Как учитывать и хранить счета-фактуры

В СБИС книга покупок и книга продаж формируется автоматически по данным учета.

Счета-фактуры в бумажном виде следует регистрировать в книге продаж в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, а в книге покупок нужно регистрировать счета-фактуры по мере возникновения права на вычет.

Корректировочные счета-фактуры к доплате регистрирует продавец в книге продаж, а покупатель — в книге покупок. Счета-фактуры к уменьшению продавец должен заносить в книгу покупок, а покупатель — в книгу продаж. Документы регистрируется на сумму разницы и записываются в книгах с положительным знаком, чтобы не возникало вычета сумм при занесении корректировочного счета-фактуры в книги покупок и продаж.

Если в счет-фактуру вносили исправления, то запись об исходном документе должна быть аннулирована. Если налоговый период еще открыт, в книгу вносится запись по исправленному документу со знаком «минус». Так значение по ошибочному счету-фактуре или корректировочный счет-фактура превратится в ноль, а исправленное займет его место.

Когда налоговый период, в котором зарегистрирован документ, уже закрыт, аннулирование производится на дополнительном листе книги.

Журналы учета счетов-фактур

Журнал учета заполняется автоматически, когда вы проводите реализации или принимаете к учету входящие счета-фактуры. Документы регистрируются по дате выставления в разделе «Выставлено». Когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления.

В разделе «Получено» документы регистрируются по дате их получения. Так в журнале отображаются даты выставления и получения документов.

Компании-посредники обязаны вести журнал учета, даже если они не являются плательщиком НДС и не принимают его к вычету. Такие организации предоставляют журналы в налоговые инспекции. По этим данным ФНС контролирует, соответствуют ли начисленные суммы НДС суммам налога, принимаемым к вычету.

И наоборот, соответствуют ли заявленные принципалами суммы суммам НДС, которые продавцы товаров начислили к уплате в бюджет.

Учет счетов-фактур в разных налоговых периодах

Если покупатель получает счет-фактуру после окончания налогового периода, в котором он принял товары к учету, но до представления налоговой декларации, он может принять сумму налога к вычету в том налоговом периоде, в котором принял товары к учету. Счет-фактура, полученный после подачи декларации, должен относиться к новому налоговому периоду.

Хранение

Журналы учета счетов-фактур на бумажном носителе и в электронном виде следует хранить не менее 4 лет (Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 №1137). Подтверждения оператора электронного документооборота, извещения покупателей о получении счета-фактуры должны храниться в течение того же срока.

Следует понимать, что у одного документа может быть несколько функций, каждая из которых подпадает под свои правила, поэтому сроки хранения по ним могут различаться. В этом случае нужно выбирать максимальный из них.

Чтобы вам было спокойнее, вы можете распечатать документы, но юридической силы они иметь не будут.
Юридическую силу имеют только документы в электронном виде, подписанные электронной подписью.

Подробнее о том, как сохранить документ в СБИС, можно посмотреть здесь.

Уничтожение документов по истечении срока хранения — это право налогоплательщика, а не обязанность. Как следует из новой редакции ст. 87 НК РФ налоговые органы вправе проводить камеральную проверку, охватывающую любые периоды деятельности налогоплательщика.

Согласно ст. 120 НК РФ, если при проверке инспектор обнаружит отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета, то компания может быть оштрафована в размере:

• 10 000 рублей — если нарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 рублей — если нарушение совершено в течение более чем одного налогового периода;
• если было зафиксировано занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Рекомендуем хранить первичные документы в течение 5 лет с момента их последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности, а не с даты их оформления.

Регистрация накладной (акта)

Организация приобрела мебель для кабинета директора, а также компьютерную технику для бухгалтерии. Для отражения данной операции в меню «Покупки» откроем раздел «Поступление (акты, накладные)».

Рис.3 Поступление (акты, накладные)

В открывшемся окне «Поступление товаров: Накладная (создание)» последовательно заполняем реквизиты документа, номенклатуру товаров, количество, цену, общую стоимость товара, сумму НДС.

Рис.4 Заполнение реквизитов

Выбрав режим «НДС сверху» или «НДС в сумме» система автоматически рассчитает сумму НДС исходя из заданных условий.

Рис.5 Расчет суммы НДС

Общая сумма НДС составила 16 200,00 рублей.

В левом нижнем углу документа необходимо обратить внимание на строку счет-фактура: заполняем номер и дату и нажимаем на кнопку «Зарегистрировать».

