Кадровое делопроизводство: пошаговые инструкции

Название	Цена
Прием работника на основную работу: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Прием на работу совместителя: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Оформление на работу руководителя общества с ограниченной ответственностью, избранного общим собранием участников общества: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Отказ в заключении трудового договора: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить

Изменение условий трудового договора (в т.ч. перевод на другую работу), перемещение, дополнительная работа

Название	Цена
Временный перевод в соответствии с медицинским заключением (ст.73 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Временный перевод беременной женщины на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов (ч.1 ст. 254 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Постоянный перевод: примерная пошаговая процедура (общая)	бесплатно	Читать
Постоянный перевод в соответствии с медицинским заключением (ст.73 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон (ст.72 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Установление неполного рабочего времени по соглашению сторон: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Временный перевод: примерная пошаговая процедура (общая)	25.00р.	Купить
Перевод временный на другую работу при чрезвычайных обстоятельствах на срок до одного месяца (ст.72.2 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Временный перевод беременной женщины до окончания беременности (ч.3 ст.261 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Перевод временный женщины, имеющей ребенка в возрасте до полутора лет (ч.4 ст. 254 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ч.1 ст.72.1 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Перевод в другую организацию (увольнение в связи с переводом) (ч.2 ст.72.1 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Временный перевод становится постоянным (ч.1 ст.72.2 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Перевод постоянный в связи с изменением организационных или технологических условий труда (ст.74 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Перевод постоянный на другую работу в связи с сокращением численности или штата работников (ч.3 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Перевод на другую работу в связи несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (ч.3 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Перевод постоянный в связи с восстановлением работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда или Государственной инспекции труда (ч.2 ст.83 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Поручение работнику дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Отмена работодателем поручения работнику дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Досрочный отказ работника от выполнения дополнительной работы, порученной по ст. 60.2 ТК РФ: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Перемещение работника (ст.72.1 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Установление неполного рабочего времени по инициативе работника (ст.93 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Продление срочного трудового договора беременной женщине (ч.2 ст.261 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Включение в трудовой договор недостающих сведений: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Включение в трудовой договор недостающих условий: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Изменение наименования должности (профессии) работника в случаях, когда внесены изменения в нормативные правовые акты, определяющие наименование должностей (профессий): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить

Время отдыха. Отпуска

Название	Цена
Графика отпусков составление и утверждение: пошаговая инструкция	бесплатно	Читать
Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Продление ежегодного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Предоставление отпуска с последующим увольнением: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Предоставление отпуска без сохранения заработной платы («за свой счет»): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Предоставление учебного отпуска: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Предоставление отпуска по беременности и родам: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Предоставление отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Разделение отпуска на части: пошаговые процедуры	25.00р.	Купить
Предоставление отгула/отгулов в счет отпуска: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Отзыв из отпуска ежегодного оплачиваемого: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Оформление замены отпуска (части отпуска) денежной компенсацией (не при увольнении): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Досрочный выход из отпуска без сохранения заработной платы: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Предоставление отпуска в связи с усыновлением ребенка: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Предоставление работы на дому женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Предоставление дня (дней) отдыха в связи со сдачей крови работником: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Установление времени предоставления перерывов для кормления ребенка (детей): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Предоставление дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Предоставление отгула за работу в праздники/выходные: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить

Увольнения

Название	Цена
Увольнение по соглашению сторон (п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п.2 ч.1 ст.77 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Увольнение по собственному желанию (п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Увольнение работника в связи с его отказом от перевода на другую работу или в связи с отсутствием у работодателя соответствующей работы, необходимой работнику в соответствии с мед.заключением (п.8 ч.1 ст.77 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Сокращение численности и штата (п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Увольнение в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения (подп.»б» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Увольнение работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 ч.1 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Увольнение за прогул (подп. «а» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Отмена увольнения по собственному желанию: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с реорганизацией организации (п.6 ч.1 ст.77 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение в связи с добровольной ликвидацией организации (п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение при принудительной ликвидации организации/банкротстве (п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение при прекращении деятельности работодателя — индивидуального предпринимателя (п.1 ч.1 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение за хищение, растрату, уничтожение, повреждение чужого имущества: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение в связи с утратой доверия к работнику (п.7 ч.1 ст.81 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение за совершение работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение за предоставление работником подложных документов при заключении трудового договора: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение в связи с призывом работника на военную службу: примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение работника в связи с восстановлением работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда или государственной инспекции труда (п.2 ч.1 ст.83 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Прекращение трудового договора в случае смерти работника (п.6 ч.1 ст.83 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение работника в связи с истечением срока действия, приостановлением действия на срок более 2 месяцев или лишением работника специального права (п.9 ч.1 ст.83 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение несовершеннолетнего работника: примерная пошаговая процедура (общая)	25.00р.	Купить
Увольнение работника, не выдержавшего испытания (ч.1 ст.71 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации (ст.280 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить
Увольнение совместителя в случае приёма на работу основного работника (ст. 288 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить

