Под термином «управление проектами» понимается сравнительно небольшой круг предметов технологического характера. Однако такое толкование существенно сужает проблему и не позволяет решать важные практические вопросы.
«Проектный бизнес» используется как родовой термин для обозначения деловой деятельности, основанной на проектно- ориентированном подходе. Сюда относятся системная интеграция, кино- и видеосъемка, разработка программного обеспечения, страховая деятельность, организация выставок и т. д.
Электронизация бизнеса и коммерции требует нового взгляда на проблему управления проектами. Коротко говоря, речь идет о том, что пора от управления проектами переходить к поддержке проектной деятельности как важнейшей составляющей бизнеса.
«Проективизация» бизнеса. В современном бизнесе существует ряд глобальных тенденций, позволяющих говорить о его «проективизации», т. е. возрастании доли и значения деятельности, связанной с осуществлением проектов. Важнейшими среди них являются:
· переход от регулирования и концентрации к координации и распределенности;
· сокращение жизненного цикла изделий и услуг, в особенности сроков разработки и запуска;
· персонализация спроса и предложения, продуктов и услуг.
В целом можно говорить об изменении парадигмы (основной модели) бизнеса: его начинают рассматривать как совокупность взаимосвязанных проектов. Подобный подход позволяет адекватно отразить и другую особенность современного бизнеса, когда основным стратегическим конкурентным преимуществом становится гибкое поведение в изменчивой внешней среде. В подобных условиях неизбежен отход от жестких организационных структур и управленческих технологий.
Особенно ярко указанные тенденции проявляются в бизнесе, связанном с Интернетом. Более того, можно говорить, что именно эта сфера послужит основным потребителем новых информационных систем для управления проектами.
Главный вывод состоит в том, что в ближайшее время следует ожидать изменения подхода к построению информационных систем для проектного бизнеса, учитывающих его особенности, основанных на современной системной архитектуре, хорошо масштабируемых и доступных по цене.
Особенности проектного бизнеса. Сейчас принято говорить о кризисе традиционных ERP-систем. Однако правильнее было бы констатировать кризис общих моделей организации и управления бизнесом, для поддержания которых подобные системы и создавались.
Применительно к проектному бизнесу проблема приобретает особо острый характер в силу некоторых его особенностей (см. врезку).
Управление проектной деятельностью. Система управления проектной деятельностью должна удовлетворять следующим базовым требованиям:
· ориентация на поддержку принятия решений, прежде всего связанных с использованием ресурсов и освоением новых изделий и услуг;
· эффективная система управления людскими ресурсами;
· гибкая система планирования и учета, допускающая регулярную реструктуризацию проектов в соответствии с изменениями условий и достигнутых результатов;
Project manager – руководитель или специалист?
В разных источниках можно встретить различные подходы к пониманию английского термина «project manager». Некоторые отождествляют его с понятием руководителя, другие разделяют понятия руководитель и менеджер. Следовательно, возникает путница относительно того, как основные функции руководителя по проектам и проектного менеджера соотносятся между собой.
Иногда присутствует разделение этих должностей по линии «руководящая должность – специалист» и, соответственно, разный их статус.
Иногда признается факт того, что обе эти должности являются управленческими, но функции менеджера более конкретны, тогда как от руководителя начинания более требуются лидерские качества, умение вдохновить коллектив на достижение результата и правильно расставить ориентиры и приоритеты. Вместе с тем, грань здесь достаточно тонкая.
Исходя из сложившейся практики, можно, скорее всего, говорить о том, что при реализации одной конкретной инициативы менеджер проектов является и управленцем и исполнителем в одном лице. Если же речь идет о разветвленной системе или портфеле проектов, то возможен вариант, когда общее управление осуществляет главный проектный менеджер (senior project manager), а по направлениям работают специально подобранные линейные менеджеры. Кроме того, в некоторых крупных компаниях, ориентированных на проектную деятельность, есть штатная должность руководителя по новым инициативам, которому подчиняются менеджеры, ведущие отдельные начинания.
Проектный менеджер, в международном понимании этого термина, несет ответственность непосредственно перед руководством организации или компании за результат своей деятельности. Для выполнения задания он наделен широкими полномочиями, которых достаточно для самостоятельного принятия оперативных управленческих решений в условиях рисков и ограничений, свойственных всем проектам. Он является центром компетенций, к которому сходятся все ниточки от непосредственных исполнителей, и не согласовывает каждый свой шаг с высшим руководством, поэтому назвать его просто специалистом нельзя.