Затем переходим в меню «Покупки» раздел «НДС» и выбираем Книгу покупок. В данном документе присутствует возможность формирования журнала книги покупок за определенный период. Помимо этого настройки позволяют сформировать дополнительные листы и выводить их в разрезе интересующего контрагента, или выводить счет-фактуры на полученные авансы.

Рис.6 Формирование журнала книги покупок за определенный период

Нажав кнопку «Сформировать» выводим на экран книгу покупок за 1 квартал 2018 года.

Рис.7 Книга покупок за 1 квартал 2018 года

На основании накладной можно сформировать следующие документы.

Рис.8 Документы на основании накладной

Отражение НДС к вычету формируется на основании документа «Поступление накладная» и предназначен для отражения вычета НДС вручную, когда нет первичного документа – счета-фактуры полученного, или необходимо скорректировать входящий НДС. Обратите внимание, что дата электронного документа должна совпадать с налоговым периодом, в котором организация предполагает поставить к вычету НДС по данному приобретению (в нашем случае это первый квартал 2018 года). В документе формируются соответствующие проводки, а также отражаются сведения по оплате и перечень приобретаемых товаров по накладной, автоматически заполненных из первичного документа.

Рис.9 Поступление накладная

Обратите внимание, что дата электронного документа должна совпадать с налоговым периодом, в котором организация предполагает поставить к вычету НДС по данному приобретению (в нашем случае это первый квартал 2018 года). В документе формируются соответствующие проводки, а также отражаются сведения по оплате и перечень приобретаемых товаров по накладной, автоматически заполненных из первичного документа. Если у вас остались вопросы по регистрации накладной, вы можете задать их специалистам линии консультаций фирмы 1С.

Регистрация счет-фактуры полученного

Вторым способом добавления записи в книгу покупок является регистрация счет-фактуры полученного. Для этого перейдем в меню «Покупки», раздел «Счета-фактуры полученные».

Рис.10 Регистрация счет-фактуры полученного

В открывшемся журнале полученных счетов-фактур можно увидеть первую запись приобретения, сформированную в предыдущем примере на основании накладной.

Рис.11 Первая запись приобретения

При переходе по кнопке «Создать» раскрывается список доступных к созданию документов.

Рис.12 Список доступных к созданию документов

Выбираем счет-фактура на поступление.

Рассмотрим на примере, в котором 02.03.2018 года организация приобрела товары у того же контрагента — ООО «Компания «Тензор».

Заполняем поля номер и дату документа, контрагент. Одним из преимуществ продуктов 1С является возможность прикрепления электронных копий документов оснований. Данная функция реализуется в закладке «Присоединенные файлы», которая позволяет при необходимости оперативно сличить оригиналы документов с созданными в системе, без обращения к архивам документов.

Рис.13 Присоединенные файлы

В поле Документ-основания переходим по кнопке «Выбор». Во всплывающем окне программа выдает выбор из двух документов. Это товарная накладная или отражение НДС к вычету.

Второй документ относится к предыдущей операции, поэтому выбираем документ-основание товарную накладную. Следует обратить внимание, что если мы не сформировали счет-фактуру на этапе проведения накладной (первый пример), система позволяет выбрать оба документа-основания на этапе формирования самостоятельного счета-фактуры.

Рис.14 Документ-основания

Также требует особого внимания заполнение поля «Получение», так как именно данная дата является основанием для включения суммы налогового вычета по НДС по данной счет-фактуре в налоговом периоде.

Порядок формирования книги покупок за налоговый период

После того, как ответственный исполнитель удостоверится, что все необходимые документы занесены в систему, можно приступать к формированию книги покупок за налоговый период. Для этого в меню «Покупки» переходим в раздел «НДС», далее «Книга покупок». Устанавливаем налоговый период и нажимаем кнопку «Сформировать».

Рис.16 Формирование книги покупок за налоговый период

В системе функционирует автоматическая проверка контрагентов по данным ФНС, что исключает предоставление налоговых вычетов на основании счетов-фактур, выставленных несуществующими фирмами.

Двойное нажатие на строку номера и даты счета-фактуры продавца приведет к просмотру электронного документа, являющегося основанием для внесения соответствующей записи в книге покупок.

В меню «Еще» у данного отчета имеется функция изменения формы, в котором по желанию бухгалтера можно настроить выводимые поля отчета.

