Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества

Благодарим Вас за извещение относительно визита господина . в наш офис___________. Рады будем встретить его и готовы обсудить с ним наши взаимные

деловые интересы и перспективы сотрудничества.

Письмо-предложение о встрече для обсуждения делового сотрудничества

Во время работы Нижегородской ярмарки Вы посетили наше представительство и проявили интерес к нашим новым товарам, в частности, к стоматологическому оборудованию.

Я был бы рад обсудить с Вами возможность продажи медицинской техники в Вашем регионе и, таким образом, установить связи с Вашей компанией. Мы могли бы встретиться в нашем центральном офисе в Москве или, по вашему усмотрению, в офисе Вашей компании в Новосибирске.

Рассчитываю на скорую встречу с Вами.

Рекомендательное письмо. Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке (физическом лице) или организации, предприятии, учреждении (юридическом лице). Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю.

Рекомендация может исходить, в свою очередь, как от частного лица, так и от лица юридического.

Оформление. Рекомендательное письмо представляет собой одну из разновидностей деловых писем, поэтому все правила оформления деловых писем полностью распространяются и на рекомендательные письма. Формально рекомендательное письмо пишется в произвольной форме, без обращения к конкретному адресату. Однако если адресат известен, то желательно указать его реквизиты.

Если рекомендация исходит не от частного лица, а от организации (юридического лица), предпочтительнее, чтобы оно было написано на бланке организации. Рекомендуемый объем письма — одна страница машинописного текста.

Структура письма

Заголовок. Если письмо исходит от юридического лица (оформлено на бланке организации), то в соответствии с правилами оформления деловых официальных писем в нем указываются реквизиты отправителя (угловой штамп с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов), а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если адресат известен, то в правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже реквизитов в середине страницы указывается название документа: Рекомендательное письмо.

Для рекомендательных писем от частных лиц заголовок ограничивается лишь названием документа.

Текст письма. Текст рекомендательного письма начинается с красной строки и должен содержать следующие основные пункты:

Подтверждение факта и сроков работы в организации, краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях (для рекомендательного письма от частного лица в данном пункте указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого). Из перечня обязанностей должна быть видна квалификация рекомендуемого.

Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязанностях указываются для каждого временного интервала. Например: Сидоров Владимир Александрович работал в компании «Вектор» с 12 марта 1998 г. по 16 марта 2002 г., в том числе с 12 марта 1998 г.

по 1б марта 2002 г. — в должности менеджера торгово-закупочного отдела, с 17 марта по 25 ноября 2002 г. — в должности старшего менеджера того же отдела.

Его обязанности в должности менеджера состояли в организации поставок комплектующих изделий, в должности старшего менеджера — в организации взаимодействия между фирмами-поставщиками комплектующих изделий и производством,

Краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует отказаться от таких общих слов, как надежный, компетентный, добросовестный и т. д., а ориентироваться на конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств, умения справляться с выполнением определенных задач.

Здесь можно ориентироваться на такие категории, как уровень знаний и трудолюбие при исполнении основных обязанностей, умение справляться с нестандартными задачами, изобретательность, инициативность, обучаемость, способность к адаптации в различных ситуациях, эмоциональная устойчивость, лидерские качества (например: самостоятельно освоил программное обеспечение, самостоятельно и успешно проводил деловые переговоры, эффективно руководил подчиненными и т. п.). Здесь же можно дать примерное сравнение работы рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично.

Причины изменения места работы (ухода из организации, перехода на другое место). Это может быть изменение профиля организации, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства и т. п.

Выводы: краткая и конкретная оценка компетентности, деловых качеств рекомендуемого, его творческого потенциала и возможно карьерного роста. Рекомендации к занятию конкретной должности или должностей. (В ряде случаев здесь желательно указать степень, до которой вы рекомендуете человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете). Например: Сидоров Владимир Александрович в совершенстве владеет технологией.

(или . имеет большой опыт работы с серверным программным обеспечением. или .

может самостоятельно работать с корпоративными клиентами. и т. п.).

Считаю, что г-н Сидоров может эффективно исполнять обязанности руководителя подразделения, работая в должностях начальника отдела, заместителя начальника вычислительного отдела предприятия среднего звена.

Контактные координаты лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый работодатель, прочитав рекомендательное письмо, захочет уточнить некоторые детали.

