Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2022

Все российские компании и частные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства, обязаны вести путевые листы. Грузовой транспорт не исключение. «Путевка» — документ, подтверждающий произведенные расходы на эксплуатацию и содержание автомобиля, расход горючего. Заполненный бланк является основанием для начисления заработной платы водителю.

Для каждого типа транспортного средства разработаны и утверждены индивидуальные бланки: унифицированная форма путевого листа грузового автомобиля 2022 года закреплена в постановлении Госкомстата от 28.11.1997 № 78. По закону № 402-ФЗ от 06.12.2011, применять утвержденные формы не обязательно, организация вправе самостоятельно разработать и утвердить бланк с учетом особой специфики деятельности предприятия. На практике подавляющее большинство учреждений и ИП пользуются унифицированными формами.

Для грузовиков действуют две формы путевки, утвержденные Госкомстатом: № 4-С (ОКУД 0345004) и № 4-П (ОКУД 0345005). Путевые листы формы № 4-С используются организациями, в которых начисление заработной платы водителям производится сдельно, а форма 4-П — для повременной оплаты. Не исключено применение обоих бланков в одном учреждении.

Новые правила заполнения

С 01.01.2021 правильное заполнение путевого листа грузового автомобиля регулируется приказом Минтранса № 368 от 11.09.2020. Приказ от 18.09.2008 № 152 отменен.

Законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ признают ничтожным. Отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики не примут путевой лист в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Инструкция, как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля в 2022 году:

1. Указать название и номер документа, дату формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
2. Определить период действия документа, то есть срок, на который он выписан — на один день или несколько дней, если рейс превышает продолжительность смены.
3. Внести сведения о собственнике транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
4. Вписать данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
5. Указать информацию о транспорте: госномер, марка, прицеп (при наличии).
6. Записать сведения о перевозке — о видах сообщения и видах перевозки.
7. Закрепить данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж и точную дату и время начала рейса и возвращения в гараж (на парковку).
8. Проставить подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
9. Указать дату и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
10. Получить подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он не обязателен. Достаточно только подписи медработника.
11. Внести информацию о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, часы и минуты. Проставить подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

Такой осмотр стал необязательным для легкового транспорта, эксплуатируемого для собственных нужд компании. Отметка о предрейсовом, предсменном и послерейсовом контроле необязательна. А вот для коммерческих перевозчиков и предприятий, эксплуатирующих автобусы и грузовики в собственных целях, — обязательна.

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный документ заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю.

По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Особенности учета и хранения документации

Учитывать путевки следует в журнале регистрации путевок. Бланк разрешено разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике. Либо использовать унифицированную документацию по форме № 8 (ОКУД 0345008), утвержденную постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Порядок заполнения журнала учета путевок основан на хронологической регистрации всех выписанных бланков в организации. Отдельным приказом закрепите ответственного за составление журнала. Если в бюджетной организации используется собственная форма журнала, то следует утвердить и порядок его заполнения.

Ответственное лицо следует ознакомить с данным порядком под подпись.

Храните путевки и регистрационные журналы не менее 5 лет — такие требования прописаны в ст. 553 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019. Если документ является единственным подтверждением вредных и опасных условий труда, то его необходимо хранить 75 лет.

Если отсутствует путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или организации, то налоговики оштрафуют на 200 рублей за каждый непредоставленный документ для камеральной проверки.

Ответственность и штрафные санкции

За правильность, достоверность и полноту сведений, указанных в документации, ответственность несет руководитель и ответственные сотрудники. Верно составленная путевка — это не только основание для списания расходов, но и подтверждение того, что ТС исправно, водитель вправе управлять машиной, прошел медосмотр и прочее.

Сотрудник ГИБДД за непредоставленный или неверно составленный путевой лист выпишет штраф в размере от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ). А если сотрудники ФНС обнаружат значительные ошибки в заполнении путевок, то исключат произведенные расходы по ним, пересчитают базу налога на прибыль и выпишут штраф.

Так выглядит образец путевого листа по форме 4-С:

А это путевой лист на газель по форме 4-П:

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

• Александр Стрельченко

По общему правилу, закрепленному в статье 194 ТК РФ, взыскание действует год, затем отменяется автоматически. Давайте разберемся, как отменить наказание досрочно.

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания — это распорядительный акт, которым сотруднику назначают наказание за допущенное нарушение. Издать его разрешено не только в течение месяца с момента проступка, для некоторых случаев срок составляет три года.

Путевой лист легкового автомобиля — это отдельный вид первичной подтверждающей документации. Его должны оформлять все организации, эксплуатирующие транспортные средства. Если документ заполнить неправильно, налоговая не признает его законным.

Чтобы отправить сотрудника на обучение, бюджетной организации необходимо оформить особый приказ. Разберемся, что важно указать в этом документе.