Другие

Название	Цена
Привлечение к работе в выходной или нерабочий праздничный день: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Привлечение работника к дисциплинарной ответственности (объявление замечания или выговора): примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Направление работника в служебную командировку: примерная пошаговая процедура	бесплатно	Читать
Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство	бесплатно	Читать
Восстановление кадрового учёта: примерная пошаговая инструкция	бесплатно	Читать
Снижение беременной женщине норм выработки, норм обслуживания (ч.1 ст.254 ТК РФ): примерная пошаговая процедура	25.00р.	Купить

• База пошаговых процедур в справочной онлайн базе ИКС (база для подписчиков журнала «Кадровик-практик») >>
• База 140 пошаговых процедур электронной библиотеки «Пакет Кадровика» >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные сми без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>

Хотите доступ в закрытые разделы сайта?

Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.

Тогда подписывайтесь на журнал «Кадровик-практик» >> Подписка Вам откроет все доступы. Это всего примерно 10 руб. в день

Вам также помогут в работе:

Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб

Бесплатные ресурсы

Пошаговые инструкции
Образцы документов
Статьи и консультации
Разъяснения Роструда, НПА

Подпишитесь на наши рассылки:
— новые публикации,
— новости законодательства

Познавайте кадровый учет сами с нашим самоучителем по кадровому делопроизводству

Что такое кадровое делопроизводство?

Это весь документооборот, связанный с персоналом организации: приемом, переводами, увольнением, оплатой труда, условиями работы, наказаниями и поощрениями и т.д.

Все эти процедуры должны быть четко регламентированы, а любое действие в отношении сотрудника – подкреплено основанием и документом. Документы нужно вовремя и по правилам оформлять, систематизировать и хранить. Это и есть кадровое делопроизводство.

Кто ответственен за ведение кадрового учета организации?

Все зависит от масштабов организации. Вопросы кадрового делопроизводства можно возложить:

• на специально созданное подразделение компании (отдел кадров) или отдельного сотрудника;
• на одного или нескольких сотрудников в порядке доп.нагрузки. Как правило, в небольших организациях для этого привлекают секретарей, юристов и бухгалтеров.
• на специализированную компанию по договору аутсорсинга. Но аутсорсеру можно передать не все. Ведение трудовых книжек, например, нельзя поручить стороннему исполнителю. Эту обязанность руководитель должен возложить приказом или распоряжением на кого-то из «своих».

Другой вариант – оставить вопросы кадрового делопроизводства за руководителем – подходит только для очень небольших фирм.

Кадровое делопроизводство с нуля – пошаговая инструкция

Первым делом нужно позаботиться о том, чтобы наименование организации в кадровых документах совпадало с наименованием, указанным в Уставе.

Директора оформляют на работу в соответствии с порядком, прописанным в Уставе компании.

Нужно определить, кто уполномочен подписывать трудовые договоры и другие кадровые документы. В дальнейшем нужно следить, чтобы документы подписывал именно тот, кто имеет на это право.

После того, как определен ответственный за кадровый учет и делопроизводство, и назначен ответственный за ведение трудовых книжек, нужно разработать и утвердить комплект внутренних нормативных документов компании.

Обязательные внутренние документы

Согласно Трудовому кодексу (ч. 2 ст. 22) работодатель обязан под роспись знакомить сотрудников со всеми локальными нормативными документами компании, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности.

Документы, которые должны быть в организации:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персональных данных;
• график отпусков;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• табель учета рабочего времени.

Могут быть и другие документы, если их требует специфика работы организации, или работодатель желает, чтобы они были. Это:

• должностные инструкции;
• Положение об оплате труда и премировании;
• инструкция по кадровому делопроизводству;
• Положение о коммерческой тайне;
• Положение об аттестации;
• коллективный договор;
• Положение об оказании первой помощи пострадавшим на производстве;
• Положение о командировках;
• личные дела сотрудников и т.д.

