Бланки строгой отчетности для ИП и ООО

БСО — это учетный документ. Его выдают клиенту в момент расчета наличными или по карте.

Как и кассовые чеки, БСО можно выдавать только физическим лицам. В том числе представителям ИП и юрлиц, то есть их наемным работникам, если те платят по карте. При этом чек нельзя заменить бланком при продаже товаров за исключением некоторых случаев — в статье покажем, каких именно.

В основном это касается услуг, поэтому далее рассматриваем услуги.

В зависимости от способа формирования, БСО может быть фискальным документом, а может и нет.

БСО — фискальный документ, обязательный к применению

Если БСО формируются в электронном формате через автоматизированную систему ККТ — это фискальные документы, аналоги чеков. Их использование полностью регламентируется в требованиях 54-ФЗ.

В фискальном БСО должны отображаться сведения, которые подтверждают факт пользования услугами.

БСО — нефискальный документ

В типографии можно печатать бланки и использовать только для внутреннего пользования. Это полностью добровольно как для освобожденных от ККТ, так и для всех остальных. Однако для последних выдача нефискальных БСО не освобождает от обязанности выдавать кассовый чек, поэтому бланк выдается в дополнение к нему.

Требования к БСО: где взять бланки

Перечислим все способы.

Формирование с помощью автоматизированной системы

Автоматизированная система — это онлайн-касса, которая используется:

• для формирования в электронном виде БСО и последующей отправки на email клиента — по тому же принципу, что и электронные чеки;
• печати сформированных бланков на бумажных носителях.

Этот способ применяется только при расчетах по услугам и позволяет защищать и фиксировать данные. Сведения из БСО передаются в ФНС в режиме онлайн так же, как и при применении онлайн-касс.

Заказ в типографии

Типографские используются по усмотрению продавца. Они подтверждают факт пользования физлицом определенной услугой, например, транспортной или культурно-развлекательной. Такие БСО не заменяют кассовые чеки и не являются обязательными для налоговой.

Вкратце — основная информация о способах получения и роли БСО:

Формирование в электронном формате

Печать через автоматизированные системы

Печать в типографии

Далее рассмотрим, кто должен применять БСО вместо чеков согласно 54-ФЗ.

Кто может выдавать БСО вместо кассового чека

Индивидуальные предприниматели на ПСН и продавцы в труднодоступных регионах. И те, и другие официально освобождены от использования ККТ, но обязаны выдавать клиентам документ с необходимыми реквизитами — в качестве него может выступать БСО.

ИП на патенте

Индивидуальные предприниматели, которые применяют ПСН и работают без наемного персонала в сфере розничной торговли и общепита.

Продавцы в труднодоступных регионах

Перечень видов деятельности устанавливают региональные органы.

Выдавать бланк в обоих случаях — обязанность продавца по умолчанию, не только по просьбе клиента.

Остальные продавцы из списка освобожденных от применения ККТ, освобождены и от использования БСО.

Виды, формы и обязательные реквизиты БСО

Бланками строгой отчетности считаются:

• квитанция об оплате услуг, например, в парикмахерской, ателье, салоне;
• билет в театр, филармонию, другие культурные заведения;
• проездной билет на различных видах транспорта;
• абонемент на посещение серии культурных мероприятий, бассейнов, фитнес-клубов и других заведений на определенный срок;
• талон как подтверждение оплаты, например, места на парковке;
• путевка;
• наряд.

Формы БСО — типовые и внутренние

Предприниматели могут сами разработать формы БСО, кроме ряда видов деятельности, для которые на федеральном уровне утверждены типовые формы.

Примеры бланков, для которых есть типовые формы:

• Билеты автобусные, авиа, железнодорожные — их содержание должно соответствовать требованиям постановления Правительства России от 01.10.2020 № 1586;
• Абонементы, экскурсионные и туристические путевки — их формы введены в оборот приказом Минкультуры России от 29.06.2020 № 702;
• Квитанции и залоговые билеты для ломбардов;
• Квитанции для организаций, оказывающих ветеринарные услуги.

