Образец заполнения трудовой книжки в 2022 году. Оформление записи в трудовой книжке

Чтобы заполнять трудкнижку правильно, ориентируемся на:

• ст. 66 ТК РФ;
• новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.

С 1 сентября вступили в силу новые правила по работе с трудкнижками из приказа Минтруда № 320н. С этого момента постановление правительства № 225 от 16.04.2003, постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003, приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016 больше не действуют. Минтруд утвердил не только новый порядок работы с бумажными ТК, который применяется с 01.09.2021, но и новый бланк книжки (который введут с 2025 года).

Содержание документа осталось прежним, но специалисты ведомства изменили количество страниц в трудовой книжке и во вкладыше к ней. Применять новый бланк предстоит только с 01.01.2023.

Кто отвечает за корректное заполнение

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это зона ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Для ответа на этот вопрос Минтруд России постарался — подготовил и утвердил новые правила. Порядок ведения и хранения трудкнижек № 320н вступил в силу с 01.09.2021.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Используйте эти инструкции бесплатно.

Заполнение титульного листа

По сути, титульный лист трудовой книжки — это ее лицо, сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит титульный лист трудовой книжки:

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки:

1. Номер записи.
2. Дата внесения.
3. Сведения о событии.
4. Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь: о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

В новом бланке ТК под раздел «Сведения о работе» отвели 14 разворотов. В предыдущей форме их всего 10.

Прием на работу

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Перевод

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так:

Совместительство

Информацию заполняют по основному месту деятельности. Но если сотрудник-совместитель захочет, ему вносят записи по совместительству, если основной работы нет.

Здесь инструкция такая:

1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

• информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем;
• при указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Пролистываем трудовую книжку вперед. Находим раздел «Сведения о награждениях». Дальше инструкция такая:

1. В центральном разделе, как при трудоустройстве, пишем название организации.
2. В соответствующих местах проставляем номер внесения и дату награждения.
3. В 3 графе записываем, кем работник награжден, за что и какой наградой.
4. Последним пунктом указываем документ — основание награждения, дату и номер.

• как бы ни хотелось поощрить сотрудника красивой записью, делать это мы можем исключительно с оглядкой на порядок заполнения;
• при увольнении информация заверяется ответственным лицом и печатью (при наличии), ниже которых работнику следует расписаться.

Сведения о награждении выглядят так:

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Как заполнять дубликат

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем.

Как заверять копию

1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
3. Тут же проставляется его подпись.
4. Ниже ставится дата.
5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.

Почему актуальны новые бланки трудовых книжек

Вопрос ведения бумажной трудовой важен по сей день. До 1 января 2021 года работники должны были решить, как вести сведения об их трудовой деятельности: только в электронном виде либо еще и с помощью привычной трудовой книжки. Многие сохранили бумажный вариант, а кое-кто до сих пор так и не определился .

Поэтому работодатель продолжает им вести трудовую книжку (ст. 66 , 66.1 ТК РФ, ч. 1 ст.

2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ , ПП РФ от 19 июня 2020 г. № 887 ).

В свою очередь в бумажной трудовой могут закончиться листы для продолжения записей, либо – она может прийти в негодность или потеряться. Так возникают случаи, когда нужно оформить вкладыш и дубликат.

В частности, оформить дубликат теперь вправе текущий (последний) работодатель по подтверждающему документу, если компания, которая внесла неправильную или неточность запись об увольнении или переводе, ликвидирована (п. 30 Порядка № 320н ). А штамп с надписью о выдаче очередного вкладыша можно проставить на титульном листе первого вкладыша, если в трудовой для этого больше нет места (п.

33 Порядка № 320н).

Как мы видим, бланки трудовых и вкладышей по-прежнему необходимы. Изменения законодательства и практический опыт использования старых бланков внесли свои коррективны в их содержание и форму. Правила изготовления бланков трудовых книжек и порядок обеспечения ими работодателей регулирует Приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н .

Заполнение титульного листа трудовой книжки – образец скачайте по ссылке.

Ознакомьтесь с историей перехода на электронную трудовую книжку.

Обратите внимание! В новый бланк трудовой книжки 2025 добавлены развороты в раздел со сведениями о работе и уменьшено количество страниц раздела о награждениях или поощрениях, внесены некоторые изменения в титульный лист (во исполнение действующего законодательства). Подробно об этом в нашей статье.

Совет

Уточните, как заполнить трудовую книжку, в статьях 65 , 66 , 66.1 , 84.1 Трудового кодекса, Порядке № 320н .

Важно! В трудовую книжку дистанционного работника по его желанию вносят сведения о его трудовой деятельности. Для этого сотрудник должен ее предоставить, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка № 320н).

Технические правила внесения записей в трудовую книжку (п. 3 Порядка № 320н)

1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

2. Записи вносят аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».

3. Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Новые правила заполнения трудовой книжки

Порядок № 320н еще в сентябре 2021 года внес свои коррективы в заполнение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Новые требования относятся к внесению сведений в трудовые любого образца, начиная с 1 сентября 2021 года. Пока срок действия новых правил ограничен 1 сентября 2027 года. В частности, Порядок № 320н установил:

правила признания временного перевода постоянным и внесения о нем записи (п. 10);

порядок внесения записи о работе по совместительству (п. 11);

порядок выдачи работнику трудовой книжки при выборе ЭТК (электронной трудовой книжки) и формулировку записи о переходе на ЭТК (п. 35);

право работодателя самостоятельно принимать формы журналов по учету бланков и движения трудовых книжек и вкладышей к ним с учетом обязательных положений Порядка (п. 39 и 40) и др.

При этом с принятием нового Порядка № 320н отменены требования:

расписываться в личной карточке Т-2 (раздел 3) о записях, вносимых в трудовую книжку

вшивать в трудовую книжку ее вкладыш (п. 32 и 33).

ставить работнику подпись в трудовой книжке при увольнении (п. 36).

использовать сургучную печать и пломбу в журналах по учету трудовых книжек, которые работодатель самостоятельно принимает с учетом обязательных положений Порядка, и др.

Рассмотрим основные изменения, которым нужно следовать при заполнении трудовой книжки.

Признание временного перевода постоянным

При признании временного перевода постоянным (п. 10 Порядка № 320н), запись в трудовую книжку вносятся в таком порядке:

в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставят порядковый номер записи;

в графе 2 отмечают дату фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;

в графе 3 указывают наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

в графе 4 заносят дату и номер приказов (распоряжений) или иных решений работодателя, на основании которых работник был временно, а затем и постоянно переведен.

Внесения записи о работе по совместительству

Теперь для внесения записи о работе по совместительству (п. 11 Порядка № 320н) есть несколько правил. Например, если сотрудник не работает, и ему потребовалось внести запись о совместительстве, он вправе обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Кроме того, записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками: одновременно о приеме и увольнении, после увольнения из каждой организации. Сделать это нужно на основании документа со сведениями о приеме на работу и о прекращении трудового договора.

Также заполнение трудовой книжки при приеме по совместительству возможно и в тех случаях, когда она имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для сотрудника является основной.

Скачайте образец заполнения трудовой книжки при приеме по внешнему и внутреннему совместительству по ссылке.

Внесение записи при переходе на ЭТК и срок выдачи трудовой книжки

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса. Если такое заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка выдается сотруднику не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносят запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 Трудового кодекса. Ее заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). Делают это таким образом:

в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 указывают дату выдачи трудовой книжки;

в графе 3 делают запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

в графе 4 указывают заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Образец записи в трудовой о переходе на ЭТК (п. 35 Порядка № 320н) скачайте по ссылке.