Особые правила действуют для компаний-работодателей, которые отвечают критериям микропредприятия. Таким организациям статья 309.2 ТК РФ разрешает обойтись без некоторых локальных документов (график сменности, положение об оплате труда, о правилах внутреннего распорядка и т.д.).

Но, отказавшись от разработки локальных документов, микропредприятия должны заключать трудовые договоры по типовой форме, где прописаны соответствующие положения, которые заменяют эти локальные документы. Форма утверждена Постановлением Правительства РФ № 858 от 27.08.2016.

Важно, чтобы внутренние документы не противоречили друг другу, трудовому законодательству, трудовому договору и реальным условиям труда в организации. Иначе это даст почву для трудовых споров с сотрудниками и станет «слабым» местом при судебных разбирательствах. Поэтому не утверждайте, не изучив, первые попавшиеся образцы из интернета.

Обязательно ли составлять инструкцию по кадровому делопроизводству

Нет, не обязательно, но этот документ поможет обобщить в одном месте требования к работе с кадровыми бумагами в организации, закрепить их формы и учесть специфику бизнеса. С инструкцией персоналу будет проще и быстрее готовить документы, правильно их оформлять и контролировать исполнение.

Документы, которые должны быть на каждого сотрудника

Каждого сотрудника принимают по трудовому договору, будь то постоянный сотрудник, временный или совместитель. Если в будущем в условиях труда, должности, зарплате, будут какие-то изменения, в трудовой договор нужно будет вносить изменения, а для этого оформлять дополнительные соглашения.

На основе трудового договора оформляют приказ о приеме на работу. В дальнейшем все действия по отношению к сотруднику тоже нужно будет оформлять приказами по личному составу: переводы, поощрения, наказания, премирования, увольнение, предоставление отпуска и т.д.

По каждому принятому работнику, который проработал больше пяти дней, вносят запись в трудовую книжку. Исключение – совместители. В таких случаях запись в трудовой делают только по желанию самого совместителя.

На каждого сотрудника нужно завести личную карточку по форме Т-2 или самостоятельно разработанной форме. В нее в течение всего периода работы в организации заносят информацию по всем кадровым процедурам: о приеме, переводах, отпусках, награждениях, льготах, данные воинского учета и т.д.

По закону о персональных данных от 27.07.2006 № 152-ФЗ нельзя обрабатывать данные сотрудника без его согласия, а значит это согласие нужно оформить.

По статье 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет отработанного работником времени, а значит нужно вести табели учета рабочего времени.

Таким образом, по каждому сотруднику в организации должны быть как минимум:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы по личному составу;
• трудовая книжка (кроме совместителей);
• личная карточка;
• согласие на обработку персональных данных.

Обратите внимание, что у всех кадровых документов разные сроки хранения – от 1 года до 75 лет. Они прописаны в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Если кадровое делопроизводство в вашей организации уже запущено и находится в плачевном состоянии, вам поможет пошаговая инструкция по восстановлению кадрового учета от специалистов 1C-WiseAdvice.

Также вы можете поручить эту задачу экспертам 1C-WiseAdvice – они приведут в порядок и систематизируют работу с кадровыми документами.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Штраф предусмотрен статьей 5.27 КоАП РФ. Это от 1000 до 5000 руб. на должностное лицо и от 30 000 до 50 000 руб. на организацию. За повторное нарушение будет штраф 10-20 тысяч и 50-70 тысяч соответственно.

Обработка персональных данных без письменного согласия сотрудника карается штрафом по статье 13.11 КоАП РФ. Это 10-20 тысяч рублей для должностного лица и 15-75 тысяч для организации.

Чтобы кадровые документы всегда были в порядке, а проверки трудовой инспекции проходили гладко, отдайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1C-Wise-Advice. Оказание услуг по кадровому делопроизводству – наш профиль.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Для должностных лиц — 1000–5000 руб.

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.).

Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите.

Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)

А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать.

А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов.

Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

заявления (отпуска, увольнения),

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.

Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.

Татьяна Калугина Эксперт-практик в области кадрового делопроизводства, управления персоналом, преподаватель Русской Школы Управления.

С чего начинается кадровый учет в новой организации?

