Образец приказа о замещении на время отпуска в 2022 году

В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ, допускается на время отсутствия основного работника возложить его обязанности на другого сотрудника. Это делается путем совмещения профессий или должностей за счет увеличения объема работы или расширения участков, зон работы.

Возложение трудовых функций оформляется распорядительным документом. Типовая форма не установлена, образец приказа о замещении на время отпуска или по другой причине работодатель вправе разработать самостоятельно.

Самые распространенные случаи, когда требуется возложение обязанностей временно отсутствующего работника на другого сотрудника:

• уход в отпуск (очередной, дополнительный и т. д.);
• отъезд в командировку;
• нахождение на больничном.

Этот список не является закрытым.

На основании чего его готовят

В качестве оснований издания распорядительного акта указывают правовые нормы (ст. 60.2 ТК РФ и 151 ТК РФ), обязательно наличие письменного согласия работника (с приказом работодатель его знакомит под подпись).

На практике в таких случаях часто используется заключение дополнительного соглашения к трудовому контракту или отдельного соглашения о совмещении, в котором прописываются дополнительные обязанности работника, срок их выполнения и условия оплаты.

Судебная практика по этому вопросу неоднозначна. В наиболее актуальных решениях суды придерживаются позиции, что заключение соглашения о работе по совмещению не является обязательным по трудовому законодательству. Все вопросы допускается урегулировать в распорядительном акте. Но это мнение не всегда разделяют контролирующие органы.

Порядок хранения

В соответствии с приказом Росархива № 236 от 20.12.2019, срок хранения приказов по личному составу составляет 50 или 75 лет. Первый срок установлен для документации, законченной делопроизводством до 01.01.2013, второй — для документации, законченной делопроизводством позже этого срока. Хранение производится в архиве организации, в случае ликвидации компании кадровая документация передается в государственный архив, где проводится их экспертиза.

Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику.

Что говорит закон

Трудовой договор и (при условии, что работодатель ее использует) должностная инструкция содержат в себе перечень обязанностей и прав, которые получает работник, устраиваясь на определенное рабочее место.

При возникновении необходимости, например, в случае болезни или увольнения работника, работодатель может поручить исполнение части или всех его обязанностей другому работнику.

Регламентируется такое право работодателя статьей 60.2 ТК РФ.

Поручение дополнительной работы может предполагать:

• исполнение дополнительных обязанностей по той же должности (например, один юрисконсульт в период отпуска другого юрисконсульта берет на себя его работу);
• совмещение профессий или должностей (например, бухгалтер-кассир на период отпуска бухгалтера по расчету заработной платы совмещает исполнение своих обязанностей и его).

Работодатель не может безусловно поручать работнику исполнение обязанностей, не указанных в договоре. Для этого требуется его письменно выраженное согласие или инициатива (заявление).

Когда отказаться нельзя

В случае если обязанность работника исполнять обязанности временно отсутствующего коллеги закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции, его подпись в этих документах уже будет равна согласию на такое совмещение.

В этом случае отказ работника взять на себя дополнительную работу будет приравнен к неисполнению соответствующего пунктов трудового договора или должностной инструкции и может повлечь дисциплинарную ответственность.

Оформление возложения дополнительных обязанностей

Как мы уже отметили выше, исполнение дополнительных обязанностей можно поручить работнику только с его согласия (об исключения также сказано выше). Для того чтобы соблюсти трудовое законодательство, работодателю потребуется:

1. получить от работника согласие или заявление на совмещение;
2. составить на основании согласия или заявления дополнительное соглашение к трудовому договору о совмещении;
3. после подписания соглашения обеими сторонами составить приказ, с которым работник также должен быть ознакомлен под подпись.

Форма приказа

Унифицированной и обязательной к применению формы приказа о возложении дополнительных обязанностей на работника не существует. На нашем сайте имеются образец и бланк приказа, которыми можно воспользоваться для своих нужд.

Если приказ оформляется не на фирменном бланке организации (с 2015 года использование фирменных бланков не является обязанностью), то в «шапке» потребуется указать:

• наименование организации;
• ее юридический адрес;
• ИНН/КПП.