Подпись. Указываются должность, фамилия, имя, отчество лица, подписывающего письмо.

Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывается дата составления рекомендации. Формально подпись не требует заверения печатью организации

Понятие и цель применения письма о встрече

Существует две общераспространенные цели использования письма о встрече:

• организация деловой беседы;
• привлечение внимания клиента к выгодному предложению.

Первый вариант идеально подойдет для повторной встречи, т. е. когда «первое касание» уже произошло. Второй способ актуален для случаев, когда какие-либо договоренности между сторонами достигнуты не были. Результативность писем с предложением о торговой сделке идентична эффективности холодных звонков.

Статистика такова: на 10 звонков 1 положительный отклик. Такой низкий процент связан с тем, что письма, поступившие от неизвестных лиц, воспринимаются несерьезно, и сразу же отправляются в «спам».

Во избежание игнорирования писем необходимо вызвать у потенциального клиента интерес. Для этого требуется разработка грамотного заголовка и темы документа. Все это должно отвечать потребностям и личностным чертам характера вашего потенциального потребителя.

Если эти аспекты опустить и не соблюсти – есть риск нарваться на игнорирование письма и потерять потенциального клиента, так и не обретя его внимание.

Правила составления электронных писем для клиентов – в этом видео:

Нюансы ведения деловой переписки

Итак, все этапы реализации пройдены, прибыль «подбита». Но есть еще один нюанс. Он заключается в проведении встречи с клиентом в целях оформления договоренности и обсуждения деталей сделки.

На первый взгляд, в этой процедуре нет абсолютно ничего сложного. Все, что требуется от создателя документа – написание делового письма о встрече. Но каким образом его оформить? С чего начать и как подвести к завершению?

В отечественной практике существует несколько норм касательно ведения деловой переписки. Их несоблюдение влечет за собой ухудшение репутации фирмы в глазах заказчика.

Поэтому первое и на начальном этапе единственное, с чем следует провести ознакомление – правила ведения деловой переписки. Они включают в себя несколько важнейших моментов.

1. Адрес электронной почты. Он должен выглядеть так, будто сторона, делающая обращение, действительно занимается бизнесом, а не развлекается. Имя должно быть серьезным и олицетворять суть деятельности организации. Комичные, веселые и ругательные названия под запретом.
2. Личные обращения. Чтобы клиент лучше воспринимал информацию, которая ему адресована, следует называть его по имени. Это позволит ему понять, что он действительно важен, и настроит на долгосрочные доверительные отношения.
3. Использование полного имени партнера при обращении. Если потенциального клиента зовут Саша или Женя, то обращаться к нему следует Александр и Евгений соответственно.
4. Оформление приветствия. Не рекомендуется указывать в приветственной части время суток, ведь вероятно, клиент будет читать его через пару часов, когда наступит иной отрезок дня. Целесообразнее всего использовать слово «Здравствуйте» или «Приветствую», если речь идет о более неформальном тоне общения.
5. Указание тематики. Первый вопрос, который записан в подсознание клиента – «что он/она от меня хочет». Так что в первом предложении письма должна прослеживаться четкая тема – то, о чем пойдет речь далее.
6. Различение между полями «кому» и «копия». В части «кому» требуется указание получателя, от которого происходит ожидание ответа. В графе «копия» указывается лицо, которое должно пройти процедуру ознакомления с письмом.
7. Лаконичность изложения материала. В соответствии с нормами деловой переписки длина обращения не должна превышать классический лист А4. Имеются лимиты и по объему: он не может переходить отметку в 3 Мб, иначе в ходе открытия есть вероятность «зависания».
8. Понятность вступительной части. После того как клиент прочтет первых три предложения, он должен понять, о чем пойдет речь далее, т. е. получить ответ на вопрос «что от меня хотят». Не рекомендуется строить длинные предложения, т. к. они плохо воспринимаются в процессе чтения.
9. Грамотность заключительной части. Она обязательно должна включать прощание и призыв к действию, чтобы клиент был заинтересован в продолжении диалога. Документ должен в обязательном порядке содержать подпись обращающейся стороны, а также контактные данные (электронные и фактические).

Соблюдая эти правила, можно создать четкое, емкое и лаконичное письмо с уникальным торговым предложением. Здесь вы узнаете, что представляет собой гарантийное письмо и с какой целью оно составляется.

Образец делового письма.

