Запрос документов: образец официального письма с разъяснением причины предоставления бумаг, а также форма положительного ответа и отказа банку или иному контрагенту

Следует отметить, что в ходе осуществления хозяйственной деятельности, зачастую возникает необходимость в написании запроса о предоставлении документов или же составлении ответа на корреспонденцию такого рода. Можно привести несколько наиболее распространенных случаев, когда составляется такое письмо:

1. при необходимости получить от хозяйствующего субъекта финансовую отчетность (запрос может направить налоговая инспекция или органы государственной статистики);
2. при желании покупателя ознакомиться с полным прейскурантом организации-продавца;
3. в переписке между деловыми партнерами (например, одна сторона может запросить у другой, копию договора);
4. судебные органы могут запросить у хозяйствующего субъекта документы, проходящие по делу, как доказательство какого-либо происшествия;
5. банковское учреждение, прежде чем выдать кредит, может запросить у другого банка ответ по поводу деловой репутации клиента и т.д.

Обоснование причины, по которой запрашиваются бумаги

Составляя запрос о предоставлении какой-либо информации, в том числе и документов, необходимо в обязательном порядке указать причину обращения.

ВАЖНО. Требование документов без объяснения причин, считается признаком дурного тона. Вторая сторона вполне имеет право не отвечать на подобный запрос.

Обосновать причину представления документов можно следующим образом, например:

1. в случае если запрос делает одна из сторон сделки, то тут можно сослаться на договор, который был заключен ранее;
2. государственные органы в своем запросе могут ссылаться на соответствующие нормы законодательства, согласно которым организация обязана представить ту или иную документацию;
3. судебные органы могут сослаться на исковое заявление и т.д.

Следует отметить, что не указывать причину обращения можно только в том случае, если она является очевидной (например, составление запроса коммерческого предложения, согласно образцу). В иных ситуациях необходимо подробно расписать мотивы, направленного запроса, чтобы у адресата не оставалось вопросов.

Как составить – пошаговая инструкция

Составление письма-запроса о предоставлении документов, можно представить в виде пошаговой инструкции:

Необходимо составить «шапку» документу.

Как правило, в верхнем левом углу указываются реквизиты организации, составляющей запрос, а в правом верхнем углу указывается адресат.

К обязательным реквизитам отправителя, относятся:

• его полное наименование;
• адрес;
• контактный телефон.

Как оформить ответ?

Любой запрос предполагает получение ответа на него. Всего можно выделить две разновидности ответа на письмо-запрос:

1. положительный;
2. отрицательный.

Итак, для наглядности, порядок составления ответа на запрос документов, можно представить в виде следующей инструкции:

1. «Шапка» ответа – составляется по аналогии с письмом-запросом. Необходимо указать все реквизиты организации отправителя, а также ФИО должностного лица организации, в которую направляется документ.
2. Регистрационные данные – дата и номер регистрации ответа на запрос.
3. Обращение к представителю организации, для которой готовится ответ.
4. «Тело» документа – будет отличаться в зависимости от того, к какому виду относится тот или иной ответ.

В случае положительного ответа:

• необходимо сослаться на ранее полученный запрос (указываются его реквизиты, а также кратко излагается суть);
• дается ответ о согласии представить запрашиваемые документы;
• к письму-ответу прилагается соответствующая документация.

При отрицательном ответе указывается:

• ссылка на ранее полученный запрос;
• причина, по которой организация отказывает в предоставлении документов;
• констатация отказа.

• Скачать бланк письма ответа на запрос о предоставлении документов
• Скачать образец положительного ответа на запрос о предоставлении документов
• Скачать образец отрицательного ответа на запрос о предоставлении документов

Вариант положительного ответа

ООО «Акварель» Генеральному директору

г. Москва, ул. Ломоносова, д. 32 ООО «Эстель»

тел. (095) 961-11-58, факс. (095) 967-13-55 Алексееву И.И.

ОКПО 2835478, ОГРН 1123543647567

На № 01-11/323 от 25.11.16

Уважаемый Игорь Иванович!

В ответ на Ваш запрос от 25 ноября 2016 года № 01-11/323 о представлении прейскуранта на новую линию декоративной косметики, направляем в Ваш адрес уточненный прайс-лист (копия прилагается).

Приложение на __8__ л.

Генеральный директор ООО «Акварель» Иордан С.Н.

Вариант отказа контрагенту

ООО «Виктория» Генеральному директору

г. Санкт-Петербург, ул. Пушкина, д. 12 ООО «Эклат»

тел. (095) 966-15-67, факс. (095) 467-19-11 Погожему С.И.

ОКПО 245637, ОГРН 112734748595

На № 01-20/21 от 15.09.17

Уважаемый Степан Игоревич!

В ответ на Ваш запрос от 15 сентября 2017 года № 01-20/21 о предоставлении технологической карты производства мебели, сообщаю, что ООО «Виктория» отказывает Вам в представлении данной документации в связи с тем, что она является коммерческой тайной.

Генеральный директор ООО «Виктория» Иванов С.А.

В заключение следует подчеркнуть, что при написании письма-запроса необходимо соблюдать все правила деловой переписки, а также следить за тем, чтобы текст был изложен максимально понятно и без грамматических ошибок.