В любом случае, функциональные обязанности менеджера по проектам вносятся в должностную инструкцию с максимально конкретными формулировками, не допускающими иных толкований. Четко очерченный круг задач дает возможность оперативно проконтролировать ход их исполнения и сделать вывод об эффективности работы всей команды.
Основные обязанности проектного менеджера
Рассмотрим, как примерно можно прописать должностные обязанности менеджера проекта в инструкции, не акцентируя внимание на направлении самой реализуемой идеи или отрасли, в которой она внедряется.
Все функции, вменяемые в обязанность менеджеру проекта, можно разбить на несколько направлений:
- Стратегическое видение целей, задач и путей их достижения.
- Эффективное взаимодействие руководства организации и исполнителей.
- Проработка системы общего управления всеми взаимосвязанными процессами.
- Разработка детального плана реализации инициативы.
- Организационные усилия по исполнению запланированных заданий в установленные сроки.
- Контроль над ходом реализации проекта, его разносторонний анализ и мероприятия по минимизации рисков.
- Мероприятия, связанные с закрытием инициативы по причине ее окончания.
В целом, если взять за основу типовую инструкцию, то менеджер проекта выполняет такие обязанности.
- Совместно с куратором определение концепции, устава, задач, целей, этапов и конечного результата инициативы, подготовка и проведение ее презентации заказчикам.
- Составление плана по подготовке и реализации нового начинания, выделение контрольных точек из общего перечня процессов:
- определение перечня и внутреннего содержания необходимых для проведения работ, установление между ними взаимосвязей;
- оценка продолжительности каждого процесса отдельно и всей инициативы в целом, составление критического пути.
- Определение общего количества и стоимости всех ресурсов, необходимых для внедрения проекта, их распределение наиболее эффективным образом.
- Оценка общей стоимости начинания, составление его бюджета и ожидаемых потоков денег (доходов и расходов), участие в управлении затратами.
- Подбор участников и формирование команды:
- определение необходимых для членов данного коллектива профессиональных знаний и навыков;
- внесение предложения руководству компании о конкретных специалистах, которых целесообразно включить в команду, проведение переговоров с ними и их непосредственными начальниками;
- введение сотрудников в курс дела и их обучение при необходимости;
- определение наиболее оптимальной и современной методики достижения целей, составление цепочки взаимосвязей между членами команды, делегирование им полномочий и постановка задач;
- внесение руководству компании предложений относительно мотивации сотрудников.
- Организация работы всех причастных членов коллектива, проведение рабочих совещаний, улаживание конфликтных ситуаций, оперативное решение возникающих проблем.
- Участие в составлении бизнес-плана и календарного плана (графика) реализации начинания, согласование основных документов с заказчиком.
- Контроль над ходом составления нужной для ведения работ документации:
- оперативный сбор, накопление, систематизация, хранение, использование информации, которая относится к внедрению инициативы;
- своевременная (в установленные сроки) передача участникам проекта необходимой им информации.
- Отслеживание и контроль в постоянном режиме проводимых мероприятий и процессов, внесение в них корректив при необходимости:
- контроль над соблюдением сроков подготовки и внедрения отдельных процессов;
- анализ выполнения утвержденного бюджета и внесение в него изменений;
- анализ соблюдения календарного плана, выяснение причин отклонения, корректировка его по согласованию с причастными к процессу участниками;
- анализ влияния возможных отклонений в ходе выполнения отдельных работ на ожидаемый результат в целом.
- Проведение переговоров в интересах заказчика, отстаивание его интересов в отношениях с партнерами.
- Выявление рисков, грозящих проекту, организация мероприятий по их устранению или минимизации влияния.
- Подготовка текущих и итоговых отчетов (совместно с куратором) для руководства организации и заказчика.
При необходимости работодатель может детализировать обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, в зависимости от специфики той отрасли, в которой предполагается реализовать инициативу. В частности, здесь можно перечислить формы, документы и отчеты, которые обязан готовить проектный менеджер, установить сроки их подачи, прописать специфические особенности деятельности (например, участие в сдаче объекта строительства в эксплуатацию).