Результативность деловых писем о встрече

Эффективность от применения деловых писем зависит от нескольких факторов:

• сфера деятельности хозяйствующего субъекта (например, деловые письма показывают наибольшую результативность в области крупного предпринимательства, в то время как малый бизнес может обойтись неформальным общением в социальных сетях или по электронной почте);
• грамотность составленного документа (неправильно составленное письмо лишь оттолкнет потенциального клиента вместо того, чтобы привлечь его внимание, в то время как хорошо составленное письмо позволит заинтересовать потребителя и сохранить с ним теплые дружеские отношения);
• время отправления (нужно направить письмо адресату в то самое время, когда он его ждет или когда, по мнению отправителя, он нуждается в данном документе, письмо ни в коем случае не должно «огорошивать», т. е. приходить «как снег на голову»).

Если все эти пункты соблюдены, вы составите эффективное письмо, которое однозначно привлечет внимание вашего клиента и позволит превратить его из заинтересованного лица в постоянного заказчика.

Письмо после деловой встречи

Итак, все прошло как нельзя лучше: клиент дал согласие на то, чтобы встретиться в личном порядке, и это случилось. Но это не говорит, что деловая переписка подошла к концу. В торговой деятельности существует еще один этап – прощание с клиентом.

Нужно привлечь его выгодным предложением, чтобы он превратился в постоянного покупателя/заказчика. Немаловажную роль играет выражение благодарности за время, которое он уделил вам.

Классическое письмо имеет свою структуру.

1. Обращение.
2. Выражение благодарности «хочу выразить благодарность…» или «хочу Вас поблагодарить».
3. Контактные данные с именем и должностью.

Таким образом, письмо о встрече – особый документ, требующий продуманного подхода к оформлению.

Как назначить встречу с клиентом с помощью письма и другими способами – смотрите тут:

Основные правила

Написать письмо о встрече с клиентом – задача не из легких. Поскольку с ней сталкиваются многие предприниматели, то мы решили рассмотреть основные требования при составлении делового письма:

1. Официально-деловой характер, сочетающий доброжелательность и уважение, интересы дела и этические нормы отношений.
2. Четкая и лаконичная структура. Излагать мысли следует корректно и вежливо. Логическая структура изложения достигается благодаря строгому членению текста на абзацы.
3. Языковые средства, соответствующие нормам русского литературного языка и понятные адресату.

Образец

Наиболее распространенная структура делового письма о назначении встречи клиенту выглядит следующим образом:

Необходимо избрать деликатную форму обращения. В современной деловой переписке принято указывать как имя и отчество адресата, так и его звание, и профессию. Отсутствие обращения истолковывается как оскорбление, нарушение норм делового этикета.

• Уважаемый профессор Петр Иванович!
• Достопочтенный господин ректор Сергей Федорович!
• Высокопоставленный господин министр Алла Семеновна!

Если письмо о назначении встречи с клиентом является результатом договоренности или ответом на согласие, приглашение, запрос, то уместным будет после обращения к адресату выразить благодарность.

• Прежде всего, благодарим Вас за…
• Спасибо за предоставленную возможность…
• Примите от нас искреннюю благодарность за…

Данный пункт необходим лишь в случае задержки письма. Например, по какой-либо причине вы не смогли вовремя выслать свое предложение (не выполнен заказ, опоздали на встречу, поступила жалоба и прочее), по этикету за доставленные клиенту неудобства вам следует извиниться.

• Извините, нам так неудобно, что…
• Искренне просим прощение за случившееся недоразумение…
• Хотим извиниться за причиненные хлопоты.

Общеустановленным требованием в деловых письмах считается ссылка на предыдущие события: электронное письмо, встречу, телефонный разговор. Обязательно прописывается число.

• В ответ на Ваш запрос от (дата)…
• В соответствии с соглашением на (дата)…
• Согласно договоренности на (дата)…
• Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от (дата)…

5. Причина (предмет разговора).

В тактичной форме указываете основания для встречи (выплата гонорара, обсуждение нюансов, составление договора и прочее).

• Мы подробно изучили предложенный Вами проект и хотели бы обсудить детали.
• Нас заинтересовало Ваше предложение…
• В течение нескольких месяцев я изучал Ваши навыки…
• Мы надеемся на встречу с Вами, чтобы выработать положительное решение.
• Мы обсуждали… Вы хотели приобрести…

6. Назначение встречи.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

• 15 марта 2018 года в 14:00.
• Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

• Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
• С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
• Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

• Позвольте поблагодарить Вас…
• Благодарим за желание помочь нам в…
• С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
• Спасибо за…

• С уважением…
• Желаем успехов!
• С благодарностью и наилучшими пожеланиями…

Убедитесь, что в конце письма указаны ваше имя и контакты, по которым можно связаться.