Форма

Еще несколько лет назад для оформления путевого листа необходимо было использовать унифицированную форму. Но в 2013 году это правило отменено. Таким образом, организациям позволено самостоятельно разрабатывать бланки.

Естественно, они должны быть указаны в учетной документации. Кроме этого, в таких формах должны содержаться обязательные сведения, касающиеся какой-то конкретной транспортировки.

Однако общепринятые формы, которые раньше считались обязательными, сегодня также можно использовать. Этим правом многие компании и пользуются. Ведь данные бланки отвечают всем необходимым требованиям, здесь уже присутствуют важные пункты. Данные формы являются понятными и привычными.

Имеется три формы, которые можно использовать для оформления «путевок»:

• 4-П используется в тех ситуациях, когда осуществляется повременная оплата труда;
• 4-С применяется при сдельной оплате труда;
• 4-М этот бланк уместен в тех ситуациях, когда грузовые перевозки несут междугородний характер.

Стоит отметить, эти формы практически одинаковы, и каких-то принципиальных отличий в их заполнении не существует. При отсутствии каких-либо реквизитов, которые считаются обязательными для «путевок», их можно дополнительно внести в указанные формы.

(Видео: «Как заполняется путевой лист грузового автомобиля»)

Новые правила заполнения путевого листа грузового автомобиля

Путевой лист является крайне важным документом, как для водителя, так и для самой организации. Он относится к документации первичного учета, и является основанием для проведения различных бухгалтерских расчетов: списание ГСМ, начисление зарплаты и др. Правила ведения этого документа периодически обновляются.

Делается это с той целью, чтобы все необходимые расчеты производились максимально точно.

Так, стоит упомянуть об очередных нововведениях, которые вступили в силу в марте 2019 года:

• показания счетчика ТС нужно снимать при выезде не с гаража, как это было раньше, а с места стоянки. Также показания снимаются и при въезде на парковку после совершения рейса;
• больше нет необходимости проставлять штампы, свидетельствующие о предрейсовом осмотре ТС. Теперь достаточно того, что специалист, выполняющий данную процедуру, поставит свой автограф, укажет ФИО и дату проверки. При этом специалист делает отметку о том, что выпуск авто разрешает;
• все «закрытые» листы должны храниться у арендатора или собственника ТС. Их данные учитываются при начислении зарплаты, списании расходов по эксплуатации авто и расхода ГСМ;
• в документ должен быть включен обязательный пункт «Сведения о перевозке». Здесь указывается вид перевозки и сообщения.

Кроме этого, с начала 2024 года у организаций появилась возможность вести электронный журнал регистрации путевок. Сведения, вносимые в этот документ, также должны быть заверены электронной подписью. В том случае, если компания пока не желает использовать электронный вид журнала, она может продолжать вести его на бумаге.

(Видео: «Правила заполнения путевых листов с 2024 г.»)

Как заполнять путевой лист грузового автомобиля в 2024 году

Документу необходимо присвоить номер и серию. Эти данные указываются в заголовке. Здесь же прописываются сведения о компании.

Оформление листа обычно выполняется при помощи компьютера. Однако рукописный вариант заполнения также приемлем. Хотя в этом случае ответственному лицу необходимо позаботиться о том, чтобы все сведения были указаны достаточно четко.

Нечитабельных данных здесь быть не должно.

Вообще, если для оформления документа используется уже готовый бланк, достаточно внимательно с ним ознакомиться. Практически все графы, которые должны присутствовать в путевом листе, здесь уже имеются. Остается лишь заполнить их соответствующей информацией.

Ответственным за оформление «путевки» назначается сотрудник фирмы, в собственности которой находится грузовой автомобиль. Обычно это диспетчер, бухгалтер или сам директор. Сам лист необходимо начать заполнять еще до начала поездки.

Что представляет собой путевой лист и кто отвечает за его составление, заполнение

Путевым листом называют специальный документ, с помощью которого контролируется работа водителя, а также самого транспортного средства. Это необходимо для учета разных данных, которые еще пригодятся в работе организации. От информации, полученной из этого документа, зависит обоснование (либо подтверждение) разных расходов. Среди них:

• заработная плата и надбавки, положенные водителям;
• траты на горюче-смазочные материалы;
• вложения в покупку запасных частей, ремонты;
• затраты на оплату парковочных мест и т. д.

Если организация либо индивидуальный предприниматель используют машины для бизнеса или своих нужд, необходимо точно знать, как заполнять путевой лист, в чем особенности такой процедуры.

В каких случаях требуется документ

В новых правилах возникла некая путаница, потому что поменялась формулировка самого закона. Но суть его осталась прежней — еще с 2020 года. Путевые листы обязательно оформляются в том случае, если организация осуществляет транспортировку грузов, багажа, а также перевозку пассажиров.

На пустые транспортные средства, даже если они находятся на балансе предприятия или в собственности ИП, это требование не распространяется.

