Зачем нужен и как происходит учет дебиторской задолженности

В процессе работы с контрагентами и соответственно оформления сделок с ними (продажа товара, предоставление услуг), дата их выполнения может не совпадать с датой проведения оплаты по ним партнёром. Чаще всего возникновение такой ситуации не свидетельствует о нарушении условий договора или прав компании, ведь оплата по большинству взаимоотношений может проводиться поэтапно, в кредит иди посредством авансирования.

Дебиторская задолженность представляете собой долг 3-х лиц перед компанией. Для такой задолженности характерно наличие таких признаков:

• характер задолженности — финансовый или имущественный;
• сумма прописана в документации (договоре, расчётных счетах, актах и иной документации);
• установлен граничный срок погашения, что в результате предоставляет возможность получить оплату по задолженности или списать её на законных основаниях.

Предприятия не имеют право заключать сделки в устной форме или проводить оплату не подтверждённую документально. Учитывая это, ДЗ на предприятии может возникнуть только при наличии официально составленного документа в письменной форме, с указанием граничных сроков её погашения.

Бухгалтерский учёт дебиторской задолженности обязателен для всей задолженности, которая возникает у 3-х лиц перед компанией. В первую очередь это обязательства финансового и имущественного характера, которые прописаны в соответствующих договорах.

Причин образования дебиторского договорного долга может быть несколько:

• дата поступления средств по сделке не совпадает с датой фактической передачи товара (предоставления услуг);
• в случае наличия соглашения касательно отсрочкиили рассрочки по обязательствам (в т.ч.в случае реструктуризации имеющейся задолженности);
• при нарушении прописанного в договоре срока перечисления денежных средств.

Дебиторская задолженность возникает в момент нарушения утверждённых сроков исполнения обязательств.

Причиной возникновения долга так же могут стать не только договорные отношения, но и:

• наличие переплаты по налоговым платежам, оплатам в пенсионный фонд и прочее;
• задолженность сотрудников (в случае взыскания ущерба);
• задолженность корпоративного характера от учредителей;
• финансовая выплата или материальная ценность, которая предприятием была выдана подотчётному лицу, но им не возмещена;
• иное.

Каждая ДЗ, возникающая на предприятии в обязательном порядке должна отображаться в бухгалтерском учёте. Данная процедура регламентируется соответствующим законодательством, а также учётной политикой предприятия. Учётная политика в каждой компании составляется в индивидуальном порядке.

Неотъемлемой её частью является описание процесса работы с долгами, согласно с которым, в компании может быть создан резерв, фиксирующийся в бухгалтерском учёте в виде уменьшения выручки, что в результате позволяет уменьшить размер налоговых платежей.

В 2018 году для учёта ДЗ очень важен статус должника, согласно которого отображаются обязательства по не выполненным контрактам и излишняя сумма уплаты в бюджет, выплаты в долг работникам, неоплаченные взносы учредителей. Предприятие в данном случае выступает в роли кредитора.

На сегодняшний день различают несколько видов задолженностей, при учёте каждой из которых необходимо придерживаться некоторых правил:

• задолженность текущая: время её погашения ещё не настал, или он непосредственно зависит от принятия кредитором определённого решения;
• просроченные долги: период уплаты по которым уже истёк. Компания может взыскать их в принудительном порядке;
• безнадёжная: взыскать такие долги не предоставляется возможности из-за пропуска срока давности, закрытия компании должника, другим причинам.

Стоит обратить внимание на то, что в случае наличия на предприятии долгов безнадёжного характера, их можно списать. При этом, условия и порядок списания непосредственно зависят от причины нарушения обязательства, а также утверждённой учётной политики на предприятии.

Все вышеуказанные правила и понятия должны применяться на практике всеми субъектами хозяйствования, которые не имеют освобождения от ведения бухгалтерского учёта.

Бухгалтерский учет дебиторской задолженности

Каждая дебиторская задолженность в обязательном порядке отображается на том или ином счёте бухгалтерского учёта, в зависимости от статуса должника и типа задолженности:

• счёт 60 – используется для отображения расчётов с поставщиками и исполнителями;
• счёт 62 – на нём отображаются взаиморасчёты с покупателями (при продаже товара с отсрочкой оплаты);
• счёт 68 – для учёта налоговых платежей;
• счёт 69 – для учёта взносов;
• счёт 70 – оплата труда работникам компании;
• счёт 71 – на счёте ведётся учёт лиц, которым были выданы под отчёт материальные ценности;
• счёт 75 – отображаются все корпоративные операции касательно учредителей (перечисление взносов в уставной капитал);
• счёт 76 – через счёт проходят взаиморасчёты с иными кредиторами и дебиторами.