Организацией кадрового учета состоит из нескольких шагов. Краткая инструкция по организации кадрового учета на предприятии:

Организация кадрового делопроизводства. На настоящий момент нет утвержденной инструкции по кадровому делопроизводству: каждая организация действует по-своему. Как правило, начинать нужно с изучения нормативно-правовой базы и подготовки специалиста, который разбирается в законах и инструкциях.

Создание базы локальных нормативных актов. В рамках уставной документации необходимо оформить трудовые договора с директором, а также издать указ о приеме его на работу на основании утвержденного собственниками организации протокола. Последующие шаги – это составление перечня кадровых документов, участвующих в делопроизводстве, и утверждение их форм у директора.

Разработка документов для принятия сотрудников на работу. Подготовка формы трудового договора — ответственная задача, поскольку он регулирует трудовые отношения с работниками и при спорных ситуациях участвует в судебных разборках. Поэтому рекомендуется тщательно изучить обязательные условия трудового договора.

Также необходимо разработать проекты документов для учета отпусков, проект штатного расписания, должностные инструкции и пр.

Назначение ответственных по кадрам лиц. В рамках этого шага нужно назначить специалиста, ведущего учет и хранение трудовых книжек сотрудников, ответственного специалиста организации, отвечающего за организацию обработки персональных данных, специалиста по воинскому учету и ответственного за решение задач гражданской обороны. Также назначается ответственный за охрану труда, подачу сведений в службу занятости, сдачу отчетности по сотрудникам, ведение табеля учета рабочего времени.

Это может быть как один специалист, так и группа.

Принятие сотрудников на работу. На каждого специалиста создается пакет документов при поступлении. Как правило, это приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, трудовая книжка (оформляется новая или ведется старая), персональная карточка, согласие на обработку персональных данных и пр.

В СБИС есть все для кадрового документооборота: вы легко примите сотрудника на работу, оформите отпуск или перевод, создадите штатное расписание, рассчитаете текучесть кадров и пр.

Документы кадрового учета

В состав кадрового делопроизводства входят как обязательные документы, так и необязательная документация. Перечень обязательных определяется ТК РФ; необязательные документы регламентируются внутренними нормативными актами.

В состав обязательной документации по сотруднику входят:

приказ о приеме на работу по формеТ-1

трудовой договор по формеТД-1

трудовая книжка в бумажном или электронном формате (на выбор работника)

табель учета рабочего времени в бумажной форме Т-12, в электронной форме Т-13

личная карточка сотрудника по формеТ-2

штатное расписание по форме Т-3

перемещение работника у работодателя по форме Т-5 (документ о переводе)

приказ (распоряжение) об оформлении отпуска по форме Т-6

график отпусков по формеТ-7

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником по форме Т-8 (приказ об увольнении).

Штрафы за ошибки кадрового учета

Ошибки кадрового учета приводят, порой, к печальным последствиям. Неправильное принятие сотрудника на работу и ошибки в трудовом договоре будут обходиться работодателю в немалую сумму штрафа: от 10 тыс. рублей для должностного лица, и от 50 тыс.

рублей штрафа для организации. Также наказываются ошибки при оформлении приказов о приеме на работу, при заполнении трудовой книжки, при составлении штатного расписания, отсутствие графиков отпусков и пр.

Некоторые документы из кадрового учета относятся также и к первичным учетным документам бухгалтерии. Поэтому нарушения в ведении этих документов будет уже в компетенции налоговых органов.

Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?

Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.

Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.

СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.

Если вы относитесь к предприятиям из реестра МСП, успейте подключиться со скидкой 50%. Узнайте подробно об условиях получения скидки.

Что это такое – производство кадров

Отдельная сфера деятельности компании, которая заключается исключительно во внутренних процессах и подчиняется Трудовому Кодексу РФ. Это весь документооборот, который касается работников организации – всех от охранников до директора. Это все заявления о приеме на работу, увольнения, переводы, больничные, а также взыскания.

Также это внутренние уставы и постановления, с которыми, к слову, должны быть ознакомлены сотрудники, например, санкции за опоздания, проступки.

В общем, вся работа должны быть организована так, чтобы можно было подтвердить документально любое действие по отношению к работнику. Для этого все бумаги должны быть правильно оформлены, храниться в порядке и быть систематизированы – за это все отвечает кадровик, специально обученный специалист по приему на работу и прочим действиям с кадрами.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП.

В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

• подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
• отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
• стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

• Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
• Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

№1 Изучение информации о делопроизводстве

Сперва мы рекомендуем определиться с тем человеком (или отделом, если штат большой), который будет вести документы. В данный момент нет государственно – закрепленных правил, которые регламентируют – сколько кадровиков должны осуществлять деятельность организации. Негласно существует рекомендация – один человек на 200 сотрудников.

