Для иностранных компаний: правильное оформление трудовых отношений в России, ошибки и риски

Пример из нашей практики. Сотрудники иностранной компании уходили в отпуск по устной договоренности с руководством. Когда один из сотрудников решил уволиться, он предъявил компании ультиматум, чтобы ему оплатили больше 40 дней якобы «накопившегося» отпуска.

То, что фактически сотрудник в отпуск ходил, компания подтвердить не смогла, т.к. никакие кадровые документы не оформлялись. Отказ в денежной компенсации автоматически приводил к нарушению трудового законодательства и применению санкций со стороны контролирующих органов. Компенсацию пришлось заплатить.

Как избежать финансовых потерь?

Оформлять отпуск соответствующим Приказом. Делать расчет отпускных, исходя из норм российского законодательства.

Если в расчете зарплаты не учитываются больничные листы…

Пример из нашей практики. В ходе кадрового аудита, который проводился в одной из компаний, мы заметили, что с каждым годом количество дней, когда сотрудники отсутствовали на рабочем месте по болезни, растет. При этом численность сотрудников не меняется.

Оказалось, компания решила оплачивать больничные дни в том же размере, что и рабочие. В итоге люди стали чаще «болеть», поскольку ничего не теряли в деньгах.

Более того, хотя компания и принимала от сотрудников больничные листы, официально их не проводила. В итоге не смогла возместить из ФСС более 3 млн руб.

Когда мы поинтересовались причинами такой практики, получили традиционный ответ бухгалтера: слишком долго и сложно оформлять документы, необходимые для возмещения пособий из ФСС по временной нетрудоспособности.

Мы, как бухгалтерская компания, регулярно возмещающая десяткам клиентов многомиллионные суммы, официально заявляем: это не сложно.

Когда риск особенно высок?

Самый опасный риск – это непроведение больничного листа, если сотрудник получил травму на производстве. Проверяющими органами это может быть расценено, как попытка скрыть несчастный случай и может привести к тяжелым последствиям для руководства, вплоть до уголовной ответственности.

Если не оформляются командировки…

Пример из нашей практики. Сотрудники недавно открывшейся в России иностранной компании часто ездили в командировки. Однако никакие кадровые документы не оформлялись, зарплата начислялась в том же объеме, как если бы сотрудники весь месяц находились в офисе.

При этом ежемесячно компания несла серьезные командировочные расходы: оплачивала дорогу, питание, проживание и пр.

Чем все закончилось?

Компания лишилась возможности учесть эти расходы при расчете налогооблагаемой базы и уменьшить налог на прибыль.

Итак, почему так важно официально проводить и оплачивать больничные, отпуска и командировки:

1. Вы не будете «мотивировать» сотрудников болеть
2. Появится возможность получить из ФСС возмещение по больничным расходам
3. Снизится риск наложения штрафных санкций со стороны трудовой инспекции
4. Снизится риск судебных разбирательств с сотрудниками из-за неполученных компенсаций за якобы неотгулянный отпуск
5. Компания сможет снизить налог на прибыль, приняв в расходы траты на командировки

Как соблюсти интересы сотрудников?

Если компания хочет, чтобы сотрудники не теряли в деньгах из-за расчета среднего заработка, можно предусмотреть соответствующие доплаты. Для этого в Положение об оплате труда достаточно внести следующую формулировку:

«В случае, если средний заработок сотрудника за период командировки (отпуска, болезни) меньше оклада, работнику производится доплата в сумме разницы между окладом и средним заработком».

Будем рады помочь вам в оформлении кадровых документов, разработке внутренних Положений и Политик компании.

С удовольствием возьмем на себя все, что связано с расчетом зарплаты и межрасчетными выплатами ваших сотрудников

Наш профессиональный опыт и глубокое знание российского законодательства – всегда на страже ваших интересов.

Имеет ли мигрант право на отпуск, нужно ли подавать уведомление в МВД и о чем не стоит забывать

Впереди еще целый месяц лета. Кто-то уже был в отпуске, кто-то еще только собирается. А могут ли мигранты брать отпуск? И нужно ли работодателю подавать уведомление в МВД о том, что его иностранный сотрудник уехал отдыхать?

Право на отдых

Право иностранца на отдых закреплено в ст. 114 и 115 Трудового Кодекса РФ при условии, что с ним заключен трудовой договор. Согласно законодательству, иностранные сотрудники, так же, как и россияне, имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

При этом за работником сохраняется на время отпуска его место работы и средний заработок. Право на отпуск у иностранца возникает, если у него есть необходимый стаж в компании. Тогда работодатель уже обязан отпустить его в отпуск.

Но возможность уйти в отпуск раньше тоже есть. Для этого потребуется согласие работодателя, который может отпустить сотрудника и до достижения необходимого стажа.

Нужно ли подавать уведомление в МВД о том, что иностранец ушел в отпуск?

Нет, такой необходимости нет. Раньше существовало исключение, которое касалось отпуска без сохранения заработной платы по собственному желанию иностранного сотрудника. Если такой отпуск длился дольше 1 месяца, или если иностранный сотрудник одновременно являлся студентом очного отделения ВУЗа, работодатель обязан был подать уведомление в МВД о том, что иностранец ушел в неоплачиваемый отпуск.

Это было закреплено в ст. 13.1 и 13.4 Федерального закона № 115-ФЗ «О правовом положении иностранцев в РФ» от 25.07.2002 г. На настоящий момент обе статьи утратили силу, так что уведомлять МВД о длительном отпуске сотрудника за свой счет, если при этом не расторгается трудовой договор, не нужно.

Неважно — на родину или в Сочи, но про миграционный учет не стоит забывать

Важно помнить о том, что если иностранец уезжает в отпуск на родину, то он будет автоматически снят с миграционного учета при пересечении границы. Если же он уезжает, например, в Сочи, и останавливается в отеле, то его там поставят на миграционный учет. А это значит что он опять же будет снят с предыдущего миграционного учета.

Так что неважно, куда уезжает иностранец — на курорт или к семье в Ташкент. Скорее всего после отпуска его придется снова ставить на миграционный учет.

О чем еще не нужно забывать, отпуская иностранца в отпуск?

Если иностранец работает в компании на основании патента, нужно проверить, что патент оплачен на все время отсутствия иностранца и даже еще немного больше. Потому что могут быть разные ситуации, а оплата по патенту ждать не может. И не важно — находится иностранец в отпуске или работает. Ели он пропустит платеж, патент перестанет действовать.

Также нужно проверить полис ДМС, он должен быть действующим, когда иностранец вернется к работе после отдыха.