Цель делового письма о назначении встречи – налаживание бизнес-отношений и получение выгоды от работы с клиентом. Чем грамотнее и деликатнее ваше письмо, тем больше оснований у клиента для совместного сотрудничества.

True stories из нашего опыта

Заранее подумай о технических деталях — подготовь ноутбук, переходники, вот это всё

Но будь готов защитить свой продукт и аргументировать его покупку без подручных средств: есть только ты и твоя голова.

Однажды приехали на встречу к клиенту, а ноутбук, где была презентация о компании с успешными кейсами, неожиданно сел. Пришлось выкручиваться и рассказывать материал просто голосом. Теперь вся команда на пятницах развития учится объяснять, что мы делаем, и защищать проекты «на пальцах».

Выясни, кто со стороны клиента принимает решения на проекте и по каким критериям оценивает конечный результат

Если этого человека нет на встрече, объясни присутствующим ценность работы с ним напрямую — важно «на берегу» добиться знакомства и включённости в процесс. Иначе в конце может выясниться, что человек хотел получить другой результат, а подчинённые некорректно сформулировали ТЗ.

Готовили подразделению крупнейшей российской ИТ-компании шаблон презентаций, которым будут пользоваться менеджеры. Параллельно то же самое делали для них конкуренты. По итогу клиент принимал решение, с кем продолжить работу.

На первой встрече был менеджер проекта и арт-директор — с ними договаривались об условиях, а потом согласовывали структуру слайдов и референсы, защищали сам концепт. После защиты клиент взял тайм-аут на «подумать» — вернулся с новостью, что проект выиграли другие ребята. Решающим фактором стало наличие модульной сетки в предложении конкурентов — элемента, который нужен дизайнерам, чтобы выравнивать объекты на слайде.

А менеджерам, у которых уже есть готовый шаблон, — не нужен.

Оказалось, что решение принимал дизайн-директор компании, которого мы никогда не видели, а значит защитить ему свой продукт и объяснить, почему мы разработали такое решение, не могли. Так мы проиграли классный проект.

Будь партнёром, а не подрядчиком

Решай бизнес-задачи, а не делай проектики.

Встретились с фармацевтической компанией, получили задачу сделать обучающий видеоролик для медицинских представителей. Ролик сделали — и успокоились.

Глубже не пошли — не выяснили на встрече, почему вообще возникла необходимость в таком продукте, как эта задача встраивалась в стратегию развития отдельного подразделения внутри компании. Проект закрыли, а потом узнали про настоящую проблему: медицинские представители не знают, какие возможности роста есть в компании, и уходят.

Это значит, что бизнес-задача была уменьшить отток сотрудников и повысить информированность о внутренних программах развития для сотрудников. Для её решения одного видеоролика недостаточно.

Если бы мы на первой встрече поинтересовались, то предложили бы комплексное решение: не просто ролик, а ещё рассылку, приложение, образовательный курс.

Теперь всегда начинаем с вопроса «Зачем?». Зачем снимать видеоролик? Делать презентацию? Сайт? Видеоролик — это не самоцель, с его помощью бизнес решает внутренние задачи. Если понимаешь это и искренне хочешь помочь — можешь строить с клиентом долгосрочные партнёрские отношения, где ты заинтересован в развитии его бизнеса не меньше, чем в своём.

Лидируй встречу, соблюдай тайминг

В начале встречи спроси, сколько времени есть у человека. Напомни цель и регламент — что важно обсудить, к какому результату прийти. Если в ходе разговора человек уходит в рассуждения, которые к решению задачи отношения не имеют, тормози его — не бойся напомнить, что время ограничено.

Приехали на встречу с зампредседателя одной государственной корпорации — обсудить защиту проекта по улучшению бизнес-процессов перед председателем.

На встрече клиент постоянно уходил в рассуждения о жизни, делился воспоминаниями. Обсудили всё, кроме дела: начали с блокчейна, закончили историей России: «Амир, понимаешь…».