В самом приказе должны быть следующие обязательные структурные элементы:

1. Заголовок. «О возложении обязанностей» или «Об исполнении дополнительных обязанностей» или другой, отвечающий его содержанию.
2. Преамбула. Она содержит в себе обоснование (нормы права, ссылки на локальные нормативные акты) и основания (реквизиты заявления работника и допсоглашения о совмещении) для составления приказа.
3. Слово «приказываю», расположенное под преамбулой.
4. Текст приказа, в котором указываются ФИО и должность работника, который будет совмещать свои обязанности с другими, период совмещения, должность, по которой будут исполняться дополнительные обязанности, а также сведения об оплате, если они не оговорены допсоглашением.
5. Должность и подпись, расшифровка подписи лица, подписавшего приказ (руководителя).

После подписания приказ регистрируется и передается работнику для ознакомления.

Если работник передумал

Даже после подписания дополнительного соглашения к трудовому договору и издания приказа работник имеет право отказаться от исполнения дополнительных обязанностей без вреда для себя, известив об этом работодателя в письменной форме не менее чем за 3 дня до фактического начала исполнения этих обязанностей.

Законодательная база

Подписывая трудовой договор, претендент на должность и работодатель фиксируют, какие трудовые обязанности будут вменены работнику. Более подробно данные функции описываются в должностной инструкции.

При этом, в соответствии со ст. 60 ТК РФ, работодатель не имеет права требовать от персонала выполнения работ, не указанных в обозначенных документах. Исключения составляют лишь случаи, обозначенные в ст. 72.2 ТК РФ и ст. 30 ФЗ №79-ФЗ от 27.07.2004.

Так, допускается перевод подчиненных на другую работу без их согласия в ситуациях:

• катастроф и аварий;
• возникновения несчастных случаев;
• пожаров, наводнений и других природных катаклизмов;
• эпидемий;
• вынужденного простоя.

В остальных случаях для вменения дополнительных функций требуется письменное согласие работников. Это обозначено в ст. 60.2 ТК РФ. Выполнение такой работы может быть возложено путем совмещения должностей или расширения зон обслуживания.

Документы об обязанностях персонала

Обязанности каждого сотрудника регламентируются двумя основными документами:

Согласно ст. 57 Трудового кодекса, в этом документе обязательно указывают трудовые функции – перечень работ в соответствии с квалификацией нанимаемого. Работодатель не может обязать подчиненного выполнять операции, не предусмотренные данным договором.

Для изменения положений документа необходимо получить письменное согласие работника не позднее чем за 2 месяца до введения перемен в действие.

В данном документе прописаны все дела, которые должны выполнять сотрудники, находящиеся на той или иной должности. Они соответствуют функциям, указанным в договоре. Однако должностные инструкции работодатель вправе изменять без предупреждения работников.

Источник: Rodolfo Quirós/ pexels

Порядок составления должностных инструкций не регламентируется законодательством, поэтому оформлять их или нет решает сам работодатель. Однако в большинстве компаний такие документы есть, поскольку они:

• делают проще и прозрачнее организацию труда;
• избавляют от разногласий относительно выполняемых обязанностей;
• позволяют избежать дублирования функций.

Содержание должностных инструкций определяют руководители организаций. Они имеют право вносить туда дополнительные функции, если последние соответствуют квалификационной характеристике.

При внесении изменений в должностные инструкции работодателю следует ознакомить с ними своих сотрудников и попросить их завизировать данный документ. Это будет свидетельствовать о принятии ими перечисленных функций.

Обязанности других должностей

В ТК РФ описаны два способа, с помощью которых работодатели могут вменить сотрудникам дополнительные обязанности: совмещение и внутреннее совместительство. Эти варианты имеют существенную разницу.

Время выполнения дополнительных функций

Во время рабочего дня параллельно основной работе

Помимо рабочего дня, но не более 4 часов в сутки

Доп. соглашение к трудовому договору

Отдельный трудовой договор

Оплата по согласованию сторон

В соответствии с отработанным временем / объемом выполненных работ

Делается по просьбе сотрудника

Снятие дополнительных функций

В любое время приказом директора

Путем расторжения договора

Работодатель должен оценить плюсы и минусы каждого варианта и выбрать наиболее подходящий способ.