Любая форма БСО — и типовая, и разработанная самостоятельно — должна включать все обязательные реквизиты.

Как использовать БСО

Порядок использования БСО следующий:

1. Бланки поступают из типографии — вы фиксируете это в Книге учета БСО. Либо вы распечатываете документ, сформированный ККТ.
2. Заполняете бланк, в том числе указываете стоимость оказания услуг.
3. Получаете деньги от клиента.
4. Подписываете документ.
5. Передаете клиенту его экземпляр, либо оригинал БСО, а себе оставляете копию.

Как заполнять

Если вы заполняете от руки, основные требования — разборчивость почерка и отсутствие исправлений.

Что делать с испорченными БСО

Бланк считается испорченным, если в нем есть ошибка. В этом случае нужно перечеркнуть документ и в конце рабочего дня сдать вместе с выручкой и актуальными БСО.

Те же самые действия, если клиент в последний момент отказался от услуги и не заплатил за нее.

Для испорченных БСО, сформированных ККТ, нужно в системе проставить отметку «Аннулирован». Выведенные на печать — также перечеркнуть и сдать.

Учет БСО

Здесь речь о типографских бланках. Для остальных — аналогов чеков — не придется вести учет, так как их вы формируете автоматически в момент расчета с клиентом. Передача сведений в систему ФНС через ОФД также происходит автоматически. При этом вся информация сохраняется на фискальном накопителе и в онлайн-базе данных.

Учет бланков ведет материально ответственное лицо по договору. Иногда руководитель оставляет эту функцию за собой.

Все действия с БСО бухгалтерия фиксирует на специальном забалансовом счете 006.

Поступившие из типографии бланки отражаются в акте приемки, затем учет ведется в специальной книге.

Книга учета

Типовой формы для книги нет, разработать ее нужно самостоятельно с учетом требований:

• нумерация и брошюровка листов;
• скрепление прошивки печатью;
• подпись руководителя или главного бухгалтера на листах;
• отражение названий, серий и номеров БСО.

Все данные удобно представить в виде следующих столбцов:

• дата поступления или передачи;
• количество бланков;
• кто передал;
• на основании какого документа.

Отдельно учитывайте поступившие и переданные бланки. Указывайте остаток по каждому виду — эта цифра должна совпадать с инвентаризационными данными.

Правила хранения БСО

• Хранить в сейфе, чтобы доступ к ним был только у ответственного сотрудника;
• В условиях, чтобы не испортился внешний вид;
• Опечатывать или опломбировывать в конце каждого рабочего дня;
• Сохранять заполненные экземпляры и копии в течение 5 лет, по истечении этого срока уничтожить по тем же правилам, что и другую документацию.

Инвентаризация БСО

Это делает инвентаризационная комиссия. Она включает:

• представителей руководства организации;
• сотрудников бухгалтерии;
• других специалистов, решающих задачи по инвентаризации БСО.

Инвентаризация заключается в проверке наличия бланков с учетом начальных и конечных номеров по видам, местам хранения и материально ответственным лицам.

Начинается процедура с того, что руководитель запрашивает у материально ответственных лиц расписки о том, что к началу инвентаризации бланки сданы в бухгалтерию.

Штрафы и ответственность

По статье 14.5 КоАП предусмотрены следующие штрафы за нарушения:

Не выдали БСО, напечатанное на ККТ или не пробили кассовый чек в дополнение к бумажному БСО

75-100% от суммы, минимум 30 тыс. руб.

25-50% от суммы, минимум 10 тыс. руб.

Не выдали БСО, напечатанное на ККТ или не пробили кассовый чек в дополнение к бумажному БСО повторно, и общие расчеты без ККТ превысили 1 млн руб.

Приостановление работы до 90 суток

Приостановление работы до 90 суток, для должностного лица — дисквалификация до 2 лет

Использовали устаревшую или незарегистрированную ККТ

Предупреждение или штраф 5-10 тыс. руб.

Предупреждение или штраф 1,5-3 тыс. руб.

Не выдали БСО или чек, несмотря на требования клиента

Предупреждение или штраф 10 тыс. руб.