В информационно-технологических компаниях роль проектного руководителя не заканчивается управлением командой. Помимо планирования, контроля и коммуникации на работу менеджера влияют его личностные особенности.
Основные навыки
Первая категория специализации ̶ основные навыки. Это необходимый инструмент любого проджект-менеджера:
- Способность к социальной организации. Основой работы руководителя является управление людьми. Для успешного выполнения задач менеджер помимо опыта должен обладать лидерскими качествами, чтобы сплотить незнакомых людей в единую систему.
- Многофункциональность, обширные знания. Обязателен опыт в регулировании временных рамок, работы персонала, поставок. Контроль над действующими договорами, контрактами, финансированием и стоимостью.
- Универсальность. Быстрая переквалификация, например, с нефтяной промышленности в продовольственную отрасль.
Ключевую роль в работе руководителя занимают умение управлять временем команды, оперативно решать проблемы. При возникновении трудностей способность мгновенно менять тактику.
Личные качества
Индивидуальные особенности PM напрямую влияют на будущий успех ИТ-компании. Необходимые черты характера успешного проектного менеджера:
- Коммуникативность. Навыки переговорщика облегчат решение спорных вопросов между участниками проекта.
- Ответственность. Способность отвечать не только за свою, но и командную работу.
- Стойкость. Лидер должен оставаться спокойным при любых непредвидимых обстоятельствах.
- Упорство. Стремление к цели, отличному результату вне зависимости от внешних факторов.
- Самостоятельность (решительность). Умение быстро принимать решения.
- Знание морального кодекса. Понимание правил достойного поведения.
- Стрессоустойчивость.
Личностные качества важны всем участникам деятельности. Ведь успешно завершенный проект принесет успех не только управленцу, но и всей компании.
Профессия руководитель проекта
Менеджер проектов ― это лицо, наделенное правами, полномочиями и ответственностью за работой в рамках определенной задачи. Он может постоянно занимать эту должность, отвечая за все проекты компании или временно назначаться на позицию (например, при матричной системе управления).
Должность предполагает работу в команде. Вести проект одному невозможно, участие других специалистов обязательно. Для создания продуктивной и комфортной обстановки в коллективе менеджеру необходимо быть внимательным, корректным, коммуникабельным, ответственным.
Главная черта специалиста ― гибкость. Она позволяет правильно контролировать команду, находить подход к каждому работнику, слышать персонал, быстро ориентироваться в непредвиденных ситуациях.
Функции
На плечи project manager ложится ответственность за реализацию задач, достижение целей, удовлетворение запросов клиента. Для этого ему необходимо выполнять следующие функции:
- генерация идей;
- реализация задач;
- выбор способов коммуникаций;
- поиск решений вновь возникших проблем;
- анализ деятельности сотрудников;
- обеспечение команды необходимыми ресурсами;
- контроль за соблюдением требований клиента;
- налаживание дисциплины.
Для реализации крупных сделок часть задач руководитель может делегировать администратору. Потребность в этом специалисте возникает при долговременном участии команды, когда срок выполнения не ограничен. Команда подбирается на длительное время, в процессе работы допускается замена специалистов.
Должностная инструкция
Выделять отдельную должность для менеджера проекта актуально не всегда. Часто его обязанности берет на себя начальник смены, администратор или самый инициативный сотрудник. В этом случае отдельная должностная инструкция не разрабатывается.
Но в современных крупных компаниях трудно обойтись без такого специалиста. Чаще всего один человек отвечает сразу за ведение нескольких проектов, что требует формирования новой штатной единицы с собственной системой оплаты, должностной инструкцией. В этом случае все обязанности закрепляются документально.
Стандартная должностная инструкция включает следующие обязанности менеджера.
- Под руководством кураторов, клиентов или высшего руководства составить цели, миссию, стратегии.
- Установить объем требуемых ресурсов и сумму денежных средств, необходимых для реализации плана.
- Сформировать команду, исходя из профессиональных компетенций специалистов.
- Организовать и провести совещания с участниками команды.
- Принять участие в разработке бизнес-плана.
- Утвердить плановую документацию у клиента и высшего руководства.
- Проконтролировать ведение документации.
Руководитель организационных проектов, согласно должностной инструкции, отвечает за ведение документов, работу коллектива и общение с заказчиком.
