Независимо от того, в какой организации и по какой причине произошла смена власти — в результате выборов или решения учредителей, в 3-дневный срок со дня вступления в должность новому руководителю нужно подать в налоговую инспекцию нотариально удостоверенное заявление о внесении изменений в сведения о юридическом лице по форме Р14001. На основании этого заявления регистрирующий орган внесет соответствующие изменения в Единый государственный реестр юридических лиц — ЕГРЮЛ. После этого можно со всеми документами отправляться в банк для оформления карточки с образцом подписи нового руководителя и получения электронного ключа доступа к расчетному счету (при необходимости).
Образец приказа о вступлении в должность
Как уведомить контрагентов
Законодательством РФ не установлена обязанность организации уведомлять контрагентов об изменении руководства либо составлять дополнительные соглашения к заключенным договорам в связи со сменой власти. Однако на практике многие серьезные компании считают необходимым информировать своих деловых партнеров о таких изменениях. Сделать это можно, направив информационное письмо произвольной формы с приложением копии выписки из ЕГРЮЛ с новыми данными.
Либо заключить дополнительное соглашение к действующим долгосрочным контрактам.
Обратите внимание, что в тексте договора иногда имеется пункт о том, что стороны правоотношений обязаны уведомлять друг друга об изменении любых данных, содержащихся в контракте, в т. ч. о смене руководителя, в течение определенного времени.
В этом случае такое уведомление контрагента становится уже договорной обязанностью стороны, причем делать это нужно в той форме, которая предусмотрена договором.
Образец допсоглашения о смене руководителя
Если организация участвует в госзакупках
Электронные аукционы предусматривают заключение контракта в электронной форме и, соответственно, подписание его электронной подписью. Поэтому при смене руководителя заказчика или поставщика, принимающих участие в госзакупках, алгоритм действий после внесения изменений в ЕГРЮЛ следующий:
- Получение сертификата ЭЦП на нового руководителя (электронной цифровой подписи).
- Прикрепление нового шефа к организации на сайте «Госуслуги».
- Добавление нового пользователя со всеми правами на ЕИС (сайт госзакупок).
На что обратить внимание
Имейте в виду, что все описанные выше действия занимают определенное время. А иногда случается так, что руководитель меняется во время проведения аукциона, когда заявка на участие уже подана и подписана ЭЦП старого директора, а новая ЭЦП еще не готова. В этой ситуации победитель может попасть в непростую ситуацию.
В соответствии с п. 13 ст. 83.2 44-ФЗ, в случае если победитель аукциона в установленные указанной статьей сроки не направит заказчику проект контракта, подписанный лицом, имеющим право действовать от имени победителя такого аукциона, он считается уклонившимся от заключения контракта.
И может быть включен в реестр недобросовестных поставщиков. Подписать контракт ЭЦП старого директора нельзя — ЭЦП не подлежит передаче третьему лицу, а бывший руководитель уже сложил свои полномочия. Выход из ситуации подсказал Арбитражный суд.
По его мнению, увольнение является предсказуемым событием, и имея в наличии единственную ЭЦП, предприятие может и должно предвидеть наступление необходимости ее использования в отсутствие генерального директора (отпуск, болезнь, командировка, увольнение и т. п.) (Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 16.07.2018 по делу № А19-21253/2017).
Поэтому, опираясь на сложившуюся судебную практику, участникам госзакупок, как заказчикам, так и поставщикам, целесообразно заранее предоставить право подписи документов не только руководителю, но и иному лицу (например, первому заместителю), а также предусмотреть наличие не менее двух ЭЦП. Кстати, доверенность, выданная руководством от имени юридического лица, не прекращает своего действия после его увольнения, что также позволит вашему предприятию наиболее безболезненно пережить возможную смену власти.
Смена директора
В ходе своего существования любая организация или предприятие переживает множество изменений, включая смену руководства. В бытовом мнении предприятие ассоциируется с его руководителем.
Это вполне понятно, поскольку предприятие – это, в известном смысле, абстрактное понятие. Оно действует на основании закона, оно участвует в различных правоотношениях, оно имеет имя, но при этом оно не может ничего без физических лиц.
То есть физическое лицо должно осуществлять некие действия от имени предприятия для того, чтобы предприятие функционировало.
Главным должностным лицом предприятия является его руководитель, будь то директор, генеральный директор или управляющий. Именно он выступает в правоотношениях, как лицо предприятия, он подписывает документы, от его имени заключаются договоры и т.д.
То есть сведения о руководителе имеются в любом правоустанавливающем документе предприятия.
Однако следует понимать, что руководитель – это всего лишь должностное лицо, осуществляющее руководство предприятием, но никак не само предприятие. Так, любые договорные правоотношения предприятия имеют место между этим предприятием и его договорным контрагентом, но не между директором и другим директором.
Соответственно, при смене директора не изменяется ни одно существенное условие договора. Имеет место лишь замена лица, осуществляющего руководство и не более. Поэтому никакого смысла в заключении дополнительного соглашения к договору не имеется.
Что нужно сделать
Договорные правоотношения могут затягиваться на неопределенно длительный срок, в течение которого контрагенты могут обмениваться письменной информацией, осуществлять платежи, направлять друг другу претензии и т.д.
Зачастую договорная корреспонденция подписывается именно руководителем. Смена руководителя влечет за собой смену подписывающего лица, о чем договорной контрагент должен быть извещен, поскольку подпись прежнего директора в документах, датированных уже после назначения нового директора, приведет к недействительности документа.
С целью доведения до контрагента информации о смене директора потребуется направить ему от имени предприятия письменное уведомление о смене директора.
Потребуется также указать, какого числа имела место смена и какого числа новый директор приступил к своим обязанностям.
Если хочется составить соглашение
Как мы уже сказали, что нет ничего противозаконного в составлении дополнительного соглашения о смене директора. Мы лишь отметили, что подобное соглашение будет, по меньшей мере, нецелесообразным, поскольку директор не является стороной договора. Однако если контрагенты хотят оформить допсоглашение, то мы не станем их отговаривать.
Основной принцип договорного права – это свободное волеизъявление сторон в рамках, определенных законом. Поскольку дополнительное соглашение законом не запрещено, то оно будет вполне законным.
Несколько сложнее определиться с тем, а по какому поводу вообще заключается дополнительное соглашение о смене директора, если, по сути, оно не вносит никаких изменений или дополнений в условия договора.
Нам думается, что можно в основаниях для заключения дополнительного соглашения указать, что оно принимается с целью внесения изменений в преамбулу договора, которая в новой редакции будет включать в себя сведения о новом директоре.