Журнал учета листков нетрудоспособности: скачать бланк и образец заполнения в организации, форма книги регистрации для больничных листов

Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности организации, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, указывает, что больничные листы должны храниться 5 лет.

Важно! Закон о страховых взносах говорит, что все документы, на основании которых осуществляются выплаты, должны храниться 6 лет. Именно этим законом следует руководствоваться.

Это решение обосновано тем, что ФСС является органом, с которым экономический субъект взаимодействует непосредственно при назначении и выплате пособий по временной нетрудоспособности.

Приказ Минкульта и Приказ ФСС имеют равную юридическую силу, но работает с документооборотом именно ФСС. Это означает, что бумаги, непосредственно связанные с начислением пособий по временной нетрудоспособности, должны храниться 6 лет.

Как ведется учет в организации?

Систематизировать процесс учета и сохранности больничных листов поможет журнал их регистрации.

Журнал учета можно также именовать книгой. Это не принципиально.

Журнал регистрации листков должен соответствовать следующим требованиям:

  • На титульном листе указывается полное наименование предприятия, название документа ( «Журнал регистрации больничных листов»), а так же период. Периодом является календарный год.
  • Страницы журнала нумеруются и прошиваются;
  • На последней странице указывается число страниц, ставится дата нумерации и прошивки за подписью и печатью (при наличии) руководителя.
  • В журнале должно быть указано лицо, ответственное за его ведение.
  • Обязательно ли вести книгу регистрации?

    Закон не обязывает вести журнал учета листков нетрудоспособности, но делать это рекомендуется в целях:

    1. Учета лимита оплачиваемых дней по каждому работнику:
    2. Отслеживания срока предоставления листка нетрудоспособности работником на предприятие.
    3. Для быстрого поиска бланков при предоставлении в органы ФСС для проведения сверок и проверок.
    4. Для установления виновного лица в случае потери или иной утраты и возмещения материального вреда.
    Советуем прочитать:  Пенсионное удостоверение — как получить и где оформить в 2025 году

    Какую форму нужно использовать?

    Важно! Единой унифицированной формы для ведения этого журнала нет, поэтому организация может самостоятельно разработать форму этого журнала.

    Каждый лист журнала должен содержать следующие элементы:

    • Номер страницы;
    • Фамилия, имя, отчества застрахованного лица;
    • Номер и серия листка нетрудоспособности;
    • Основание выдачи больничного (заболевание, травма, беременность)
    • Дата начала и дата окончания заболевания включительно;
    • Продолжительность нетрудоспособности в днях;
    • Сумма начисленного пособия;
    • Рекомендуется добавить графы лимита оплачиваемых дней на начало и конец болезни.

    Инструкция по заполнению

    Существуют общие правила к заполнению бланков, имеющих юридическую силу:

    1. Все записи необходимо делать черной гелевой или перьевой ручкой.
    2. Данные заносятся разборчивым почерком, ошибки и помарки не допускаются. В случае ошибочной записи ее следует аккуратно зачеркнуть, внести исправление и подписать «Исправленному верить» за подписью ответственного лица, заполняющего документ.
    3. Использование корректирующих средств («штрих», специальный ластик) недопустимы.

    Нарушение общих правил ведения, учета и регистрации документов может привести к потере ими юридической силы. Их нельзя будет использовать в суде или других правоохранительных органах в качестве доказательства в случае споров.

    Следует ли отдельно вести книгу для испорченных или утерянных бланков?

    Книгу учета утерянных, украденных или испорченных бланков листков нетрудоспособности обязаны вести только медицинские учреждения и органы ФСС. Для экономических субъектов такое правило не установлено.

    Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

    1. В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
    2. Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
    3. В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
    4. В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

    Важно! Случаи утери, порчи или иной утраты больничных листов на предприятии крайне редки, и поэтому вести отдельный реестр регистрации таких случаев не нужно.

    Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    Adblock
    detector