доверенностей бывают? Как формировать в дела выданные организацией доверенности? Как.

Полномочия: распределяем и делегируем (часть 1)

Как документируется в организации распределение полномочий (обязанностей, зон ответственности)? И как.