Стоит обратить внимание на то, что каждой ДЗ должна соответствовать в бухгалтерском учёте проводка по кредиту счетов.

Дебиторская задолженность учитывается в бухучёте в зависимости от категории обязательств. При подписании договора с поставщиком, может быть договорённость о перечислении аванса, размер которого устанавливается на усмотрение контрагента. Что касается государственных контрактов, то размер аванса не может превышать 15% или 30% от суммы сделки (процент непосредственно зависит от самого предмета сделки).

Отображение такой операции происходит посредством счёта 60, на котором отображается размер долга. В кредите тогда будет счёт 51 «Расчётные счета» на такую же сумму. В результате получаем такую проводку: Кредит 51 – Дебит 60.

В случае необходимости отображения оплаты дополнительных взносов в уставной капитал (если такая операция прописана в учредительных документах или утверждено решением собственника), то сумма долга отображается по счёту 75. Эта же сума отображается по кредиту счёта 80 «Уставной капитал». Проводка бухгалтерского учёта имеет вид: Кредит 80 – Дебит 75.

Согласно установленных правил, касательно учёта дебиторской задолженности подразумевают необходимость одновременного отображения той же суммы по кредиту соответствующего счёта.

Путей погашения имеющейся задолженности несколько:

• добровольное исполнение своих обязательств и уплата суммы долга должником; ;
• возмещение третьими лицами.

Погашение долга отображается в кредите вышеуказанных счетов. К примеру, если поставка товара по ранее полученному авансу произошла, то долг погашается по кредиту счёта 62 «Расчёты с поставщиками». В то же время погашение задолженности отображается на дебете счёта 51. В результате проводка будет по таким счетам: Дебит 51 Кредит 62.

Кроме погашения долга, компания может его списать, но доступно это в отношении задолженности:

• срок давности, которой истёк – поэтому право на принудительное возмещение через суд так же потеряно;
• которая числилась на предприятии от компании и уже ликвидирована, а имеющиеся у неё долги не были погашены во время процедуры банкротства;
• по которой имеется акт госоргана, определяющий задолженность;
• если она была отнесена на финансовый результат или иной источник.

В случае списания долга в обязательном порядке проводятся такие процессы: судебное взыскание, инвентаризация расчётов и долгов, составление приказа или иного распорядительного акта за подписью руководителя.

По истечению срока давности по тому или иному долгу, списание такой задолженности можно выполнить только на основании решения суда, отказавшего во взыскании. Без данной процедуры не обойтись, ведь возможны варианты касательно восстановления и продления сроков для подачи иска в суд. Только после наличия судебного акта на руках, руководитель компании может провести инвентаризацию и дать распоряжение на написание приказа о списании такого долга.

Для запуска процесса инвентаризации необходим распорядительный акт за подписью руководителя. Под проверку будут попадать все расчёты с контрагентами по сделкам, иными дебиторами и кредиторами. Выполнение инвентаризации возможно по таким направлениям:

• текущая, просроченная и безнадёжная задолженность – на основе данных бухгалтерского учёта и первичной документации;
• установка сроков оплаты по имеющейся задолженности, а также утверждение списка мероприятий, которые необходимо выполнить для принудительного взыскания долга;
• определение причины, по которой взыскание долга невозможно выполнить (банкротство, судебный отказ).

Основной документ, в котором отображаются результаты поведённой инвентаризации – ИНВ-17, он же выступает основанием для создания приказа о списании имеющегося долга. По итогу проведённых манипуляций, бухгалтер компании отображает данный факт в соответствующих бухгалтерских проводках.

Требования к списанию дебиторской задолженности

Чтобы учесть дебиторскую задолженность при расчете налога нужно соблюсти ряд требований:

• долг должен иметь истекший срок исковой давности (организация не ликвидирована, но добиться от нее возврата долга не получается);
• фирма должна быть исключена из ЕГРЮЛ, или должна быть получена справка из МВД о невозможности разыскать учредителей;
• фирма исключена из реестра ЕГРЮЛ после 1 сентября 2014 г. (п.2 ст. 64.2 ГК РФ).

Если задолженность числится за ИП, то выписки из ЕГРИП о его исключении из реестра недостаточно, чтобы признать задолженность безнадежной, так как ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (Письмо Минфина РФ от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Задолженность может быть списана только в случае смерти индивидуального предпринимателя, но с учетом попытки взыскания долга с его наследников, так как наследники отвечают по его долгам в пределах наследованного имущества, или если есть решение суда о невозможности взыскания, так как невозможно установить местонахождение ИП.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для исчисления налога на прибыль плательщик уменьшает доходы на сумму расходов; расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, также в пп.