Предупреждение или штраф 2 тыс. руб.

Не выдали БСО пассажиру на транспорте

Также предусмотрена налоговая ответственность по ст. 120 НК РФ: штраф 10-30 тыс. руб. за невыдачу бланка или чека. Если это сопровождалось занижением налоговой базы, с нарушителя взыщут 20 % от размера неуплаченного налога, минимальная сумма штрафа при этом — 40 тыс. руб.

Вести продажи по всем требованиям 54-ФЗ поможет Касса МойСклад. С помощью приложения вы будете:

• Работать на любых устройствах — компьютере, планшете, смартфоне;
• Печатать чеки и ценники, формировать электронные чеки;
• Продавать любые товары и услуги: маркированные, штучные, весовые и разливные товары, упаковки, комплекты;
• Вести учет общей выручки и остатка наличных за смену;
• Выдавать онлайн-заказы.

К Кассе МойСклад легко подключить фискальный регистратор, установить сканер и терминал для приема карт или принимать оплату без терминала по QR-кодам.

В комплект с программой для кассира включена система учета: управляйте товарами и ценами, контролируйте продавцов и остатки на точках, смотрите статистику продаж в реальном времени даже со смартфона.

Особенности БСО

Онлайн-кассы или БСО? Что можно применять, возникает вопрос у предпринимателей. За применение БСО для ИП и хозяйственных объединений отвечает законодательство, которое претерпевает изменения. В настоящее время применение этого документа происходит в соответствии со старой версией 54-ФЗ, а также согласно новой редакции данного закона.

Виды бланков строгой отчетности и их назначение

• утверждены
• разработаны самостоятельно

Для определенных видов деятельности разрешено использование утвержденных БСО, которые разработаны федеральными органами.

Использование БСО согласно старой версии 54-ФЗ

В ФЗ № 54 от 8 марта 2015 года говорится, что БСО близок кассовому чеку, но это не его аналог. Применение БСО регулирует Постановление Правительства № 359.

Как учитывать бланки по старой версии 54-ФЗ

Необходимо учитывать БСО, которые изготовлены в типографии. Если они произведены при помощи автоматизированной системы, их учет осуществляется через аппаратно-программные инструменты, а также под наблюдением налогоплательщика.

Чтобы работать с типографскими бланками, необходима специальная книга учета БСО. Ее листы необходимо прошить, пронумеровать, а также заверить у директора и главного бухгалтера фирмы, поставить печать организации.

Руководитель компании и его подчиненный заключают договор. Отныне сотрудник фирмы должен вести БСО и получать денежные средства от клиентов фирмы, которым оказываются услуги. Сотрудник должен заполнять БСО в соответствии с Постановлением № 359.

Прием типографских БСО на предприятие осуществляет специальная комиссия.

БСО всегда хранятся в надежном месте.

Бланк строгой отчетности согласно новой версии 54-ФЗ

БСО и кассовый чек сходны. Главное отличие БСО в том, что он формируется в электронном виде, и при этом используется автоматизированная система, которая отправляет данные о расчетах между компаниями и клиентами через интернет в налоговую службу.

Преимущества нового типа БСО

• отсутствие необходимости вести учет
• не нужно применять книгу БСО
• не надо хранить бланки

Однако для его применения необходим интернет.

Кому можно не использовать бланки и кассовые чеки

БСО — документ, который выдается только, когда вам оказывают услуги. Но предприниматели могут его не оформлять и не использовать иные виды ККТ во время:

1. ремонта, окраски обуви
2. осуществления услуг по переноске вещей на вокзалах, аэропортах, морских и речных портах и др.

Также следует запомнить, что 54-ФЗ в старой и в новой версии разрешает некоторым лицам не применять кассовые аппараты, если они занимаются продажей:

• товаров на ярмарках
• билетов, газет, журналов
• мороженого
• сезонных овощей, фруктов и товаров в автоцистернах

В каких случаях можно заменять кассовый чек на БСО

• производятся наличные расчеты с населением
• предоставление услуг
• деятельность по ЕНВД или ПСН до установлено законом сроков перехода на онлайн-кассы