Массовость направления запросов о представлении документации

Правом на направление запросов наделены начиная от Счетной палаты РФ, заканчивая контрольными ведомствами исполнительной власти (Роспотребнадзор, Росздравнадзор и т.д.). Все запросы могут быть связаны с расследованием уголовного дела или проведением проверки заявления о совершении преступления (доследственная проверка).

Массовый характер направления запросов обусловлен подготовкой и получением большого объема информации, которая впоследствии может стать доказательствами по уголовному делу.

Поэтому при получении запроса не торопитесь отвечать, а для начала необходимо дать запросу правовую оценку, а насколько такой запрос обоснованный, помогут выяснить наши специалисты.

Письмо-запрос в банк

Письма в банк помогают в решении многих спорных вопросов и прояснении необходимой информации. Обязательные к соблюдению формальности:

• правильное указание реквизитов автора письма;
• ясное изложение проблемы;
• по возможности, ссылки на документальные или законодательные подтверждения своих слов;
• по Интернету запрос в банк стоит отправлять только при наличии электронной подписи, в других ситуациях предпочтительнее бумажный вариант с собственноручной визой.

О реструктуризации задолженности

12.03.15 г. между мною, Д.Я.Линчевским, и АКБ «Мосбанк» был заключен Договор по кредиту №5609/13 от 12.03.15 г. на следующих условиях: сумма кредита: 500 000 руб., на срок 2 года (дата окончательного возвращения кредита 12.03.2017 года), процентная ставка 17%, целевое использование – покупка автомобиля.

Согласно пункту 5.6 Договора возможно изменение размера ставки по процентам или срока выплаты кредита как по соглашению сторон, так и в одностороннем внесудебном порядке.

С 10.05.2016 года произошло ухудшение моего финансового состояния. Это связано с моим серьезным заболеванием, что подтверждается листком временной нетрудоспособности № АО 1507285.

В течение действия данного Договора я своевременно осуществлял выплату Банку по всем обязательствам, включая сумму кредита, процентов и комиссии. На дату сегодняшнего обращения просроченной задолженности у меня нет.

Принимая во внимание вышеизложенное, прошу реструктуризировать мою задолженность по данномуДоговору: понизить процентную ставку до 15 % годовых или продлить сумму долга на срок 1 год.

О результатах рассмотрения заявления прошу оповестить меня в письменном виде и по электронной почте по адресам, указанным выше.

15.01.2017 г. /Линчевский/ Д. Я. Линчевский

Юридическая природа запроса о представлении документации

Запрос информации и документов — это правоприменительный акт. И при направлении такого запроса сотрудники правоохранительных органов должны использовать свои полномочия в рамках федерального законодательства:

• МВД РФ — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции»;
• ФСБ РФ — п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федерально службе безопасности»;
• Следственный комитет РФ — п. 1 ч. 3 ст. 7 Федерального закона «О следственном комитете»;
• Прокуратура РФ — ч. 1 ст. 22 Федерального закона «О прокуратуре».

Главное, запрос информации должен быть — законным и обоснованным:

• Законность — это значит, что требование о предоставлении документации должно быть основано на нормах закона;
• Обоснованность — указывает на конкретные обстоятельства, которые доказывают, что проверка проводится для всестороннего и полного расследования уголовного дела или проведения проверки.

Если один из факторов отсутствует, то запрос может быть проигнорирован. Но на практике какая-либо мотивировка требований отсутствует, что указывает на злоупотребление должностных полномочий, что ведёт к «кошмариванию» бизнеса.

Письмо-запрос в налоговую

Составляется бухгалтером, если ему необходима трактовка какого-либо положения Налогового Кодекса РФ или определенна информация, которой владеют налоговые органы. Письменное обращение предусматривает обязательное изложение сведений об отправителе – организации или физлице. Для конкретного человека это будет ФИО и полный адрес, а для юрлица нужно указать:

• название;
• ИНН;
• адрес;
• ФИО и подпись руководителя;
• печать (если применяется организацией).

Желательно использование фирменного бланка.

ООО «Затура» г. Москва, 123678, ул. Свободы, 51, оф. 16 Тел., факс ИНН 6173849076 В инспекцию Федеральной налоговой службы РФ №1 по г. Москве

Исх. № 157 от 4 мая 2021 года

Запрос о счетах должника

По причине того, что по исполнительному листу АС № 000143567 от 03.05.2017 ООО «Затура» признается взыскателем, согласно ч. 8 и 9 ст. 69 ФЗ № 229 от 02 октября 2007 года «об исполнительном производстве» просим предоставить информацию о должнике, указанном в данном исполнительном листе. Требуются следующие данные:

• наименование и адреса банков и других кредитных организаций, где должник открыл расчетные счета;
• номера расчетных счетов, открытых должником.

К запросу прилагается копия исполнительного листа АС № 000143567.

Генеральный директор ООО «Затура» /Овчаренко/ Л.И.Овчаренко

Самые частые варианты запросов

4.1. Направляемые до возбуждения уголовного дела ОЭБиПК и оперативными подразделениями ФСБ РФ

Таких запросов большинство, и это самый удобный способ для «добычи» как можно большего количества информации.