2 п. 2 ст. 256 НК РФ указано, что к внереализационным расходам приравниваются убытки от списания безнадежной дебиторской задолженности.

Подобные списания ИФНС проверяет особенно тщательно. Реальность долга должна быть подтверждена документально – это первичные документы, договоры.

Если вы обращались в суд за взысканием задолженности с контрагента и у вас на руках есть решение о невозможности ее взыскания в следствии каких-либо обстоятельств, то это будет очень веским доводом при подтверждении права на списание.

Процедура списания

Процедура списания начинается с инвентаризации расчетов. Для ее проведения выбираются председатель инвентаризационной комиссии и ее члены. Членами комиссии могут выступать как сотрудники организации, так и сторонние физлица, но в таком случае им нужно оформить доверенность на проведение мероприятий по инвентаризации дебиторской задолженности.

Проверяется наличие долгов, их размер и документальное подтверждение или его отсутствие.

При рассмотрении задолженности членам комиссии следует обратить внимание на следующие пункты, которые не позволяют признать долг безнадежным:

1. дебитор подтвердил свои обязательства, подписав акт сверки;
2. заключена письменная договоренность о признании наличия задолженности;
3. получена оплата в счет погашения долга, процентов или неустойки;
4. получено письмо, в котором указано, что организация/ИП признает свой долг;
5. получено письмо с просьбой об отсрочке платежа;
6. подан иск в суд о взыскании задолженности.

Если долг подошел под пункты 1-5, то срок давности (три года) следует отсчитывать заново,ноне превышать 10 лет со дня образования долга согласно п. 1 ст. 181 ГК РФ.

Оформление списания в «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0

Далее оформляется «Приказ о проведении инвентаризации» и «Акт инвентаризации расчетов». В «1С:Бухгалтерии 8», ред. 3.0, это отражается так.

В левом верхнем углу нужно нажать желтую иконку со стрелкой и открыть основное меню, в выпадающем списке выбрать «Все функции». В открывшемся окне выбрать раздел «Документы» и выбрать требуемую форму («Акт инвентаризации расчетов»).

В акте в поле «Дебиторская задолженность» выбирается контрагент и сумма долга, в поле «Счета расчетов» отмечаем нужные, в графу «Проведение инвентаризации» заносятся данные о приказе: номер и дата документа базы и причина (например, ликвидация контрагента), во вкладке «Инвентаризационная комиссия» указываются выбранные председатель и члены комиссии.

Далее распечатываются приказ (форма ИНВ-22) и акт (форма ИНВ-17).

На основании акта заполняется «Справка инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами». В справке указываются документы, подтверждающие задолженность (товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг).

После проведения этих мероприятий выпускается приказ о списании дебиторской задолженности (в связи с невозможностью взыскания). Приказ оформляется в свободной форме. В нем указываются данные об организации/предпринимателе-должнике, документы, подтверждающие наличие задолженности, ее размер и период образования (договор, первичная документация, платежное поручение и выписка банка, заверенные банком), сумма списания.

Обратите внимание, что платежное поручение и выписку банка, заверенные электронно, для суда следует заверить живой печатью и подписью в банке.

Далее в программе оформляется корректировка долга. Она находится во вкладке «Продажи» в колонке «Расчеты с контрагентами».

В корректировке выбираем вид операции «Списание задолженности» и в поле «Списать» выбираем подходящий пункт. Во вкладке «Задолженность покупателя…» выбираем контрагента и сумму задолженности, а во вкладке «Счет списания» – счет 91.02 и в расходах – «Списание дебиторской (кредиторской) задолженности».

Если имеется резерв по сомнительным долгам, то сумма списывается за его счет. При превышении суммы долга над суммой резерва остаток идет на расходы по счету 91.02.

Если есть возможность взыскать долг в будущем, то он учитывается 5 лет на забалансовом счете 007 в разрезе контрагентов.

При невозможности взыскать долг – умер ИП, организация ликвидирована и прочие варианты, в приказе о списании нужно указать, что задолженность не будет учитываться на счете 007 и по какой причине.

В итоге, после проведения всех мероприятий у вас на руках будет пакет документов:

• приказ о проведении инвентаризации;
• доверенности на сторонних физлиц – членов комиссии (если они есть);
• акт инвентаризации расчетов;
• справка инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
• приказ о списании задолженности;
• выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП о ликвидации организации, исключении ИП из реестра (если есть);
• решения суда.

Все эти документы, а также подтверждающие списанную задолженность, нужно хранить 5 лет.

При оформлении корректировки долга нужно учитывать, что при авансе поставщику в поле «Списать» нужно указать «Авансы поставщикам».