Еще одной разновидностью замещения является временный перевод специалиста на новое рабочее место с освобождением от основных рабочих обязанностей. Такой способ часто используют при наличии филиалов и отделений, где на замену работников привлекают сотрудников из основного офиса.

Для этого необходимо выполнить условия:

• перевод осуществляют при согласии работника;
• временно исполняющий другие функции не должен пострадать в материальном плане;
• для перевода необходимо заключить дополнительное соглашение к договору.

Если данные условия не выполнены, работодатель не может настаивать на переводе (за исключением случаев, описанных в ст. 72.2 ТК РФ).

Оформление документов

Правильно оформленные документы – залог того, что в будущем не возникнет никаких разногласий и взаимных претензий между подчиненным и работодателем.

Шаг 1. Получение согласия

Перед оформлением документов необходимо заручиться согласием работника на выполнение дополнительных рабочих операций и договориться об оплате такой работы.

Источник: Andrea Piacquadio/ pexels

Шаг 3. Оформление приказа

Руководитель компании должен выпустить приказ, в котором указывается, кто, на какой строк будет исполнять обязанности другого сотрудника, а также какую доплату он получит за это. С данным документом необходимо под роспись ознакомить «совместителя».

Дополнительные обязанности без доплаты

Возможность вменения новых обязанностей без доплаты легче всего предусмотреть еще во время заключения трудового договора. Однако этот вариант можно использовать только в случае временного отсутствия сотрудника и при наличии схожих должностных функций.

Его заставили мыть полы? Нет, это предусматривал договор.
Источник: Andrea Piacquadio/ pexels

В договоре следует прописать, что нанимаемый человек будет выполнять работу по схожей должности на период отсутствия основного работника. В таком случае не придется подписывать дополнительное соглашение, поскольку обязанность «замещения» обозначена в виде одной из функций по трудовому договору.

Приказ о возложении дополнительных обязанностей иногда требуется. Он необходим, если функции отсутствующего может выполнять сразу несколько сотрудников. В этом случае необходимо прописать, на кого ложится такая ответственность.

В трудовом договоре или должностной инструкции также нужно указать, имеет ли «заместитель» право подписи документов, если он замещает руководителя. Если данный пункт не отображен, а сотрудника необходимо наделить таким правом, следует издать дополнительный приказ или выдать работнику доверенность.

Следует учесть, что для визирования многих финансовых документов необходимо оформить банковские карточки с образцами подписи. Поэтому при замещении должностей с такими функциями следует позаботиться о данных документах.

Оплата дополнительных обязанностей при их указании в трудовом договоре не предусмотрена. Она может назначаться по усмотрению работодателя.

При вменении новых обязанностей, соответствующих квалификации сотрудника, можно также использовать вариант изменения должностной инструкции.

Изменение должностной инструкции

Расширение рабочих обязанностей путем их внесения в должностную инструкцию не предусматривает обязательного согласия подчиненных. Единственное условие – новые функции должны соотноситься с квалификационными характеристиками.

Однако из-за того, что при наделении сотрудников новыми обязанностями их зарплата чаще всего остается прежней, возникают конфликтные ситуации. Некоторые работники отказываются трудиться по новым правилам.

Если конфликт не удается урегулировать путем переговоров, работодатель имеет право:

• Письменно предложить сотруднику иную должность в соответствии с его квалификацией. Данная должность может находиться на ступень ниже в организационной иерархии и иметь меньшую оплату труда.
• При отсутствии таких должностей или несогласии сотрудника занять новый пост работодатель может уволить подчиненного. Это допускается п.7 ч.1 ст.77 ТК РФ.

Другая ситуация – изменение условий трудового договора. Сделать это в одностороннем порядке работодатель не имеет права. Если же он настаивает на таком варианте, сотрудник может:

• настаивать на увеличении заработной платы; ;
• обратиться в судебные органы.

Поэтому самым удобным вариантом остается изменение должностной инструкции. В иных случаях необходимо заручиться согласием персонала.