Рис.17 Функция изменения формы документа

Печать документа осуществляется нажатием аналогичной клавиши на главной панели. Если после прочтения статьи у вас остались вопросы, и вы все-таки нуждаетесь в консультации специалистов по сопровождению и доработке конфигурации 1С 8.3, свяжитесь с нами любым удобным способом – мы с радостью вам поможем.

Формирование книги покупок в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Внимание! Ставка НДС изменена с 01.01.2019 с 18% на 20% и с 18/118 на 20/120.

Книга покупок в 1С 8.3 формируется по записям в регистре накопления НДС покупки . Если нужно чтобы какая-то запись отразилась в книге покупок, нужно занести ее именно в этот регистр.

Рассмотрим подробнее, какие документы делают в него записи.

Запись в книгу покупок в 1С 8.3

В 1С есть два основных способа внести запись в книгу покупок:

• при регистрации первичного документа (Счет-фактура полученный, ГТД по импорту и т.д.);
• через документ Формирование записей книги покупок.

Регистрация первичного документа

Отражение НДС в книге покупок с помощью первичного документа (счет-фактуры) подходит для всех поступлений ТМЦ, работ, услуг, кроме поступления ОС и НМА, а также для отражения НДС с выданных авансов, возвратов и т.д. Для ОС и НМА обязательно должен быть введен документ Формирование записей книги покупок.

Для отражения НДС в книге покупок при регистрации счета-фактуры (документа ГТД по импорту ) установите флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения (для документа ГТД по импорту флажок Отразить вычет НДС в книге покупок ).

Движения по регистру НДС Покупки :

Документ Формирование записей книги покупок

Документ Формирование записей книги покупок универсален. НДС, вычет по которому не был осуществлен при регистрации счета-фактуры, отражается в данном документе.

Создать его можно в разделе Операции — Закрытие периода — Регламентные операции НДС .

Для отражения НДС в книге покупок заполните необходимые вкладки по кнопке Заполнить или же весь документ по кнопке Заполнить документ .

Движения по регистру НДС Покупки :

Ручное заполнение

Но бывают случаи, когда нужно вручную внести запись в книгу покупок (например, отсутствует первичные документы). Для таких ситуаций в 1С предназначен документ Отражение НДС к вычету в разделе Операции — НДС — Отражение НДС к вычету .

Если в документе установлен флажок Использовать как запись книги покупок , то для отражения НДС в книге покупок документ Формирование записей книги покупок не создается.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Налоговики­ разъяснили, что в целях хранения книг покупок и продаж.В учете НДС происходит очень много изменений: как в законодательстве..По умолчанию в документе Формирование записей книги покупок отражаются не.

(8 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание!
В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

Зачем нужна корпоративная книга продаж

Стандарт технологии продаж. Когда в компании несколько старых продавцов, и все умеют продавать может показаться, что книга не нужна. Так как и так все работают, компания зарабатывает прибыль. Зачастую у продавцов складывается иллюзия, что продажи идут, так как они очень профессиональны.

В итоге возникают спорные ситуации со старыми сотрудниками, которые считают, что работают отлично, а руководители их недооценивают.

Например, один из последних консалтинговых проектов — фабрика производит упаковку для пищевых производств. У менеджера пул крупных клиентов, оборот по ним — 10 млн рублей. Менеджер уверен, что он супер продавец.

А руководство компании считает, что результат плохой, так как потенциал его клиентов более 30 млн. Подобные ситуации, часто заканчиваются конфликтами, уходом старых сотрудников, возможно с клиентскими базами. В случае если технологи продаж описана, то в компании существует единое понимание, что такое хорошо в продажах.

И «сидеть на базе крупных клиентов» уже не получится.

Перенастройка технологии продаж

Когда начинается отлив, становится видно, кто купается голым

Бизнес цикличен и пока рынок растёт, средние продавцы могут приносить хорошие деньги. Периодически каждая компания сталкивается с кризисом, когда продажи начинают падать. И возникает вопрос — в чем дело: продавцы работают плохо, потребности клиента изменились, что-то не то в маркетинге, производстве продукта/услуги?

Ответить на этот вопрос очень сложно, если нет утвержденного стандарта работы продавца. В случае если стандарт есть — легче диагностировать причины падения продаж: продавцы не дорабатывают или руководитель ставит им не те задачи. Если b2b продавцы действуют не оптимально, вы можете скорректировать технологию продаж в книге и поставить им новые задачи и планы.