На практике обязанностей у менеджера намного больше, но все они напрямую связаны с проектной деятельностью. Их главная цель ― достижение определенных показателей в собственной компании или фирме заказчика.
Задачи
Список задач формируется руководством компании и зависит от направленности конкретного проекта. Стандартный перечень включает:
- управление всеми этапами плана, выполнение основных задач руководителей;
- формирование ожиданий и анализ результатов, общение с заинтересованными сторонами;
- координирование и отслеживание вспомогательных проектов, разработанных для реализации основного;
- разработка детального плана достижения цели;
- наставление, мотивация членов команды;
- развитие профессиональных деловых отношений;
- определение общего объема поставленных задач;
- делегирование заданий, созданных с целью реализации проекта;
- расставление приоритетов;
- создание и обновление документации;
- создание предложений по улучшению и развитию проекта;
- распределение задач по приоритетам, выполнение наиболее важных в первую очередь;
- открытое общение с руководством по вопросам возникших проблем и трудностей, совместный поиск решений;
- формирование эффективной коммуникации с заказчиками, клиентами, участниками команды;
- отслеживание и контроль возможных рисков, использование подходящих мер по защите компании;
- обеспечение команды необходимой информацией, консультация специалистов по рабочим вопросам;
- создание системы премирования и депремирования в качестве мотивации;
- проведение курсов, семинаров, тренингов по рабочим вопросам, обучение персонала;
- обработка отзывов клиентов после первичного запуска проекта.
Руководитель проекта относится к уровню топ-менеджмента, но принимает непосредственное участие в исполнении заданий наравне со всеми и несет большую ответственность.
В каждой компании свое видение этой специальности, поэтому задачи могут сильно отличаться у двух разных организаций.
Функции руководителя проекта в зависимости от стадии жизненного цикла проекта
Каждый проект проходит четыре стадии жизненного цикла. На каждом из них проводится определенная работа, ответственность за которую несет менеджер.
1. Стадия инициации.
Первый этап на пути к достижению цели. Здесь требуется грамотная постановка целей и получение промежуточных результатов. Project manager собирает команду единомышленников, первоначально определив требования к участникам команды.
Функционал руководителя проекта на стадии инициации включает следующие виды работ:
- определение актуальности задания, выявление его пользы для компании;
- разработка стратегии;
- определение главных этапов реализации;
- общение с заказчиком, согласование с ним содержания плана.
Менеджер на стадии инициации готовит project к запуску, занимается документацией и подготовкой кадров.
2. Стадия планирования.
На втором этапе руководитель проекта является ответственным лицом за грамотное планирование. Он должен определить:
- сроки завершения;
- требуемый бюджет и источники финансирования;
- требуемые материальные, информационные и финансовые ресурсы;
- список работ.
На стадии планирования от менеджера требуется составить план, согласно которому будут выполняться конкретные действия. Также обеспечивается взаимодействие участников команды.
3. Стадия исполнения.
На третьей стадии цели руководителя проекта заключаются в реализации поставленных задач. Для этого организуется работа с внешними исполнителями, контролируется соблюдение предписанных норм и правил.
В случае возникновения внештатной ситуации менеджер должен принять ответственное решение в виде корректировки плана, смены ресурсов, найма дополнительных специалистов.
При контроле сотрудников и работы в целом учитываются следующие параметры:
- качество выполненных задач;
- соблюдение сроков;
- потраченный бюджет компании;
- выполненные мероприятия по уменьшению рисков.
Стадия исполнения ― самая сложная, поскольку на этом этапе чаще всего возникают проблемы. Связаны они с конфликтами в коллективе, отсутствием или нехваткой ресурсов, неправильно выбранным направлением.
4. Стадия завершения.
На заключительной стадии руководитель подводит итоги работы, сопоставляет запланированные показатели с фактическими, составляет необходимые отчеты, анализирует деятельность команды.
Если не все задачи были выполнены в полной мере, проводится работа над ошибками для минимизации риска их повторного возникновения.
Функции руководителя проекта в управлении включают оценку деятельности сотрудников с целью премирования за хорошие показатели или депремирования при невыполнении нужных заданий.
Еще одна задача менеджера на стадии завершения ― формирование базы данных. В нее вносятся выбранные способы решения проблем. Это поможет в дальнейшем с реализацией других проектов.