Читайте также: Торговля и ведение коммерческой деятельности без открытия ИП: возможности получения дохода законными способами

Истории не приближали нас к пониманию задачи — не иллюстрировали ответы на возникающие вопросы. Мы честно об этом сказали, прежде поблагодарив за рассказ. Это можно сделать вежливо, не обидев человека: «Не могу вытащить из истории ценность для проекта — можешь, пожалуйста, ещё раз объяснить, к чему ты это рассказал?»

Конечно, комфортнее промолчать и дать договорить историю в двадцать минут. Но следить за таймингом встречи и возвращать к цели разговора, если видишь, что отклоняетесь от курса, — твоя ответственность и забота о клиенте.

Говори про клиента, а не про себя

Объясняй ему ценность того, что предлагаешь. Неважно, какие клёвые ты делаешь сайты. Важно, как это может помочь конкретному человеку в конкретной компании.

Делали проект для одной телекоммуникационной компании. На первой встрече рассказали клиенту, что работаем по собственной методологии в четыре этапа:

1. составляем понимание задачи и пишем сценарий;
2. разрабатываем визуальную концепцию;
3. делаем раскадровку;
4. создаём продукт.

Методология разработана согласно нашему убеждению, что смысл первичен, а визуальная форма может быть любой.

Сперва встретили сопротивление: «И чё, что у вас методология? Мне просто преза нужна». С позиции клиента объяснили, как работа по методологии приведёт нас к результату — мы пишем сценарий, чтобы построить рассказ, который будет понятен конечному читателю или слушателю, то есть клиенту клиента. Благодаря такому подходу у человека не возникло ощущения, что мы просто пытаемся заставить его работать, как удобно нам, — он понял, что это влияет на качество продукта.

А раньше по неопытности мы говорили на встречах, что пишем сценарий, чтобы нам легче было визуализировать содержание.

Схема составления

Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.

Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:

• Данные организации.
• Номер и дату документа.
• Наименование адресата.
• Обращение.
• Представление.
• Аргументацию обращения.
• Назначение встречи.
• Цель.
• Подпись.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

• Назначить конкретную дату.
• Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
• Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
• Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Дополнительные части

В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:

• Благодарность за возможность пригласить на встречу.
• Кто еще приглашен принять участие во встрече.
• Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
• Контактное лицо (если этой информации не было в начале).

В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.

Номер и дата

Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации.

С уважением, Елена Иващенко Менеджер службы работы с клиентамиЗАО «Сервис-стандарт» Тел.: 8-999-111-22-33 Клише для выражения просьбы не употреблять ненормативную лексику в переписке: • Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректную лексику.

Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).

• Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
• Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
• И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
• А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
• Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

О бизнесе

Письмо-приглашение – это частный случай письма-извещения, которое используется для приглашения на некоторое мероприятие (выставку, переговоры, встречи, семинары и т.п.) Отличается тем, что письмо-приглашение можно оформить не на фирменном бланке и иметь художественные украшения: рисунки, орнаменты и так далее.

Оглавление На мероприятиеК сотрудничествуНа работуНа выставкуНа совещаниеНа конференцию Содержание Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество. Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения.

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!

Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.

Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.

Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.

Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?

Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:

1. Начинаться с приветствия, о чем было сказано немного выше (Уважаемый…).
2. Быть индивидуально разработанным под особенности получателя или группу получателей! Для этого сообщение должно быть на родном партнеру языке, узнать который можно в базе данных самой организации (если информации нет — просто на принятом в стране партнера языке).
3. Свободный стиль написания — всегда неверное решение! Нужно использовать только формальное построение текста (использование литературного стиля не приветствуется).
4. Деловое письмо — не рекламная рассылка! Оно не должно делать исключительно предложение с изучением вопроса на дополнительных материалах организации! Поэтому конкретность — еще одно важное правило! Получатель должен сразу понимать, ЧТО и ПОЧЕМУ от него требуется!
5. Если вопросы или списки — это важная часть, которая должна быть включена в создаваемое деловое письмо о назначении встречи, образец должен специально их разделять! Длинные перечисления лишь путают читателя.
6. Всегда ставьте свою цифровую подпись, которая есть в любом более-менее успешном предприятии. Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.

Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?

Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).

Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:

1. Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
2. Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
3. Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
4. Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
5. Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).

Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?

Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).

Что если деловое письмо — отказ от встречи?

Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.

Для этого стоит использовать следующую структуру письма:

1. Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
2. Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
3. Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
4. Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
5. И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
6. А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
7. Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).

Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем.

Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.