Запуск новых направлений

При старте продаж новых продуктов/услуг Вам поможет технология продаж, которую вы можете корректировать и ставить задачи сотрудникам.

Адаптация новых сотрудников

Адаптация отнимает много времени у руководителей. В случае если у Вас есть книга продаж, в которой описан алгоритм успешных действий продавца, вы ставите задачу по ее изучению. После чего проводите тест или собеседование, по итогам, которых принимаете решение о прохождении сотрудником тестового периода работы.

Далее — ставите индивидуальные задачи по изучению конкретных разделов, отработке скриптов.

Обучение и развитие b2b продавцов

Чтобы обучать сотрудников, нужно иметь единый стандарт (алгоритм успешных действий продавца). Когда этот стандарт существует, вы можете регулярно проводить микрообучения, направленные на развитие навыков продаж менеджеров.

Яркий пример в период коронакризиса продавцов стали переводит на удалённую работу, в компаниях, где не выстроены бизнес-процессы, отсутствует книга продаж и нет единого стандарта действий, происходит огромное количество сложностей. Представьте себе адаптацию нового сотрудника на удалёнке. Компании, где есть технология продаж, имеют больше возможностей для оперативной перенастройки системы продаж.

1. Информация о компании

Опишите базовую информацию.

2. История создания компании, ценности, задачи

Кто и зачем создал компанию. Что такое хорошо в вашей команде. Как должен действовать новичок, чтобы соответствовать?

3. Место в конкурентной среде. Кто ваш идеальный клиент

Если ваша компания не монополист, то опишите вашу отрасль, основных конкурентов и ваше место среди них. Кто является вашими лучшими клиентами и как вы из привлекали. Часто у начинающего продавца проблема, кому звонить и как его заинтересовать.

Сегментируйте вашу клиентскую базу и поясните, какие есть сегменты клиентов и почему могут стать вашими клиентами.

4. Структура компании. Роль и задачи менеджера продаж

Из каких отделов состоит компания. Как они взаимодействуют, кто руководители. Список к кому, и по каким вопросам обращаться. Регламент взаимодействия. Какие задачи стоят у менеджера, как оценивается его работа, KPI.

5. Продукт/услуга. Основные характеристики

Что вы продаёте. Основные характеристики. Какие выгоды вашим типовым клиентам эти характеристики помогают получить?

6. Конкурентные преимущества

При встрече с конкурентами новые продавцы часто теряются. Особенно если цена конкурентов ниже. У Вас есть конкурентные преимущества, опишите их. Ваш новый продавец должен быть вооружен, а оружие менеджера — это знание конкурентов, их слабых сторон и ваших преимуществ.

Часто глубокое понимание рынка у менеджера формируется через 6-12 месяцев работы, когда он прошёл через несколько столкновений с конкурентами. Что мешает Вам собрать с ваших продавцов выжимку информации о рынке и вернуть им в качестве удобного инструмента?

8. Управление ценой

Вы сталкиваетесь с ценовыми возражениями. Опишите как вы аргументируете цену. Какие скидки и в обмен на что (увеличения объема, ассортимента, гарантированный контракт, . ) вы готовы предоставить.

Политика предоставления скидок: может ли менеджер предоставлять скидки, в каком размере, рекомендованные шаги, алгоритм согласований.

Скрипт: Аргументация цены.

9. Работа в CRM системе

Каждый продавец должен иметь инструкцию по ведению клиентов. В случае ее отсутствия, большинство начинает вести CRM как им удобно, что приводит к тому, что вы не обладаете полнотой картины.

Нужна помощь в настройке CRM? Обращайтесь, настроим. Подробнее об услуге

10. Послепродажная работа с клиентом, повторные сделки

В большом количестве отраслей, первая сделка является тестовой. И то, как компания себя показала, определяет будут ли повторные сделки, которые принесут гораздо большую прибыль. Опишите роль менеджера, после получения оплаты. Каким образом он взаимодействует с командой проекты для максимизации шансов на повторные продажи.

Если вы ИП: можно без кассовой книги

По закону индивидуальные предприниматели не обязаны фиксировать кассовые операции в книге. При этом неважно, на каком налоговом режиме вы работаете: ОСНО, УСН, ЕНВД или патенте ( п.4.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 ).

Если вы хотите контролировать наличку, можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не в одиночку, а с наёмными сотрудниками, и принимаете от них или выдаёте им наличные. Кассовая книга поможет ничего не упустить, не запутаться с документами и держать под контролем остаток в кассе.