Но при этом все зависит от массы условий, например, от текучести кадров, от профиля работников – насколько они разные.

После того как вы определились с уполномоченным лицом, нужно предоставить ему исчерпывающую информацию о делопроизводстве. То есть о том, как проходит по закону прием на работу и увольнение. Таким образом, ответственному человеку понадобятся:

• все нормативные законодательные акты, их следует изучить. Это ТК РФ, трудовое право – все в последней редакции. Это необходимо для того, чтобы было соблюдено законодательство;
• дополнительные книги – не обязательны, но рекомендуется освоить азы профессии кадровика, особенно если вы поручаете работу «по совместительству». Негативная сторона такого решения в том, что сотрудник не является специалистом. Если вам нужна профессиональная деятельность, лучше обратиться в контору, которая предоставляет услуги по обучению и подбору персонала. Такой является фирма «Business-result group». Обращение к ним – намного лучше, эффективнее и быстрее, чем прочтение и изучение всех нормативных актов и документов;
• установка компьютерной программы и ее освоение. Самый простой и довольно функциональный вариант, понятный на интуитивном уровне – это 1С. Курсы по освоению ПО можно пройти в короткий период – 1 месяц.

№2 Изучение документации

В пакет учредительных документов входят все бумаги с названием компании, видом организации деятельности, а также устав. Именно здесь можно получить исчерпывающую информацию, которая касается:

• порядка установки суммы заработка;
• продолжительность заключения договора о найме.

Какие аспекты также следует учесть, проверить на данном этапе:

• Наименование руководителя, должности. Недопустимо использовать в одном документе полное название, а во втором сокращенное или вовсе переиначивать.
• Определение уполномоченного лица со стороны работодателя, которое может принимать решения по зачислению на работу.

Второе проверить довольно просто – кто указан руководителем в трудовом договоре, тот и обязан поставить свою подпись при приеме.

№3 Определение перечня документации при организации кадрового дела с нуля

Это ряд документов, которые необходимо заводить каждый раз при приеме на должность и при взаимодействии с сотрудником. Что мы относим к данному пакету.

• Приказы по отношению к кадру и его трудоустройству. Самые основные – о зачислении, увольнении, а также о переводе. Сюда же могут относиться и другие промежуточные формуляры. Они хранятся на протяжении 75 лет по закону, поэтому их обязательно нужно систематизировать и складировать в надежном месте.
• Приказы, которые регулируют выполнение трудовой функции, обязательств. Это предоставление отпуска или больничного, командировка, применение взыскания (штраф, выговор), направление на обучение. Срок хранения – 5 лет.
• Личные карточки работника Т-2. Картотека заводится с целью полного учета персонала. Это 4 страницы из 11 тематических блоков.
• Заполненные трудовые книжки, медкнижки и санитарные справки, если они необходимы.
• Договоры о принятии на работу, контракт.

Такой пакет должен быть у каждой фирмы – от скромного ИП до крупного холдинга.

№4 Трудоустройство директора

Это основной руководитель, главное лицо. Оно же – первое, которое зачисляется на должность. При трудоустройстве руководитель подписывает контракт с учредителями, если это ООО или сам с собой, если это ИП. Перечень документации на него должен быть не меньше, чем на других работников. После этого директор уже сам может выступать как наемщик.

№5 Составление основной документации

Теперь вы уже начинаете работать над штатом и над тем, в каких условиях он будет находиться. Первое, что нужно сделать, это разработать штатное расписание. С помощью этого документа можно организовать и распределить количество вакантных мест, поняв потребность в персонале.

Основной вопрос, на который нужно ответить – какие человеческие ресурсы, функции необходимы руководителю?

Здесь проходит граница между теми, кто в штате, и кто за ним. Внештатный сотрудник не регламентируется нормативно-правовыми актами, принятыми на предприятии, там идут отношения гражданско-правовой ответственности.

Единственная форма, в которой оформляется штатное расписание, это Т-3. Здесь указывается количество трудовых человеческих единиц, требуемая специальность с указанием квалификации, определенный вид деятельности, который поручается сотруднику, а также ставка – она может быть полной, неполной, например, 0,25.

К пакету основной документации также относятся:

• правила распорядка в организации (график работы, внешний вид сотрудников, деловая этика);
• журналы учета.