Ответственный за заполнение путевого листа

Разбираясь, как правильно заполнять путевой лист, нужно определиться и с тем, кто будет ответственен за решение такой задачи. Уточним, что закон не предусматривает серьезных ограничений. То есть нет такого условия, что оформлением документа занимается исключительно водитель или только бухгалтер.

Предполагается, что организация и ИП самостоятельно назначают уполномоченных лиц, которые будут нести за это ответственность. И уже эти работники занимаются заполнением бланков, контролем всей информации.

Какие изменения учитывают с 2022 года

Непосредственно в 2022 году дополнительные изменения в имеющиеся правила не вводились. Но они вступали в силу с начала 2021 года. Если какая-то организация только сейчас занялась подобным вопросом, есть большие риски путаницы. Обсудим перемены, актуальные с начала прошлого года. Тогда они коснулись четырех моментов.

Появление дополнительного реквизита

Речь идет о строчке “Сведения о перевозке” — причем реквизит относится к разряду обязательных, при заполнении его нельзя оставлять пустым. В этой строке указывается один из шести видов перевозки:

• грузов;
• пассажиров либо багажа при помощи легковых автомобилей такси;
• организованных групп детей;
• пассажиров и багажа по заказу;
• для собственных нужд;
• а также регулярная перевозка багажа и пассажиров.

Такое количество пунктов было добавлено по той причине, что раньше в бланке указывался один из трех типов перевозки — и этого было недостаточно, чтобы предоставить полную информацию об оказываемой услуге.

Указание развернутой информации о ТС (транспортом средстве)

До 2021 года в документе обозначали только модель и тип автомобиля. Но с новыми правилами требования к информации о транспортном средстве расширились. Теперь в соответствующем разделе дополнительно указываются марка ТС и, если есть, марка прицепа.

В нем же пишутся показания одометра — причем как при выезде с территории парковки, так и при возвращении на нее после смены. Километры пробега указываются в полном формате. Вроде бы все то же самое, но до 2021 года сведения при заезде на парковку не были обязательными.

Изменения в отметке о техконтроле, медосмотре

Правила касаются не только того, кто должен заполнять путевой лист водителя, но и формулировок, которые разрешают выезд транспортному средству за пределы парковки. Если по технической части все хорошо, используется штамп “Выпуск на линию разрешен”.

Важно. После прохождения медосмотра предусмотрено сразу две отметки (одна из них). Первая касается предрейсового осмотра и предполагает, что водитель получил доступ к работе, а вторая относится к послерейсовому осмотру. В ней уже никакой допуск не указывается.

Возможность ведения регистрационного журнала в электронной форме

С 2021 года организация или ИП сами выбирают, как они будут вести журнал, в котором хранятся сведения о путевых листах. Можно использовать бумажный вариант, а можно — электронный. Во втором случае требуется завести специальную электронную подпись, с помощью которой уполномоченное лицо будет подписывать (то есть заверять) все внесенные сведения.

Также нужно понимать, что электронный журнал может при необходимости распечатываться — например, для некоторых видов проверки. Важно, чтобы формат его ведения такую возможность изначально предусматривал.

Для бумажной книжки тоже есть свои правила — это прошнурованный и пронумерованный журнал, который исключает факт подмены данных.

Обязательные, дополнительные реквизиты — что должно быть в путевом листе

Обязательные реквизиты делятся на две группы: дающие право доступа ТС к эксплуатации и позволяющие использовать путевой лист для учета.

Для допуска техники к эксплуатации указываются:

• Название документа, его номер и вид транспорта, на который лист составляется.
• Срок действия документа. Он будет ограничивать время действия путевого листа.
• Сведения о перевозке — об этом пункте мы рассказали выше.
• Данные о владельце, собственнике ТС. Это все, что касается информации об организации либо ИП, включая ОГРН и ОГРНИП.
• Сведения о ТС. Это касается типа транспорта, модели и марки, номера, показаний одометра, времени последней техпроверки, а также даты, выезда со стоянки (возвращения на нее).
• Информация о водителе. В нее входят Ф. И. О., а также данные о медицинском осмотре. При использовании ТС разными водителями на каждого из них можно оформлять отдельный путевой лист. Медосмотр указывается свой для всех работников.

Перечисленные данные относятся непосредственно к вопросам эксплуатации. А чтобы путевой лист был учтен и имел юридическую силу, нужно заполнить другие сведения — это:

• название документа, дата составления;
• название субъекта, составившего путевой лист;
• содержание факта хозяйственной деятельности, а также величина его денежного измерения;
• должность лица, ответственного за оформление;
• подписи ответственных лиц со сведениями, которые позволяют их найти.

На личный транспорт, который был использован для рабочих нужд, тоже заполняются путевые листы.

Важно. Ответственное лицо может заполнять и дополнительные реквизиты. К ним относятся маршрут, расход топлива по заранее установленным нормам, а также его экономия либо перерасход (относительно установленных значений).