Если вы начали вести кассовую книгу, но передумали, можно отказаться в любой момент. Для этого достаточно выпустить соответствующий приказ.

Если у вас ООО: кассовая книга нужна

Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге ( п.4.6 указания Банка России №3210-У ).

За отсутствие кассовой книги грозит штраф ( ст. 15.1 КоАП РФ ):

• должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
• компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽ .

Кассовая книга нужна, даже если у вас онлайн-касса

Часто у предпринимателей возникает вопрос, нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы. От ряда первичных бухгалтерских документов действительно можно отказаться, но кассовая книга в их число не входит.

Правила ведения кассовой книги

1. Заводят книгу в начале календарного года и заканчивают в конце. Если вы только создали книгу, начинайте вести её с первой кассовой операции. Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде.
2. Заполнять бумажную книгу можно ручкой, а вот карандаш использовать нельзя. Запрещены любые помарки и исправления.
3. Книгу заполняют каждый день, новый день — это новый лист. Если кассовых операций в течение дня не было, ничего заполнять не нужно.
4. Кассовые операции вписывают в каждую строчку без пропусков.
5. Лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: один остаётся в книге, а второй отдают в бухгалтерию или руководителю компании.
6. Назначьте сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. Это может быть кассир или бухгалтер. Определите, кто будет контролировать ведение кассовой книги — главный бухгалтер или руководитель компании.
7. Храните использованную книгу и другие кассовые документами пять лет ( п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 ).

Как вести кассовую книгу на бумаге

Есть утвержденная форма бумажной кассовой книги — от неё нельзя отступать ( Информация Минфина №ПЗ10/2012 ). Кассовую книгу по этой форме можно купить в любом магазине, который торгует товарами для офиса, или заказать по интернету. Если не хотите покупать, скачайте и распечатайте готовый бланк.

В нём есть обложка кассовой книги, образцы стандартного и пломбировочного листа.

Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽

Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽

Как правильно заполнять кассовую книгу

1. Подготовьте пломбировочный лист:

• укажите количество листов;
• напишите должности и ФИО ответственных и контролирующих ведение книги;
• поставьте подписи;
• укажите дату заполнения.

2. Прошейте все листы, кроме обложки и титульного листа, толстой иглой или шилом с суровой ниткой. Достаточно двух дырок.

Оба конца нитки выводите на последней странице. Сделайте достаточно свободную петлю, чтобы любой разворот книги открывался без проблем. Завяжите двойной узел и приклейте его к обложке пломбировочным листом.

Печать фирмы должна стоять и на пломбировочном листе, и на обложке книги одновременно. Так никто не сможет подтасовать информацию о количестве листов.

3. На титульном листе напишите название компании, восьмизначный код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Если не знаете свой код ОКПО, уточните на сайте Федеральной службы государственной статистики . Для этого понадобится ИНН или ОГРН/ОГРНИП вашей компании.

Укажите год или месяц, когда вы начали вести книгу. В зависимости от количества кассовых операций в компании, книгу заводят на один месяц, на один квартал или на один календарный год. На одном листе помещается максимум 7 операций.

4. Каждый день вносите в книгу все операции с наличкой. Как мы уже упоминали выше, лист кассовой книги состоит из двух половинок, информация о кассовых операциях в них полностью дублируется.

Чтобы не тратить время на переписывание одних и тех же операций на обе половины листа, согните его по линии отреза. Сверху должна оказаться часть с надписью «Остаток на начало дня». Между листами проложите копирку от начала таблички и до строчки «Итого за день».

Укажите напротив надписи «Остаток на начало дня», сколько у вас денег в кассе со вчерашнего дня, а затем записывайте каждую операцию c новой строчки:

5. В конце дня проверьте, соответствует ли сумма наличных в кассе данным в кассовой книге. Запишите эту сумму в нижней правой части листа в графе «Остаток на конец дня» и заверьте подписью. Ниже укажите количество приходных и расходных документов.

6. Передайте книгу на проверку сотруднику, которого вы назначили контролёром: главному бухгалтеру или руководителю фирмы — они должны расписаться в нижней правой части листа.

7. Если вы ошиблись в какой-то из записей, аккуратно зачеркните неправильную информацию и напишите корректную. Рядом поставьте вашу подпись с расшифровкой и укажите дату исправления.