№6 Разработка типового бланка трудового соглашения

Намного удобнее будет работодателю информировать об особенностях контракта, когда все его детали будут подробно прописаны в стандартном документе. Поэтому мы рекомендуем, чтобы в образце была следующая информация (или поля для заполнения).

• Место – наименование, юр.адрес.
• Рабочее время.
• Размер зарплаты и указание графика выплат, например, аванс и остаток.
• Бонусы, которые получает сотрудник.
• Ф.И.О. и прочие личные данные о претенденте на должность.
• Вакансия.
• Срок договора – ограниченный или бессрочный.
• Должностные обязанности – самый подробный пункт, поскольку вы не имеете право требовать большего, чем то, что прописано в контракте.

Ко всему вышеперечисленному предъявляется одно строгое правило – ничего не должно противоречить законодательству РФ.

№7 Подготовка прочей документации для кадрового учета с нуля пошагово

Их также называют локальными нормативными актами, то есть те бумаги, которые понадобятся на уровне самого предприятия, а не для обмена с другими учреждениями. Они также важны, поскольку регламентируют ответственность и права сторон контракта, но при этом настолько же абстрактны. Дело в том, что нет единого списка, он разрабатывается в индивидуальном порядке, но есть рекомендации и правила.

• Отказаться от локальной документации имеют право только ИП, и то при условии, что предприниматель включит всю информацию в трудовой договор.
• К обязательным относятся: правила распорядка, оплата труда, конфиденциальность данных.
• Принимать данные акты можно только при одобрении представительного органа работников. Но так как мы даем пошаговую инструкцию о наборе кадров с нуля, то, соответственно, такого органа на предприятии еще просто нет.
• Каждый документ, который имеет причастность к деятельности, правам и обязанностям рабочего, должен быть озвучен или предоставлен для чтения, а также задокументирован личной подписью трудящегося.

Также на этапе подготовки следует принять решение о том, кто будет вести учет всех трудовых книжек. Возложение обязательств должно быть задокументировано приказом.

№8 Принятие на работу сотрудников

Мы подходим к финальной стадии – к найму. Это предполагает, что все предыдущие процедуры были пройдены успешно. Упрощает и ускоряет процесс то, что фактически не нужно обращаться ни в одну контролирующую организацию.

Недостаточно просто провести собеседование, сказать «Вы приняты» и поставить свою подпись в договоре. Также понадобится подготовить документацию:

• трудовое соглашение – подписывается с обеих сторон;
• приказ о зачисление на должность;
• запись в трудовой книжке.

• сперва стоит принять от рук заполненное заявление соискателя;
• затем происходит ознакомление его со всеми локальными документами – под роспись о том, что он согласен;
• заключение и подписание контракта, обсуждение нюансов и внесение коррективов;
• заполнение карточки по форме Т-2 для картотеки по учету кадров;
• создание личного дела.

Это обязательный комплекс. После его оформления все нужно принести в бухгалтерию, где сотрудник включается в списки лиц, получающих оклад. Все зарплатные вопросы с настоящего момента будут решаться через бухгалтера. После заполнения, пакет бумаг возвращается кадровику для бережного хранения и систематизации.

Новые требования к кадровой работе с нуля: с чего начать

Посмотрим, что поменялось за 2019 год. Эта информация необходима, так как все законодательные акты регулярно обновляются – может меняться немногое, а может что-то серьезное. Именно по этой причине мы не рекомендуем вам нанимать кадровика по совместительству с бухгалтером или другой должностью, а поступать двумя способами: или отдельно оформлять кадровый отдел, или заказывать услуги аутсорсинговой компании – специалисты своего дела точно знают все новинки делопроизводства.

На данный момент еще не вступил в силу, но активно рассматривается новый законопроект. Согласно ему, предполагается, что работодатель сможет посылать приказы и прочие акты с помощью электронного документооборота, например, по почте. И получение письма, цифровой ответ на него будет значить письменное согласие сотрудника.

Но такой вариант применим только для тех претендентов на трудоустройство, которые согласились.

Так ряд процессов может стать электронным и по сути полуавтоматическим, например:

• зачисление на должность;
• ознакомление с локальными правовыми актами;
• предоставление отпуска, больничного;
• назначение на командировку, обучение.

При этом хранить переписку понадобится также долго (от 5 до 75 лет), как и на бумажном носителе. Предполагается, что такая мера упростит весь процесс и учет кадров.