сотрудники вышеуказанных структур должны указать свое право, на основании которого они пользуются своими полномочиями — п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона «О полиции» или п. «м» ст. 13 Федерального закона «О Федеральной службе безопасности».

Обоснованность:

указывается номер и дата КУСП (книга учета сообщений о преступлениях), что указывает о наличии реальной проверки и факты проверочного мероприятия.

Если запрос будет неполным, то необходимо подготовить ответ с указанием недостатков запроса с просьбой оформить его надлежищим виде.

4.2. Направленные после возбуждения уголовного дела следственными подразделениями

У них более эффективные способы получения информации (обыски или выемки). Такой запрос необходимо также проверить.

на практике указывают только ч. 4 ст. 21 УПК РФ, что не является обоснованием.

Обоснованность:

необходимо также обосновать требование, как и в первом варианте, а именно указан номер и дата возбуждения уголовного дела, факты, по которым сотрудники ведут расследование и как запрашиваемая информация связана с предметом уголовного дела.

4.3. Направляемые в рамках проведения прокурорской проверки

Сотрудники прокуратуры также выявляют насколько та или иная компания ведет деятельность в рамках законодательства, не ставя перед собой цель привлечь предпринимателя или бизнесмена к уголовной ответственности. Но если в ходе прверки будут выявлены нарушения, то материалы будут направлены в правоохранительные органы, а уже полиция будет решать вопрос о том, надо ли возбуждать уголовное дело.

Прокуратура тщательнее подходит к составлению таких запросов и они не несут уголовно-правовые риски для компании.

как правило, правовые обоснования содержатся в запросе и по каким фактам проводится данная проверка.

Обоснованность:

как правило, информации о том, как могут запрашиваемые документы посодействовать проверке не содержатся.

Ответ на требование необходимо направлять также с просьбой — дать обоснование своим требованиям.

к сожалению, «силовики» пользуются безграмотностью «Бизнеса» и не оформляют запросы в должном виде, но необходимо помнить о привлечении к административной ответственности, в случае непредоставлении информации.

Кто составляет письмо-запрос

Письмо должно быть написано от лица организации, при этом автором послания может выступать любой сотрудник компании, являющийся специалистом именно в той области, по которой направляется запрос. Главное условие: он обязан действовать исключительно в интересах работодателя.

Если письмо составляется не самим руководителем, а кем-либо из подчиненных, его необходимо согласовать с вышестоящим начальством (во избежание дальнейших споров, конфликтов и недоразумений).

Письма с пометкой «лично в руки» составляются, как правило, непосредственно директором организации на имя руководителя адресата аналогичного уровня. В этом случае они не должны вскрываться никем кроме самого получателя.

Рекомендации специалистов

В настоящее время судебная практика указывает как на привлечение к ответственности предпринимателей, так и на то, что запросы, присланные сотрудниками гос. структур неправомерны.

Поэтому для начала необходимо знать, что привлечь к ответственности могут только в том случае, если запрос законен и обоснован, а также с указанными реквизитами государственных органов.

Внимательно изучив тот или иной запрос, необходимо подготовить развернутый ответ с указанием нарушений точно в указанный срок с момента получения.

И если, всё-таки, запрос законный и обоснованный, то необходимо представить истребуемую документацию в указанный срок, если только информация не содержит охраняемую законом тайну.

Как оформить и отправить письмо-запрос

Письмо можно написать как на обычном листе А 4 формата, так и на фирменном бланке организации (фирменный бланк предпочтительнее, поскольку в этом случае не нужно вручную набивать реквизиты отправителя, да и само послание выглядит солиднее). Оформить его можно в двух видах:

1. Первый способ — рукописный. Он не очень удобный и устаревший, к тому же подобные письма наиболее целесообразно отправлять через обычную Почту России, что существенно замедляет процесс.
2. Второй способ — напечатать письмо. Он более быстрый и современный, позволяющий мгновенно доставить послание до второй стороны через электронную почту или другие средства связи.

Составляется письмо в единственном экземпляре и визируется в журнале исходящей информации, для чего ему при составлении присваивается номер (в соответствии с внутренним документооборотом фирмы), а также в обязательном порядке указывается дата.

Письмо-запрос акта сверки

Такой запрос направляется, чтобы определить, имеется ли задолженность или переплата по определенным платежам. Направляется на имя руководителя соответствующей организации, составляется на фирменном бланке в общем порядке делопроизводства.

ООО «Млечный путь» 116890, г. Москва, ул. Забелина, 18, офис 2 ИНН 098543905 Тел., факс Начальнику Департамента Росприроднадзора по Восточному федеральному округу Станкевичу Артему Викторовичу

Читать дальше: Как восстановить дкп на автомобиль для налоговой

13.05.2017 г., исх. № 156/59

Запрос на предоставление акта сверки

Прошу предоставить акт сверки расчетов платы за негативное воздействие на окружающую среду.

К запросу прилагаются следующие документы (см. перечень).

Генеральный директор ООО «Млечный путь» /Константинов/ О.К.Константинов